Wohnungsübergabe: Checkliste mit Fristen bis zur Kautionsabrechnung
Ab dem Tag, an dem Sie die Wohnung zurückerhalten, bleiben Ihnen sechs Monate, bevor Ihre Ersatzansprüche wegen Schäden verjähren (§ 548 Abs. 1 BGB). Diese Checkliste führt Sie von der Kündigung des Mieters bis zur Betriebskostenabrechnung: jeder Schritt mit Zeitpunkt, Frist und Grundlage, zum Eintragen Ihrer Daten und Abhaken.
So verwenden Sie die Vorlage
Tragen Sie oben ein, wann die Kündigung zugegangen ist und wann das Mietverhältnis endet.
Die Kündigung braucht die schriftliche Form (§ 568 Abs. 1 BGB). Bei einer ordentlichen Kündigung muss sie spätestens am dritten Werktag eines Monats zugehen und wirkt zum Ablauf des übernächsten Monats (§ 573c Abs. 1 BGB).
Die Beispieldaten gehen von einer Kündigung des Mieters aus, die am Donnerstag, 01.10.2026 zugeht.
Mietende und Rückgabe sind dann am Donnerstag, 31.12.2026, die Betriebskosten werden nach Kalenderjahr abgerechnet. Tragen Sie Ihre eigenen Termine oben und in jeder Zeile bei „Ihr Datum“ ein.
Fett gedruckte Schritte sind gesetzliche Pflichten oder Fristen.
Alle anderen sind Empfehlungen: Eine Vorabnahme und ein Übergabeprotokoll schreibt das Gesetz nicht vor, und die Zeitpunkte der Empfehlungen sind redaktionelle Vorschläge ohne Rechtsquelle.
Gibt der Mieter die Wohnung früher zurück, beginnen die sechs Monate schon mit diesem Rückerhalt, auch vor dem Mietende (BGH, Urteil vom 08.11.2017, VIII ZR 13/17).
Tragen Sie dann den tatsächlichen Rückgabetag ein und rechnen Sie das Fristende neu.
Für einzelne Schritte gibt es eigene Vorlagen: das Schreiben an den Mieter mit Kündigungsbestätigung, Vorabnahme und Übergabetermin sowie das Abnahmeprotokoll für den Übergabetag.
Die Checkliste ist für die Kündigung durch den Mieter gedacht.
Hat der Vermieter gekündigt, gelten weitere Regeln, etwa der Widerspruch des Mieters nach §§ 574 bis 574b BGB. Lassen Sie sich in diesem Fall beraten.
Vorlage
Gelb markierte Felder ersetzen Sie durch Ihre Angaben. In der Word-Datei sind sie ebenfalls markiert.
Checkliste Wohnungsübergabe
Ablauf mit Fristen von der Kündigung bis zur Kautionsabrechnung
- Wohnung:
- [Anschrift], [Lage]
- Mieter:
- [Namen aller Mieter]
- Kündigung vom:
- [Datum], zugegangen am [Zugangsdatum]
- Mietende:
- [Mietende]
- Rückgabe erfolgt am:
- [Rückgabetag]
- Verjährung Ersatzansprüche:
- mit Ablauf des [Rückgabetag + 6 Monate]
- Betriebskosten:
- Abrechnung für [Jahr] bis [Datum]
Fett = gesetzliche Pflicht oder Frist, sonst Empfehlung. ☐ = erledigt. T = Mietende. Beispiel: Kündigung zugegangen am Do 01.10.2026, Mietende und Rückgabe am Do 31.12.2026.
1. Ablaufplan: vor der Rückgabe
| Wann (Beispiel), Ihr Datum | Schritt und Grundlage |
|---|---|
| ☐ sofort nach Zugang, etwa T − 13 Wochen. Beispiel: bis Fr 09.10.2026. Ihr Datum: [Datum] | Schriftform und Zugangstag prüfen, Mietende berechnen. Kündigung schriftlich bestätigen: Mietende nennen, einer stillschweigenden Verlängerung vorsorglich widersprechen, auf die Nutzungsentschädigung bei verspäteter Rückgabe hinweisen, Vorabnahme und Übergabetermin vorschlagen, um die neue Anschrift bitten. Grundlage: § 568 Abs. 1, § 573c Abs. 1, §§ 545, 546a BGB; BGH VIII ZR 184/09 |
| ☐ T − 12 bis T − 8 Wochen. Beispiel: Oktober bis Anfang November 2026. Ihr Datum: [Datum] | Mietvertrag prüfen: Ist die Klausel zu Schönheitsreparaturen wirksam? Übergabeprotokoll vom Einzug, Schlüsselliste, Kautionsart und Kautionskonto heraussuchen. Messdienst oder Verwaltung über den Nutzerwechsel informieren. Grundlage: BGH VIII ZR 185/14, VIII ZR 242/13; § 9b HeizkostenV |
| ☐ T − 6 bis T − 4 Wochen. Beispiel: Do 19.11. bis Do 03.12.2026. Ihr Datum: [Datum] | Vorabnahme mit Zustimmung des Mieters. Mängelliste und „bis zur Übergabe zu erledigen“ schriftlich übergeben. Einbauten klären: Wegnahme durch den Mieter oder Ablöse. Grundlage: BGH VIII ZR 289/13; §§ 538, 539 Abs. 2, 552 Abs. 1 BGB |
| ☐ T − 2 Wochen. Beispiel: Do 17.12.2026. Ihr Datum: [Datum] | Übergabetermin bestätigen: Uhrzeit, Ort, wer mit Vollmacht kommt. Protokollvorlage und Kamera vorbereiten, Termin für die Zwischenablesung abstimmen. Grundlage: § 9b Abs. 1 HeizkostenV |
| ☐ T, Mietende. Beispiel: Do 31.12.2026. Ihr Datum: [Datum] | Rückgabe der Wohnung mit allen Schlüsseln. Abnahme mit Protokoll, Fotos, Zählerständen und Unterschriften. Schlüssel nur selbst oder durch Bevollmächtigte annehmen. Grundlage: § 546 Abs. 1 BGB; BGH VIII ZR 402/12 |
2. Wenn der Mieter nicht rechtzeitig auszieht
| Wann (Beispiel), Ihr Datum | Schritt und Grundlage |
|---|---|
| ☐ ab T + 1 Tag. Beispiel: ab Fr 01.01.2027. Ihr Datum: [Datum] | Wohnung schriftlich zurückverlangen. Für die Dauer der Vorenthaltung kann Entschädigung verlangt werden: die vereinbarte Miete oder die ortsübliche Miete bei Neuabschluss (Marktmiete; vor dieser Wahl beraten lassen). Voraussetzung ist, dass Sie die Wohnung zurückhaben wollen. Weiteren Schaden dokumentieren. Grundlage: § 546a, § 571 BGB; BGH VIII ZR 291/23, VIII ZR 17/16 |
| ☐ binnen 2 Wochen ab Kenntnis der Weiternutzung. Beispiel: Kenntnis am 01.01.2027, Frist bis Fr 15.01.2027. Ihr Datum: [Datum] | Der Fortsetzung des Mietverhältnisses widersprechen, auch wenn der Widerspruch schon in der Kündigungsbestätigung steht. Ohne Widerspruch verlängert sich das Mietverhältnis auf unbestimmte Zeit. Grundlage: § 545 Satz 2 Nr. 2 BGB; §§ 187 Abs. 1, 188 Abs. 2 BGB |
3. Ablaufplan: nach der Rückgabe
| Wann (Beispiel), Ihr Datum | Schritt und Grundlage |
|---|---|
| ☐ T + 1 bis 2 Wochen. Beispiel: bis Do 14.01.2027. Ihr Datum: [Datum] | Schäden bewerten, Kostenvoranschläge einholen. Schäden an der Substanz direkt beziffern, eine Frist ist dafür nicht nötig. Für Schönheitsreparaturen aus einer wirksamen Klausel dem Mieter schriftlich eine angemessene Frist setzen, so bemessen, dass die Sechs-Monats-Frist nicht gefährdet ist. Grundlage: BGH VIII ZR 157/17; § 281 Abs. 1 BGB |
| ☐ T + 2 bis 4 Monate. Beispiel: bis Ende April 2027. Ihr Datum: [Datum] | Forderungen schriftlich beziffern. Zahlt der Mieter nicht, Mahnbescheid oder Klage vorbereiten. Grundlage: § 548 Abs. 1 BGB |
| ☐ spätestens T + 5 Monate. Beispiel: bis Mo 31.05.2027. Ihr Datum: [Datum] | Mahnbescheid oder Klage einreichen und den Gerichtskostenvorschuss sofort zahlen. Im Fall des BGH wurde eine Klage wegen verspäteter Einzahlung des Vorschusses erst nach Ablauf der sechs Monate zugestellt; die Verjährung war nicht gehemmt. Grundlage: BGH VIII ZR 13/17 |
| ☐ T + 6 Monate. Beispiel: Ablauf Mi 30.06.2027. Ihr Datum: [Datum] | Verjährung der Ersatzansprüche wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Wohnung. Ebenso verjähren Ansprüche des Mieters auf Aufwendungsersatz oder Wegnahme von Einrichtungen, gerechnet ab Beendigung des Mietverhältnisses. Grundlage: § 548 Abs. 1 und 2 BGB; §§ 187 Abs. 1, 188 Abs. 2, 3 BGB; BGH VIII ZR 13/17 |
| ☐ angemessene Zeit nach der Rückgabe, kein festes Datum. Ihr Datum: [Datum] | Kaution abrechnen. Eine gesetzliche Frist gibt es nicht; die angemessene Frist kann im Einzelfall auch mehr als sechs Monate betragen. Ist eine Nachforderung von Betriebskosten zu erwarten, darf ein angemessener Teil bis zum Ablauf der Abrechnungsfrist einbehalten werden. Bei einer Barkaution dürfen Sie in der Regel mit Schadensersatz wegen Beschädigung der Wohnung auch nach Ablauf der sechs Monate aufrechnen. Die Erträge der Kaution stehen dem Mieter zu. Grundlage: § 551 Abs. 3 BGB; BGH VIII ZR 71/05, VIII ZR 184/23 |
| ☐ 12 Monate nach Ende des Zeitraums, über den abgerechnet wird. Beispiel: Abrechnung 2026 bis Fr 31.12.2027. Ihr Datum: [Datum] | Abrechnung der Betriebskosten für das Jahr des Auszugs an die neue Anschrift. Danach ist eine Nachforderung ausgeschlossen, außer Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten. Eine Teilabrechnung zum Auszug ist keine Pflicht. Danach die restliche Kaution auszahlen. Grundlage: § 556 Abs. 3 BGB; § 9b HeizkostenV |
4. Checkliste zum Abhaken
Kündigung und Bestätigung
- Kündigung in schriftlicher Form, Zugangsdatum notiert, Mietende berechnet (§ 568 Abs. 1, § 573c Abs. 1 BGB)
- Bestätigung verschickt: Mietende, vorsorglicher Widerspruch gegen eine stillschweigende Verlängerung, Hinweis auf die Nutzungsentschädigung, Vorabnahme- und Übergabetermin, Bitte um neue Anschrift (§§ 545, 546a BGB)
Unterlagen
- Mietvertrag mit Klausel zu Schönheitsreparaturen geprüft (BGH VIII ZR 185/14, VIII ZR 242/13)
- Übergabeprotokoll vom Einzug und Schlüsselliste bereit
- Kautionsnachweis und Kautionskonto bereit (§ 551 Abs. 3 BGB)
Vorabnahme
- Termin mit Zustimmung des Mieters vereinbart (BGH VIII ZR 289/13)
- Schäden über die normale Abnutzung hinaus notiert; Abnutzung durch vertragsgemäßen Gebrauch hat der Mieter nicht zu vertreten (§ 538 BGB)
- Mängelliste mit Frist bis zur Übergabe schriftlich übergeben
- Einbauten geklärt: Wegnahme durch den Mieter oder Ablöse (§ 539 Abs. 2, § 552 Abs. 1 BGB)
Übergabetag
- Jeder Raum geprüft: Wände und Decken, Böden, Fenster und Türen, Sanitär, Heizkörper, Elektro; dazu Keller, Balkon, Dachboden, Stellplatz
- Schlüssel je Art gegen das Einzugsprotokoll gezählt, fehlende vermerkt (§ 546 BGB; BGH VIII ZR 402/12)
- Zähler abgelesen: Strom, Gas, Wasser kalt und warm, Wärmezähler, Heizkostenverteiler, je mit Nummer, Stand und Foto (§ 9b HeizkostenV)
- Fotos gemacht: Übersicht je Raum, Nahaufnahme je Mangel, mit Datum
- Neue Anschrift und Kontoverbindung für die Kaution notiert
- Protokoll von beiden Seiten unterschrieben, Ausfertigung an den Mieter
Nach der Rückgabe
- Rückgabetag notiert, Ende der Sechs-Monats-Frist im Kalender (§ 548 Abs. 1 BGB)
- Frist für Schönheitsreparaturen gesetzt, wo nötig (§ 281 Abs. 1 BGB; BGH VIII ZR 157/17)
- Zwischenablesung veranlasst; deren Kosten trägt ohne abweichende Vereinbarung der Vermieter (§ 9b HeizkostenV; BGH VIII ZR 19/07)
- Kaution abgerechnet, Einbehalt für die Betriebskosten angemessen (BGH VIII ZR 71/05)
- Betriebskostenabrechnung binnen 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums verschickt (§ 556 Abs. 3 BGB)
Entscheidungen: BGH, Urteil vom 18.01.2006, VIII ZR 71/05 · Urteil vom 14.11.2007, VIII ZR 19/07 · Beschluss vom 21.04.2010, VIII ZR 184/09 · Urteil vom 23.10.2013, VIII ZR 402/12 · Urteil vom 04.06.2014, VIII ZR 289/13 · Urteile vom 18.03.2015, VIII ZR 185/14 und VIII ZR 242/13 · Urteil vom 18.01.2017, VIII ZR 17/16 · Urteil vom 08.11.2017, VIII ZR 13/17 · Urteil vom 28.02.2018, VIII ZR 157/17 · Urteil vom 10.07.2024, VIII ZR 184/23 · Urteil vom 18.06.2025, VIII ZR 291/23. Gesetzesstand BGB: zuletzt geändert durch Art. 6 G v. 23.7.2026 I Nr. 226; HeizkostenV: zuletzt geändert durch Art. 3 G v. 16.10.2023 I Nr. 280.
Diese Vorlage ist ein allgemeines Muster und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Prüfen Sie Ihren Mietvertrag auf abweichende Regeln.
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