Wohnungsabnahme: Checkliste und Ablaufplan, mit dem Vermieter keine Frist verpassen

Mit der Kündigung Ihres Mieters beginnen mehrere Fristen, und einige davon laufen erst nach dem Auszug ab. Wer die Abnahme nicht vorbereitet, riskiert, dass Schäden verjähren, bevor sie beziffert sind, oder dass ein verspäteter Auszug das Mietverhältnis stillschweigend verlängert. Diese Seite zeigt den Ablauf an einem Beispiel mit Daten, die Checkliste für den Übergabetag und die Fristen danach. Sie ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Stand: 27.09.2026.

Der Ablaufplan: von der Kündigung bis zur Kautionsabrechnung

Beispiel: Die schriftliche Kündigung Ihres Mieters geht Ihnen am Donnerstag, 01.10.2026 zu. Weil sie spätestens am dritten Werktag des Monats zugeht, endet das Mietverhältnis mit Ablauf des übernächsten Monats, am 31.12.2026 (§ 573c Abs. 1 BGB). Der Mieter gibt am 31.12.2026 zurück, Betriebskosten rechnen Sie nach Kalenderjahr ab. Gesetzliche Fristen sind fett, alle anderen Zeitpunkte sind unsere Empfehlung.

Wann (Beispiel)	Was Sie tun	Grundlage
bis 09.10.2026	Kündigung prüfen und schriftlich bestätigen	§ 568 Abs. 1, § 573c Abs. 1, §§ 545, 546a BGB
Oktober bis Anfang November	Mietvertrag, Einzugs­protokoll, Schlüssel­liste und Kautions­nachweis heraus­suchen, Mess­dienst informieren	Empfeh­lung; § 9b Heiz­kostenV
19.11. bis 03.12.2026	Vor­abnahme mit Zustimmung des Mieters	Empfeh­lung
17.12.2026	Übergabe­termin bestätigen, Zwischen­ablesung terminieren	Empfeh­lung; § 9b Heiz­kostenV
31.12.2026	Rückgabe mit Abnahme­protokoll	§ 546 Abs. 1 BGB
ab 01.01.2027	nur wenn nicht zurück­gegeben: Wohnung zurück­verlangen	§ 546a, § 571 BGB
bis 14.01.2027	Schäden bewerten, Frist für Schönheits­reparaturen setzen	§ 281 BGB
15.01.2027	Wider­spruch gegen Fort­setzung, wenn der Mieter weiter nutzt und Sie das am 01.01.2027 erfahren	§ 545 BGB
bis 31.05.2027	Klage oder Mahn­bescheid einreichen, Kosten­vorschuss sofort zahlen	Empfeh­lung
30.06.2027	Ablauf der Verjäh­rung Ihrer Ersatz­ansprüche	§ 548 Abs. 1 BGB
angemessen nach Rückgabe	Kaution abrechnen	Recht­sprechung, keine gesetzliche Frist
31.12.2027	Betriebs­kosten­abrechnung 2026 zustellen	§ 556 Abs. 3 BGB

Alle Schritte zum Abhaken enthält die Checkliste Wohnungsübergabe.

Kündigung bestätigen: Welche Weichen stellen Sie sofort?

Die Kündigung eines Mietverhältnisses über Wohnraum braucht die schriftliche Form (§ 568 Abs. 1 BGB). Prüfen Sie deshalb zuerst Form und Zugangstag und berechnen Sie das Mietende. Eine gesetzliche Pflicht zur Bestätigung gibt es nicht, sie ist aber der beste Zeitpunkt, alles Wichtige festzuhalten. Senden Sie sie so, dass Sie den Zugang belegen können. Ein Muster mit diesen Punkten ist das Schreiben zu Vorabnahme und Übergabe.

1. Mietende nennen: Zugangsdatum der Kündigung und das daraus folgende Mietende.
2. Stillschweigender Verlängerung widersprechen: Nutzt der Mieter die Wohnung nach Ablauf weiter, verlängert sich das Mietverhältnis auf unbestimmte Zeit, wenn keine Seite binnen zwei Wochen widerspricht (§ 545 BGB). Für einen Widerspruch zusammen mit der Kündigung hat der BGH entschieden, dass er wirksam ist (Beschluss vom 21.04.2010, VIII ZR 184/09). Erklären Sie ihn vorsorglich schon in der Bestätigung und wiederholen Sie ihn, wenn der Mieter tatsächlich weiter wohnt.
3. Auf § 546a hinweisen: Bei verspäteter Rückgabe schuldet der Mieter eine Entschädigung (Abschnitt unten).
4. Vorabnahme und Übergabetermin vorschlagen.
5. Neue Anschrift und Kontoverbindung erbitten: für die Betriebskostenabrechnung und die Kaution.

Vorabnahme: Wozu sie dient und ob Sie die Wohnung betreten dürfen

Eine Vorabnahme kennt das Gesetz nicht. Sie ist eine Praxisempfehlung: Sie sehen die Wohnung einige Wochen vor dem Auszug gemeinsam mit dem Mieter an, damit er Mängel bis zur Übergabe noch beseitigen kann. Unsere Empfehlung ist ein Termin vier bis sechs Wochen vor dem Mietende; eine rechtliche Vorgabe dafür gibt es nicht.

Ein Recht, die Wohnung anlasslos zu besichtigen, haben Sie nicht. Der Mieter muss Ihnen nach Vorankündigung nur dann Zutritt gewähren, wenn es dafür einen konkreten sachlichen Grund gibt, etwa aus der Bewirtschaftung des Hauses; eine Formularklausel, die ein allgemeines Betretungsrecht „zur Überprüfung des Wohnungszustandes“ einräumt, ist unwirksam (BGH, Urteil vom 04.06.2014, VIII ZR 289/13).

Ob die bevorstehende Rückgabe ein solcher Grund ist, hat der BGH dort nicht entschieden. Formulieren Sie die Vorabnahme deshalb als Angebot:

1. Zwei Terminvorschläge schriftlich senden und um Bestätigung oder einen Gegenvorschlag bitten.
2. Beim Termin Raum für Raum durchgehen, Mängel notieren und fotografieren.
3. Einbauten des Mieters ansprechen: Entfernen oder Übernahme vereinbaren.
4. Das Ergebnis schriftlich übergeben, mit einer Liste, was bis zur Übergabe zu erledigen ist.

Was muss der Mieter bis zur Rückgabe erledigen?

Der Mieter muss die Wohnung nach Beendigung des Mietverhältnisses zurückgeben (§ 546 Abs. 1 BGB), geräumt und mit allen Schlüsseln. Hat er sie einem Dritten überlassen, können Sie sie auch von diesem zurückfordern (§ 546 Abs. 2 BGB).

Punkt	Was gilt
Normale Abnutzung	Veränderungen durch vertragsgemäßen Gebrauch hat der Mieter nicht zu vertreten (§ 538 BGB)
Schäden darüber hinaus	beseitigen oder ersetzen; Schadensersatz siehe unten
Schönheits­reparaturen	nur bei wirksamer Klausel im Mietvertrag
Einbauten des Mieters	der Mieter darf sie wegnehmen (§ 539 Abs. 2 BGB); Sie können das durch eine angemessene Entschädigung abwenden, außer der Mieter hat ein berechtigtes Interesse an der Wegnahme (§ 552 Abs. 1 BGB)
Schlüssel	alle Schlüssel laut Einzugsprotokoll

Prüfen Sie die Renovierungsklausel vor der Vorabnahme. Eine Formularklausel zu laufenden Schönheitsreparaturen ist unwirksam, wenn die Wohnung unrenoviert oder renovierungsbedürftig übergeben wurde und der Mieter keinen angemessenen Ausgleich erhalten hat (BGH, Urteil vom 18.03.2015, VIII ZR 185/14). Quotenabgeltungsklauseln sind generell unwirksam (BGH, Urteil vom 18.03.2015, VIII ZR 242/13). Welche Klauseln sonst halten, zeigt der Beitrag Mietvertrag für Vermieter.

Was passiert, wenn der Mieter nicht rechtzeitig auszieht?

Dann muss er im Ergebnis weiter zahlen, rechtlich als Entschädigung. § 546a Abs. 1 BGB lautet: „Gibt der Mieter die Mietsache nach Beendigung des Mietverhältnisses nicht zurück, so kann der Vermieter für die Dauer der Vorenthaltung als Entschädigung die vereinbarte Miete oder die Miete verlangen, die für vergleichbare Sachen ortsüblich ist.“ Ortsüblich meint hier die Marktmiete bei Neuabschluss eines Mietvertrags, nicht die ortsübliche Vergleichsmiete nach § 558 Abs. 2 BGB (BGH, Urteil vom 18.01.2017, VIII ZR 17/16).

Ob die Marktmiete höher liegt als die vereinbarte Miete, lassen Sie im Einzelfall prüfen.

Die Entschädigung setzt voraus, dass Sie die Wohnung zurückhaben wollen. Wer die Kündigung des Mieters für unwirksam hält und die Rückgabe nicht verlangt, bekommt keine Entschädigung nach § 546a (BGH, Urteil vom 18.06.2025, VIII ZR 291/23). Verlangen Sie die Wohnung deshalb schriftlich zurück.

Einen weiteren Schaden können Sie zusätzlich geltend machen (§ 546a Abs. 2 BGB). Bei Wohnraum setzt das voraus, dass der Mieter die Verspätung zu vertreten hat, und gilt nur, soweit die Billigkeit es erfordert; diese Einschränkung gilt nicht, wenn der Mieter selbst gekündigt hat (§ 571 Abs. 1 BGB). Nutzt der Mieter weiter, widersprechen Sie der Fortsetzung binnen zwei Wochen ab Kenntnis (§ 545 BGB).

Die Abnahme am Übergabetag: Checkliste

Das Protokoll ist keine gesetzliche Pflicht, aber Ihr wichtigstes Beweismittel für den Zustand der Wohnung. Lassen Sie es von beiden Seiten unterschreiben und geben Sie dem Mieter eine Kopie.

Bereich	Prüfen und festhalten
Räume	je Raum Wände und Decken, Boden, Fenster und Türen, Sanitär, Heizkörper, Elektro; dazu Keller, Balkon, Dachboden, Stellplatz
Mängel	Ort, Größe, Foto-Nummer; Vergleich mit dem Einzugsprotokoll
Schlüssel	Anzahl je Art gegen das Einzugsprotokoll, fehlende vermerken
Zähler	Strom, Gas, Wasser kalt und warm, Wärmezähler oder Heizkostenverteiler: Nummer, Stand, Foto
Fotos	Übersicht je Raum, Nahaufnahme je Mangel, Datum
Einbauten	was bleibt, was entfernt wird, vereinbarte Ablöse
Abschluss	neue Anschrift, Kontoverbindung für die Kaution, Unterschriften, Kopie an den Mieter

Nehmen Sie die Schlüssel selbst oder durch einen Bevollmächtigten an. Denn die Rückgabe setzt neben der vollständigen Besitzaufgabe des Mieters Ihre Kenntnis davon voraus (BGH, Urteil vom 23.10.2013, VIII ZR 402/12). Einzelheiten zu Ablesung und Fotos der Zähler stehen im Beitrag Zählerstände beim Mieterwechsel.

Sechs Monate nach der Rückgabe: Wann verjähren Ihre Ansprüche?

„Die Ersatzansprüche des Vermieters wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Mietsache verjähren in sechs Monaten. Die Verjährung beginnt mit dem Zeitpunkt, in dem er die Mietsache zurückerhält.“ (§ 548 Abs. 1 Sätze 1 und 2 BGB)

Maßgeblich ist der Rückerhalt, nicht das Mietende. Gibt der Mieter früher zurück, läuft die Frist ab diesem früheren Tag (BGH, Urteil vom 08.11.2017, VIII ZR 13/17). Eine Formularklausel, die die Frist auf zwölf Monate nach Beendigung des Mietverhältnisses verlängert, ist unwirksam (ebenda). Im Beispiel endet die Frist mit Ablauf des 30.06.2027: Der Rückgabetag zählt nicht mit, und weil es keinen 31. Juni gibt, endet die Frist am letzten Tag des Monats (§§ 187 Abs. 1, 188 Abs. 2 und 3 BGB).

Für den Mieter gilt ebenfalls eine Sechs-Monats-Frist: Seine Ansprüche auf Ersatz von Aufwendungen oder auf Wegnahme einer Einrichtung verjähren sechs Monate nach der Beendigung des Mietverhältnisses (§ 548 Abs. 2 BGB).

Planen Sie Puffer ein: Im Fall des BGH wurde die rechtzeitig eingereichte Klage wegen verspäteter Einzahlung des Gerichtskostenvorschusses erst Monate später zugestellt, die Ansprüche waren verjährt. Reichen Sie Klage oder Mahnbescheid deshalb rechtzeitig ein und zahlen Sie den Kostenvorschuss sofort.

Brauchen Sie eine Fristsetzung vor dem Schadensersatz?

Der BGH unterscheidet zwei Fälle (Urteil vom 28.02.2018, VIII ZR 157/17):

Art des Mangels	Frist nötig?
Schaden an der Substanz durch verletzte Obhutspflicht	nein; Sie wählen zwischen Wiederherstellung und Geld, auch nach Mietende
nicht ausgeführte Schönheits­reparaturen aus wirksamer Klausel	grundsätzlich ja, angemessene Frist nach § 281 Abs. 1 BGB

Nach § 281 Abs. 1 Satz 1 BGB kann der Gläubiger Schadensersatz statt der Leistung verlangen, „wenn er dem Schuldner erfolglos eine angemessene Frist zur Leistung oder Nacherfüllung bestimmt hat“. Entbehrlich ist die Frist, wenn der Schuldner die Leistung ernsthaft und endgültig verweigert (§ 281 Abs. 2 BGB).

So gehen Sie vor:

1. Schäden bald nach der Rückgabe bewerten, Kostenvoranschläge einholen.
2. Substanzschäden direkt beziffern und schriftlich fordern.
3. Für Schönheitsreparaturen schriftlich eine angemessene Frist setzen und sie so bemessen, dass die Sechs-Monats-Frist nicht in Gefahr gerät.
4. Nach erfolglosem Fristablauf den Schadensersatz beziffern.

Ob eine Frist für Schönheitsreparaturen schon vor der Rückgabe wirksam gesetzt werden kann, ist hier nicht geprüft; setzen Sie sie nach der Rückgabe.

Kaution abrechnen: Wie viel Zeit haben Sie?

Eine gesetzliche Frist für die Rückzahlung gibt es nicht. Der Anspruch des Mieters wird erst nach einer angemessenen Überlegungs- und Abrechnungsfrist fällig, die je nach Einzelfall auch mehr als sechs Monate betragen kann (BGH, Urteil vom 18.01.2006, VIII ZR 71/05). Ist eine Nachforderung aus der Betriebskostenabrechnung zu erwarten, dürfen Sie einen angemessenen Teil der Kaution bis zum Ablauf Ihrer Abrechnungsfrist einbehalten (ebenda).

Bei einer Barkaution dürfen Sie mit Schadensersatz wegen Beschädigung der Wohnung auch dann noch gegen den Rückzahlungsanspruch aufrechnen, wenn Sie die Wahl zwischen Reparatur und Geld nicht innerhalb der sechs Monate getroffen haben (BGH, Urteil vom 10.07.2024, VIII ZR 184/23).

Die Kaution war getrennt von Ihrem Vermögen anzulegen, die Erträge stehen dem Mieter zu und erhöhen die Sicherheit (§ 551 Abs. 3 BGB). Wurde die Wohnung verkauft, tritt der Erwerber in die Rechte und Pflichten aus der Kaution ein; erhält der Mieter sie von ihm nicht, bleibt der frühere Vermieter zur Rückgewähr verpflichtet (§ 566a BGB). Aufbau und Posten der Abrechnung erklärt der Beitrag Mietkaution für Vermieter.

Betriebskosten-Endabrechnung: Zähler und Fristen

Zieht der Mieter innerhalb des Abrechnungszeitraums aus, muss der Gebäudeeigentümer die Geräte zur Verbrauchserfassung in der Wohnung ablesen lassen, die sogenannte Zwischenablesung (§ 9b Abs. 1 HeizkostenV). Abweichende Vereinbarungen bleiben möglich (§ 9b Abs. 4 HeizkostenV). Die Kosten dafür sind keine Betriebskosten, sondern Verwaltungskosten; ohne andere vertragliche Regelung tragen Sie sie als Vermieter (BGH, Urteil vom 14.11.2007, VIII ZR 19/07).

Für die Abrechnung selbst gilt die normale Frist: Sie ist dem Mieter „spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen“ (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Danach ist eine Nachforderung ausgeschlossen, außer Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten. Zu Teilabrechnungen beim Auszug sind Sie nicht verpflichtet (§ 556 Abs. 3 Satz 4 BGB).

1. Messdienst oder Verwaltung früh informieren.
2. Die neue Anschrift des Mieters im Protokoll festhalten, damit die Abrechnung ihn erreicht.
3. Im Beispiel die Abrechnung für 2026 bis zum 31.12.2027 zustellen und danach die einbehaltene Restkaution auszahlen.

Vermieten Sie eine Eigentumswohnung, entsteht die Abrechnung für den Mieter aus der Hausgeldabrechnung der WEG; den Unterschied erklärt der Beitrag Wirtschaftsplan und Hausgeldabrechnung.

Gilt in Berlin und Leipzig etwas anderes?

Für Rückgabe, Abnahme, Nutzungsentschädigung und Kaution gibt es in Berlin und Sachsen keine eigenen Landesregeln. Die §§ 545 bis 548, 551 und 556 BGB sind Bundesrecht und gelten überall gleich. Mehrere der zitierten Entscheidungen des Bundesgerichtshofs stammen aus Berliner Verfahren, etwa zur Verjährung ab Rückerhalt (VIII ZR 13/17) und zur Kenntnis des Vermieters bei der Schlüsselrückgabe (VIII ZR 402/12).

Unterschiede zeigen sich erst bei der Wiedervermietung. Wie hoch die neue Miete sein darf, regelt in beiden Städten die Mietpreisbremse; die Einzelheiten stehen in den Beiträgen Mietpreisbremse in Berlin und Mietpreisbremse und Kappungsgrenze in Leipzig. Ob die Mietpreisbremse auch die Marktmiete begrenzt, die Sie als Nutzungsentschädigung verlangen können, lassen Sie im Einzelfall prüfen. Welche Schritte nach der Rückgabe bis zum Einzug des neuen Mieters anstehen, zeigt der Beitrag Neuvermietung in 8 Schritten.