Die Jahresabrechnung der WEG liegt vor Ihnen, oder ein Stapel Rechnungen aus dem eigenen Haus, und Ihr Mieter wartet auf seine Abrechnung. Was Sie daraus machen, entscheidet über echtes Geld: Kommt die Abrechnung zu spät oder ist sie bis zum Fristende wegen einer fehlenden Pflichtangabe unwirksam, ist die Nachzahlung in der Regel verloren. Diese Seite führt in sechs Schritten vom Mietvertrag bis zur fertigen Abrechnung und endet mit einer Prüfliste zum Abhaken. Wie die Abrechnung der Eigentümergemeinschaft aufgebaut ist, erklärt der Beitrag Wirtschaftsplan oder Hausgeldabrechnung.
Die Frist: zwölf Monate, sonst ist die Nachzahlung weg
Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Danach ist eine Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 2 und 3 BGB). Wählen Sie einen Versandweg, den Sie nachweisen können.
| Abrechnungszeitraum | Beim Mieter spätestens am |
|---|---|
| 01.01.2025 bis 31.12.2025 | 31.12.2026 |
| 01.07.2025 bis 30.06.2026 | 30.06.2027 |
Eigentumswohnung: Warten Sie nicht auf den Beschluss der Eigentümer. Der Bundesgerichtshof verlangt die Abrechnung innerhalb der Frist auch dann, wenn die WEG ihre Jahresabrechnung noch nicht beschlossen hat. Der WEG-Verwalter ist nicht Ihr Erfüllungsgehilfe; entlastet sind Sie nur, wenn Sie konkret darlegen, was Sie selbst für eine rechtzeitige Abrechnung unternommen haben (BGH, Urteil vom 25.01.2017, VIII ZR 249/15, zum WEG vor der Reform 2020; die Begründung knüpft an § 556 BGB an).
Fordern Sie die Unterlagen beim Verwalter deshalb früh schriftlich an; als Eigentümer können Sie Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG).
Ist ein Hindernis unverschuldet, etwa weil ein Einspruch gegen den Grundsteuerwert läuft, müssen Sie die Nachforderung im Regelfall innerhalb von drei Monaten nach Wegfall des Hindernisses erheben (BGH, Urteil vom 20.05.2026, VIII ZR 6/24).
Schritt 1: Den Mietvertrag prüfen
Der Mieter trägt Betriebskosten nur, wenn Sie das vereinbart haben (§ 556 Abs. 1 BGB). Prüfen Sie vor der ersten Zahl diese fünf Punkte im Mietvertrag:
- Umlage vereinbart? Der Satz, dass der Mieter „die Betriebskosten“ trägt, genügt, auch im Formularvertrag (BGH, Urteil vom 10.02.2016, VIII ZR 137/15).
- Vorauszahlung oder Pauschale? Abgerechnet wird nur über Vorauszahlungen (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB). Eine Pauschale rechnen Sie nicht ab; erhöhen dürfen Sie sie nur, wenn der Vertrag das vorsieht (§ 560 Abs. 1 BGB).
- Sonstige Betriebskosten einzeln genannt? Kosten nach § 2 Nr. 17 BetrKV, etwa die Wartung von Rauchwarnmeldern, sind nur umlegbar, wenn sie im Vertrag im Einzelnen bestimmt sind (BGH, Urteil vom 07.04.2004, VIII ZR 167/03).
- Welcher Umlageschlüssel? Gilt der vereinbarte. Ohne Vereinbarung gilt die Wohnfläche, bei einer vermieteten Eigentumswohnung der Schlüssel der WEG; verbrauchsabhängig erfasste Kosten werden nach Verbrauch verteilt (§ 556a Abs. 1 und 3 BGB). Auf einen Verbrauchsmaßstab umstellen können Sie nur durch Erklärung in Textform vor Beginn eines Abrechnungszeitraums (§ 556a Abs. 2 BGB).
- Zeitraum und Zahlungen: Notieren Sie den Abrechnungszeitraum und die tatsächlich gezahlten Vorauszahlungen, nicht die vereinbarten.
Schritt 2: Kosten sortieren – was der Mieter zahlt und was nicht
Betriebskosten sind nur Kosten, die durch das Eigentum oder den Gebrauch des Gebäudes laufend entstehen (§ 1 Abs. 1 BetrKV). Verwaltungskosten und Instandhaltungskosten gehören ausdrücklich nicht dazu (§ 1 Abs. 2 BetrKV).
| Kostenposition | Umlegbar? |
|---|---|
| Grundsteuer | ja (§ 2 Nr. 1 BetrKV) |
| Wasser, Abwasser, Heizung, Warmwasser | ja (§ 2 Nr. 2 bis 6), Heizung nach Heizkostenverordnung |
| Aufzug, Müll, Straßenreinigung, Hausreinigung, Garten, Allgemeinstrom, Schornsteinfeger | ja (§ 2 Nr. 7 bis 12) |
| Gebäudeversicherung und Haftpflicht für das Gebäude | ja (§ 2 Nr. 13) |
| Hauswart, ohne Reparatur und Verwaltung | ja (§ 2 Nr. 14) |
| Kabel-TV-Kosten außer Betriebsstrom und Prüfung der Anlage | nein, seit 01.07.2024 (§ 2 Nr. 15) |
| Wartung von Rauchwarnmeldern | ja, wenn einzeln vereinbart (BGH, VIII ZR 117/21) |
| Miete von Rauchwarnmeldern | nein (BGH, VIII ZR 379/20) |
| Verwaltervergütung, Notdienstpauschale des Hausmeisters | nein, Verwaltungskosten (§ 1 Abs. 2 Nr. 1; BGH, VIII ZR 62/19) |
| Reparaturen, auch Kleinreparaturen | nein, Instandhaltung (§ 1 Abs. 2 Nr. 2) |
| Zuführung zur Erhaltungsrücklage | nein, keine laufenden Betriebskosten (§ 1 BetrKV) |
Betriebsstrom und Prüfung einer Gemeinschaftsantenne oder Kabelanlage bleiben nur bei Anlagen umlegbar, die vor dem 01.12.2021 errichtet wurden (§ 2 Satz 2 BetrKV). Wartungsverträge sind nicht ohne Weiteres vollständig umlegbar; Reparaturanteile müssen Sie herausrechnen (BGH, VIII ZR 62/19). Ziehen Sie beim Hauswart pauschal einen Anteil ab, müssen Sie ihn auf Bestreiten des Mieters nachvollziehbar aufschlüsseln (BGH, VIII ZR 27/07).
Schritt 3: Aus der Hausgeldabrechnung eine Nebenkostenabrechnung machen
Die Hausgeldabrechnung ist Rohmaterial. Der Verwalter stellt sie als Abrechnung über den Wirtschaftsplan mit den Einnahmen und Ausgaben auf (§ 28 Abs. 2 WEG); für Ihren Mieter gilt aber der Mietvertrag. So gehen Sie vor:
- Einzelabrechnung Ihrer Wohnung aus der Jahresabrechnung nehmen.
- Nicht umlegbare Positionen streichen: Verwaltervergütung, Instandhaltung und Reparaturen, Zuführung zur Erhaltungsrücklage.
- Heizkostenabrechnung des Messdienstes für Ihre Wohnung übernehmen und prüfen, ob der CO2-Anteil ausgewiesen ist (Schritt 4).
- Grundsteuer ergänzen: Jedes Wohnungseigentum gilt bewertungsrechtlich als eigenes Grundstück (§ 244 Abs. 3 Nr. 3 BewG). Die Grundsteuer steht deshalb in der Regel nicht in der Hausgeldabrechnung, weil jede Wohnung einen eigenen Bescheid bekommt. Setzen Sie den Betrag aus Ihrem Bescheid an.
- Eigene Kosten ergänzen, die nicht über die WEG laufen, soweit sie Betriebskosten sind und der Vertrag sie umlegt, etwa die einzeln vereinbarte Rauchwarnmelder-Wartung.
- Schlüssel prüfen: Den WEG-Schlüssel, meist Miteigentumsanteile (§ 16 Abs. 2 WEG), übernehmen Sie nur, wenn der Mietvertrag nichts anderes regelt und er nicht billigem Ermessen widerspricht (§ 556a Abs. 3 BGB).
- Vorauszahlungen abziehen, Ergebnis als Nachzahlung oder Guthaben nennen.
Bei den kalten Betriebskosten ist das Abrechnen nach dem Abflussprinzip, also mit den im Jahr bezahlten Kosten, grundsätzlich zulässig (BGH, VIII ZR 27/07). Heiz- und Warmwasserkosten verteilen Sie dagegen nach der Heizkostenverordnung (Schritt 4).
Schritt 4: Heizung, Warmwasser und CO2-Kosten
Heiz- und Warmwasserkosten verteilen Sie nach der Heizkostenverordnung. Sie geht dem Mietvertrag vor, außer in einem Haus mit höchstens zwei Wohnungen, von denen Sie eine selbst bewohnen (§ 2 HeizkostenV).
- Verteilung: 50 bis 70 Prozent nach erfasstem Verbrauch, den Rest nach Wohn- oder Nutzfläche oder umbautem Raum; beim Warmwasser ebenso 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch (§§ 7 und 8 HeizkostenV).
- Kürzungsrechte: Rechnen Sie nicht verbrauchsabhängig ab, darf der Mieter seinen Anteil um 15 Prozent kürzen; fehlen die Pflichtinformationen nach § 6a HeizkostenV, etwa zu Energieträger und Vergleichswerten, um 3 Prozent (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV).
- CO2-Kosten: Für Abrechnungszeiträume ab 01.01.2023 ermitteln Sie im Zuge der Heizkostenabrechnung den CO2-Ausstoß je Quadratmeter und Jahr und teilen die CO2-Kosten nach der Stufentabelle auf (§ 5 CO2KostAufG). Mieteranteil, Einstufung und Berechnungsgrundlagen weisen Sie aus; sonst darf der Mieter seinen Heizkostenanteil um 3 Prozent kürzen (§ 7 Abs. 3 und 4 CO2KostAufG).
| CO2-Ausstoß je m² und Jahr | Mieter / Vermieter |
|---|---|
| unter 12 kg | 100 % / 0 % |
| 12 bis unter 22 kg | 90 % / 10 % bis 80 % / 20 % |
| 22 bis unter 37 kg | 70 % / 30 % bis 50 % / 50 % |
| 37 bis unter 52 kg | 40 % / 60 % bis 20 % / 80 % |
| ab 52 kg | 5 % / 95 % |
Die Stufen wechseln alle 5 kg (Anlage zum CO2KostAufG). Ausblick: Nach einer Änderung vom 23.07.2026 teilen sich Vermieter und Mieter bei Einbau und Betrieb einer Heizungsanlage nach § 43 Abs. 1 Gebäudemodernisierungsgesetz in Bestandsgebäuden ab 2028 die CO2-Kosten und die Gas-Netzentgelte hälftig (§ 5a CO2KostAufG). Wie Sie Zählerstände beim Auszug sichern, zeigt der Tipp zu Zählerständen beim Mieterwechsel.
Schritt 5: Die Pflichtangaben – so ist die Abrechnung formell wirksam
Die Abrechnung muss eine geordnete Zusammenstellung der Ausgaben sein (§ 259 Abs. 1 BGB). Bei mehreren Wohnungen verlangt der Bundesgerichtshof mindestens vier Angaben (BGH, Urteil vom 20.01.2016, VIII ZR 93/15):
- eine Zusammenstellung der Gesamtkosten je Kostenart,
- die Angabe und, soweit erforderlich, die Erläuterung des Umlageschlüssels,
- die Berechnung des Anteils Ihres Mieters,
- den Abzug der geleisteten Vorauszahlungen.
Nennen Sie außerdem Abrechnungszeitraum und Wohnung. So sieht der Aufbau je Kostenart aus:
| Kostenart | Gesamtkosten und Schlüssel | Anteil Mieter |
|---|---|---|
| Grundsteuer | … € aus dem Bescheid der Wohnung | … € |
| Müllbeseitigung | … € nach Miteigentumsanteilen … / … | … € |
| Summe abzüglich Vorauszahlungen | … € |
Was nicht nötig ist: Als Gesamtkosten genügt der Betrag, der auf die Mieter umgelegt wird, auch wenn Sie ihn vorher um nicht umlegbare Anteile bereinigt haben; die Rechenschritte müssen Sie nicht erläutern. Bei der Heizung gehören Zählerstände nicht zu den Mindestangaben.
Formell oder inhaltlich falsch: Fehlt eine Pflichtangabe, ist die Abrechnung formell unwirksam und die Frist läuft weiter. Ein falscher Betrag, auch bei den Vorauszahlungen, ist nur ein inhaltlicher Fehler; nach Ablauf der Frist können Sie ihn aber nicht mehr zu Ihren Gunsten korrigieren (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB).
Schritt 6: Sonderfälle – Leerstand, Mieterwechsel, Wohnfläche
Einige Kosten bleiben immer bei Ihnen, auch wenn sie in der Abrechnung auftauchen. Diese Fälle entscheiden der Bundesgerichtshof und die Betriebskostenverordnung:
| Fall | Was gilt |
|---|---|
| Leer stehende Wohnung bei Umlage nach Fläche | Den Anteil tragen Sie selbst, auch verbrauchsabhängige Kosten ohne Einzelerfassung (BGH, VIII ZR 159/05) |
| Mieterwechsel im Jahr | Zwischenablesung von Heizung und Warmwasser (§ 9b HeizkostenV), soweit der Vertrag nichts anderes regelt |
| Kosten der Zwischenablesung | Verwaltungskosten, ohne andere Vereinbarung tragen Sie sie (BGH, VIII ZR 19/07) |
| Wohnfläche weicht vom Vertrag ab | Bei gesetzlicher Umlage nach Fläche zählt die tatsächliche Fläche (BGH, VIII ZR 220/17) |
| Eigene Arbeit, etwa Gartenpflege | Ansatz wie bei einem Dritten, ohne dessen Umsatzsteuer (§ 1 Abs. 1 Satz 2 BetrKV) |
| Einspruch gegen den Grundsteuerwert läuft | Abrechnungshindernis bis zur Entscheidung (BGH, VIII ZR 6/24) |
Zu Teilabrechnungen beim Auszug sind Sie nicht verpflichtet (§ 556 Abs. 3 Satz 4 BGB). Der ausgezogene Mieter erhält seinen Anteil mit der regulären Jahresabrechnung. Was bei einer Kündigung sonst zu beachten ist, zeigt der Beitrag Mieter kündigt: Was Vermieter jetzt tun sollten, den Ablauf am Übergabetag die Checkliste zur Wohnungsabnahme.
Grundsteuer in Berlin und Leipzig
Die Abrechnung selbst ist Bundesrecht; Form und Frist sind in Berlin und Leipzig gleich. Unterschiede gibt es bei der Grundsteuer, die Sie bei einer Eigentumswohnung selbst ergänzen:
| Stand 2025 | Berlin | Leipzig |
|---|---|---|
| Hebesatz seit 01.01.2025 | 470 % (vorher 810 %) | 450 % (vorher 650 %) |
| Steuermesszahl Wohnen | 0,31 Promille | 0,36 Promille |
Seit 2025 gilt die reformierte Grundsteuer; maßgeblich für die Abrechnung ist der Betrag aus dem Bescheid Ihrer Wohnung. Einzelheiten für Berlin zeigen der Beitrag Grundsteuer in Berlin und der Leitfaden für Immobilieneigentümer in Berlin, für Leipzig der Beitrag Grundsteuer in Leipzig. Haben Sie gegen den Grundsteuerwert- oder Messbescheid Einspruch eingelegt, besteht ein Abrechnungshindernis, bis feststeht, ob der Grundsteuerbescheid geändert wird (BGH, VIII ZR 6/24). Der entschiedene Fall stammt aus Mannheim; die Grundsätze des Bundesgerichtshofs gelten bundesweit.
Nach dem Versand: Belegeinsicht, Einwände, neue Vorauszahlung
- Belegeinsicht: Auf Verlangen müssen Sie Einsicht in die Belege gewähren; seit 01.01.2025 dürfen Sie sie elektronisch bereitstellen (§ 556 Abs. 4 BGB). Dazu gehören auch Zahlungsbelege (BGH, Urteil vom 09.12.2020, VIII ZR 118/19) und die Einzelverbrauchsdaten anderer Nutzer. Solange Sie berechtigte Einsicht verweigern, muss der Mieter nicht nachzahlen (BGH, Urteil vom 07.02.2018, VIII ZR 189/17).
- Einwände des Mieters: Er muss sie bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitteilen, sonst sind sie ausgeschlossen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 und 6 BGB). Das gilt auch für die Rüge, Sie hätten unwirtschaftlich eingekauft; Vergleichsangebote müssen Sie nicht einholen, entscheidend sind objektiv überhöhte Preise (BGH, VIII ZR 6/24).
- Vorauszahlung anpassen: Nach einer Abrechnung kann jede Seite die Vorauszahlung durch Erklärung in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB).
- Nach dem Auszug: Ist eine Nachzahlung zu erwarten, dürfen Sie einen angemessenen Teil der Kaution bis zur Abrechnung einbehalten (BGH, Urteil vom 18.01.2006, VIII ZR 71/05). Wie die Kautionsabrechnung abläuft, erklärt Mietkaution: Was Vermieter einbehalten dürfen.
Prüfliste zum Abhaken
- Umlage der Betriebskosten im Mietvertrag vereinbart, Vorauszahlung statt Pauschale.
- Sonstige Betriebskosten nur, wenn im Vertrag einzeln genannt.
- Umlageschlüssel aus dem Vertrag, sonst Wohnfläche oder bei der Eigentumswohnung der WEG-Schlüssel.
- Verwaltung, Reparaturen und Rücklage gestrichen.
- Grundsteuer aus dem eigenen Bescheid ergänzt.
- Heizkosten nach Heizkostenverordnung, CO2-Anteil mit Einstufung ausgewiesen.
- Leerstand und Kosten der Zwischenablesung nicht auf den Mieter verteilt.
- Vier Pflichtangaben: Gesamtkosten, Schlüssel, Anteil, Abzug der geleisteten Vorauszahlungen.
- Abrechnungszeitraum und Wohnung genannt.
- Zugang beim Mieter vor Ablauf der zwölf Monate, Versand nachweisbar.
- Bei der Eigentumswohnung: Anfragen an den Verwalter schriftlich dokumentiert.
- Belege geordnet, auch elektronisch, bereit für die Einsicht.
Wer die Abrechnung nicht selbst erstellen möchte, kann sie mit der Verwaltung der Wohnung beauftragen; was eine Verwaltung kostet, zeigt der Beitrag Was kostet eine Hausverwaltung in Berlin?. Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
