Die Heizkostenabrechnung kommt vom Messdienst, die Verantwortung bleibt beim Eigentümer. Wer als Vermieter Fehler an den Mieter weitergibt, riskiert Kürzungen um 15 oder 3 % und Streit über die Nachzahlung; in der Eigentümergemeinschaft zahlen Sie eine falsche Verteilung über die Jahresabrechnung mit. Diese Seite zeigt, was der Messdienst liefert, wo typische Fehler stecken und wie Sie sie mit einer Prüfliste finden. Eine amtliche Zahl, wie oft Messdienst-Abrechnungen falsch sind, gibt es nicht. Weitere Themen rund um Hausgeld und Abrechnung finden Sie unter Geld & Abrechnung.
Wer rechnet eigentlich ab: Messdienst, Verwaltung oder Sie?
Rechtlich rechnet nicht der Messdienst ab. Die Heizkostenverordnung verpflichtet den Gebäudeeigentümer, die Kosten für Wärme und Warmwasser auf Grundlage der Verbrauchserfassung auf die Nutzer zu verteilen (§ 6 Abs. 1 HeizkostenV). Messdienste wie Techem, ista, Brunata oder Minol sind Dienstleister, die diese Arbeit im Auftrag übernehmen.
| Konstellation | Wer verteilt, gegenüber wem? |
|---|---|
| Mietshaus | Eigentümer als Vermieter gegenüber dem Mieter |
| WEG | Gemeinschaft der Wohnungseigentümer gegenüber dem einzelnen Eigentümer |
| Vermietete Wohnung in der WEG | Wohnungseigentümer als Vermieter gegenüber dem Mieter |
Grundlage sind § 1 Abs. 1 und Abs. 2 Nr. 3 HeizkostenV. Für Sie als Vermieter heißt das: Die Abrechnung, die Sie Ihrem Mieter schicken, ist Ihre Abrechnung, auch wenn der Fehler beim Messdienst entstanden ist.
Die HeizkostenV geht dem Mietvertrag vor, außer in Gebäuden mit höchstens zwei Wohnungen, von denen der Vermieter eine selbst bewohnt (§ 2 HeizkostenV). In der WEG gilt sie auch dann, wenn Vereinbarung oder Beschluss etwas anderes vorsehen (§ 3 HeizkostenV). Ob und wie Sie einen Fehler beim Messdienst selbst geltend machen können, hängt vom jeweiligen Vertrag ab.
Was der Messdienst abrechnet und was nicht
Der Messdienst verteilt Kosten, er erzeugt sie nicht. Er rechnet mit den Beträgen und Flächen, die er vom Auftraggeber bekommt, also vom Vermieter oder von der Verwaltung. Ein Fehler in der Abrechnung kann deshalb auch ein Eingabefehler des Auftraggebers sein.
| Bereich | Wer liefert die Zahlen? |
|---|---|
| Ablesewerte, Verbrauch je Nutzer | Messdienst |
| Verteilung Heizung und Warmwasser | Messdienst nach Vorgabe des Eigentümers |
| CO2-Aufteilung, Pflichtangaben nach § 6a | Messdienst im Auftrag des Eigentümers |
| Brennstoff- oder Wärmerechnung | Lieferant, weitergegeben vom Eigentümer oder der Verwaltung |
| Wartung, Betriebsstrom, Reinigung | Eigentümer oder Verwaltung |
| Wohnflächen | Eigentümer oder Verwaltung |
| kalte Betriebskosten | nicht Teil der Heizkostenabrechnung |
Zu den Heizkosten gehören nach § 7 Abs. 2 HeizkostenV unter anderem Brennstoffe und ihre Lieferung, Betriebsstrom, Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage, Messungen nach dem Bundes-Immissionsschutzgesetz, die Anmietung der Erfassungsgeräte, deren Verwendung einschließlich Eichung sowie Berechnung, Aufteilung und die Abrechnungs- und Verbrauchsinformationen. Die kalten Betriebskosten rechnen Sie in der Nebenkostenabrechnung für den Mieter ab; welche Wartungskosten dort umlagefähig sind, zeigt die Seite zu Wartungsverträgen.
Acht typische Fehlerquellen und woran Sie sie erkennen
Die Punkte ergeben sich aus HeizkostenV und Rechtsprechung, nicht aus einer Fehlerstatistik.
| Fehlerquelle | Woran Sie sie erkennen |
|---|---|
| 1. Verteilerschlüssel | Verbrauchsanteil unter 50 oder über 70 %; 70 % wären Pflicht (§ 7 Abs. 1 Satz 2); Wechsel mitten im Zeitraum (§ 6 Abs. 4) |
| 2. Schätzung | geschätzt ohne Geräteausfall oder zwingenden Grund; mehr als 25 % der Fläche geschätzt, aber nicht nach Fläche verteilt (§ 9a) |
| 3. Flächen | vertragliche statt tatsächlicher Wohnfläche; Leerstand auf Mieter verteilt |
| 4. Warmwasser | bei verbundener Anlage Formel statt Wärmezähler, ohne Begründung (§ 9 Abs. 2) |
| 5. Nutzerwechsel | keine Zwischenablesung oder falsche Aufteilung auf Vor- und Nachmieter (§ 9b) |
| 6. Kostenpositionen | Gerätemiete ohne vorherige Mitteilung (§ 4 Abs. 2); Zwischenablesung ohne Vertragsregel auf den Mieter umgelegt |
| 7. CO2-Kosten | Aufteilung fehlt, Stufe falsch, Halbierung nach § 9 CO2KostAufG nicht geprüft |
| 8. Pflichtinformationen | Angaben nach § 6a Abs. 3 fehlen, etwa Energieträger, Entgelte, Durchschnitts- und Vorjahresvergleich |
Bei den Flächen zählt die tatsächliche Wohnfläche im Verhältnis zur tatsächlichen Gesamtwohnfläche, auch für den Flächenanteil nach § 7 Abs. 1 HeizkostenV, ohne 10-%-Toleranz (BGH, Urteil vom 30.05.2018, VIII ZR 220/17). Bei Umlage nach Fläche trägt der Vermieter die Kosten leerstehender Wohnungen selbst (BGH, Urteil vom 31.05.2006, VIII ZR 159/05); entschieden ist das für kalte Betriebskosten und für verbrauchsabhängige Kosten, die mangels Erfassung nach Fläche verteilt werden. Wie Sie beim Auszug die Werte sichern, zeigt die Seite zu Zählerständen beim Mieterwechsel.
Verteilerschlüssel und Schätzung: die zwei wichtigsten Stellschrauben
Von den Heizkosten sind mindestens 50 und höchstens 70 % nach dem erfassten Verbrauch zu verteilen, der Rest nach Wohn- oder Nutzfläche oder umbautem Raum (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV). Für Warmwasser gilt dieselbe Spanne (§ 8 Abs. 1).
70 % sind Pflicht in Gebäuden, die das Anforderungsniveau der Wärmeschutzverordnung von 1994 nicht erfüllen, mit Öl- oder Gasheizung versorgt werden und deren freiliegende Leitungen überwiegend gedämmt sind (§ 7 Abs. 1 Satz 2). Sind die Leitungen überwiegend ungedämmt, darf der Verbrauch nach anerkannten Regeln der Technik bestimmt werden (§ 7 Abs. 1 Sätze 3 und 4).
Den Schlüssel wählt der Gebäudeeigentümer, in der WEG entscheidet die Gemeinschaft nach den Regeln des WEG (§ 3 HeizkostenV). Ändern lässt er sich nur aus den Gründen des § 6 Abs. 4 HeizkostenV und nur zum Beginn eines Abrechnungszeitraums.
Geschätzt werden darf nur bei Geräteausfall oder aus anderen zwingenden Gründen, auf Grundlage des Vorzeitraums, vergleichbarer Räume oder des Durchschnitts (§ 9a Abs. 1). Betrifft die Schätzung mehr als 25 % der maßgeblichen Fläche, sind die Kosten ausschließlich nach Fläche zu verteilen (§ 9a Abs. 2). Die Grenze bedeutet also nicht, dass bis zu 25 % geschätzt werden dürfen, sondern dass darüber die ganze Verbrauchsabrechnung entfällt.
Kürzungsrechte: 15 % und 3 %, und warum sie in der WEG nicht gelten
Hält sich die Abrechnung nicht an die Vorgaben, darf der Mieter seinen Anteil kürzen. Die Gründe stehen nebeneinander; ob sich mehrere Kürzungen addieren, ist in den ausgewerteten Entscheidungen nicht geklärt.
| Grund | Kürzung |
|---|---|
| entgegen der HeizkostenV nicht verbrauchsabhängig abgerechnet | 15 % (§ 12 Abs. 1 Satz 1 HeizkostenV) |
| keine fernablesbaren Geräte entgegen § 5 Abs. 2 oder 3 | 3 % (§ 12 Abs. 1 Satz 2 HeizkostenV) |
| Informationen nach § 6a nicht oder unvollständig mitgeteilt | 3 % (§ 12 Abs. 1 Satz 3 HeizkostenV) |
| CO2-Anteil nicht bestimmt oder nicht ausgewiesen | 3 % des Anteils an den Heizkosten (§ 7 Abs. 4 CO2KostAufG) |
Die Kürzungsrechte der HeizkostenV gelten nicht im Verhältnis des einzelnen Wohnungseigentümers zur Gemeinschaft; dort bleibt es bei den allgemeinen Vorschriften (§ 12 Abs. 1 Satz 4 HeizkostenV). Als Wohnungseigentümer können Sie eine falsche Heizkostenverteilung also nicht einfach kürzen, sondern nur beanstanden und notfalls den Beschluss anfechten. Als Vermieter einer Eigentumswohnung stehen Sie dagegen gegenüber Ihrem Mieter in der Pflicht, und Ihr Mieter darf kürzen.
Nicht fernablesbare Geräte müssen bis zum 31.12.2026 nachgerüstet oder ausgetauscht werden, außer das ist im Einzelfall technisch nicht möglich, unangemessen aufwendig oder eine unbillige Härte (§ 5 Abs. 3 HeizkostenV, Stand der Verordnung: Änderung vom 16.10.2023). Ab welchem Abrechnungszeitraum die 3-%-Kürzung deswegen erstmals greift, lässt der Wortlaut offen.
Fernablesung und monatliche Verbrauchsinformation: was jetzt Pflicht ist
Die Pflichten sind nach Daten gestaffelt (§§ 5, 6a HeizkostenV):
- Nach dem 01.12.2021 installierte Erfassungsgeräte müssen fernablesbar sein, also ohne Zugang zur Wohnung ablesbar. Ausnahme: Ersatz oder Ergänzung einzelner Geräte in einem nicht fernablesbaren Gesamtsystem (§ 5 Abs. 2).
- Ab 01.01.2022 müssen Nutzer mit fernablesbaren Geräten monatlich eine Verbrauchsinformation bekommen: Verbrauch des letzten Monats in kWh, Vergleich mit Vormonat und Vorjahresmonat sowie mit einem Durchschnittsnutzer (§ 6a Abs. 1 und 2).
- Ab 01.12.2022 installierte fernablesbare Geräte müssen interoperabel sein; das Schlüsselmaterial ist dem Gebäudeeigentümer kostenfrei zu überlassen (§ 5 Abs. 5).
- Bis 31.12.2026 müssen nicht fernablesbare Altgeräte nachgerüstet oder getauscht sein, mit den genannten Ausnahmen (§ 5 Abs. 3).
Bei nicht fernablesbaren Geräten soll das Ableseergebnis dem Nutzer in der Regel binnen eines Monats mitgeteilt werden (§ 6 Abs. 1 Satz 2).
| Gerät | Eichfrist |
|---|---|
| Wärmezähler | 6 Jahre |
| Warmwasserzähler | 6 Jahre |
| Kaltwasserzähler | 6 Jahre |
Grundlage ist Anlage 7 der Mess- und Eichverordnung (Nr. 7.1, 5.5.2, 5.5.1). Heizkostenverteiler sind dort nicht genannt. Wer Messwerte verwendet, muss sich im Rahmen seiner Möglichkeiten vergewissern, dass das Gerät die gesetzlichen Anforderungen erfüllt (§ 33 Abs. 2 MessEG). Was eine abgelaufene Eichung für die Abrechnung bedeutet, ist in unseren Quellen nicht entschieden.
CO2-Kosten richtig aufgeteilt? So prüfen Sie die Stufe
Seit Abrechnungszeiträumen ab 01.01.2023 werden die CO2-Kosten zwischen Mieter und Vermieter aufgeteilt (§ 11 Abs. 2 CO2KostAufG). Prüfen Sie in dieser Reihenfolge:
- Rechnung des Lieferanten: Brennstoffemissionen in kg CO2, CO2-Preisbestandteil, Emissionsfaktor und Energiegehalt müssen dort stehen (§ 3 Abs. 1, bei Wärmelieferung Abs. 4).
- Wert je Quadratmeter: CO2-Ausstoß des Gebäudes in kg je m² Wohnfläche und Jahr, gerundet auf eine Nachkommastelle (§ 5 Abs. 1).
- Stufe: Einordnung in die Tabelle der Anlage (§ 5 Abs. 2).
- Ausweis: Mieteranteil, Einstufung und Berechnungsgrundlagen müssen in der Abrechnung stehen (§ 7 Abs. 3), sonst 3 % Kürzung (§ 7 Abs. 4).
- Halbierung: Denkmalschutz, Anschluss- und Benutzungszwang oder ein soziales Erhaltungsgebiet können den Vermieteranteil halbieren, wenn sie einer wesentlichen energetischen Verbesserung entgegenstehen; der Vermieter muss die Umstände nachweisen (§ 9 Abs. 1 und 3).
| CO2 je m² und Jahr | Mieter / Vermieter |
|---|---|
| unter 12 kg | 100 % / 0 % |
| 12 bis unter 17 kg | 90 % / 10 % |
| 17 bis unter 22 kg | 80 % / 20 % |
| 22 bis unter 27 kg | 70 % / 30 % |
| 27 bis unter 32 kg | 60 % / 40 % |
| 32 bis unter 37 kg | 50 % / 50 % |
| 37 bis unter 42 kg | 40 % / 60 % |
| 42 bis unter 47 kg | 30 % / 70 % |
| 47 bis unter 52 kg | 20 % / 80 % |
| ab 52 kg | 5 % / 95 % |
Der maßgebliche CO2-Preis je Zertifikat betrug 2023 30 €, 2024 45 € und 2025 55 €; für 2026 gilt der Mittelwert des Preiskorridors von 55 bis 65 € (§ 4 Abs. 1 CO2KostAufG, § 10 Abs. 2 BEHG).
Ob die Lage im Erhaltungsgebiet allein für die Halbierung genügt, ist gerichtlich nicht geklärt. Wo solche Gebiete liegen, zeigen die Seiten zum Milieuschutz in Berlin und zur sozialen Erhaltungssatzung in Leipzig. Für Heizungsanlagen nach § 43 Abs. 1 Gebäudemodernisierungsgesetz tragen Vermieter und Mieter die CO2-Kosten ab 01.01.2028 je zur Hälfte (§ 5a Abs. 3 CO2KostAufG), mehr beim Heizungsgesetz in der WEG.
Fristen: Mieter, Verwaltung, Eigentümerversammlung
| Was | Frist |
|---|---|
| Abrechnung an den Mieter | bis Ablauf des 12. Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums, sonst keine Nachforderung, außer Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 BGB) |
| Einwendungen des Mieters | bis Ablauf des 12. Monats nach Zugang, auch gegen Unwirtschaftlichkeit (§ 556 Abs. 3 BGB; BGH VIII ZR 6/24) |
| Ableseergebnis an Nutzer | in der Regel binnen eines Monats, bei nicht fernablesbaren Geräten (§ 6 Abs. 1 HeizkostenV) |
| Änderung des Schlüssels | nur zum Beginn eines Abrechnungszeitraums (§ 6 Abs. 4 HeizkostenV) |
| Anfechtung des WEG-Beschlusses | Klage binnen eines Monats nach Beschluss, Begründung binnen zwei Monaten (§ 45 WEG) |
Für Vermieter einer Eigentumswohnung wichtig: Sie müssen grundsätzlich auch dann fristgerecht abrechnen, wenn die Eigentümer die Jahresabrechnung noch nicht beschlossen haben. Der WEG-Verwalter ist nicht Ihr Erfüllungsgehilfe; entlasten kann Sie ein Versäumnis nur, wenn Sie konkret darlegen, was Sie selbst unternommen haben (BGH, Urteil vom 25.01.2017, VIII ZR 249/15). Wenn die Abrechnung der Gemeinschaft ausbleibt, hilft die Seite Jahresabrechnung kommt nicht mit einer E-Mail-Vorlage.
Nach dem BGH genügt formell, je Kostenart den umgelegten Gesamtbetrag anzugeben; die Rechenschritte muss der Vermieter nicht erläutern (BGH, Urteil vom 20.01.2016, VIII ZR 93/15). Inhaltliche Fehler bleiben trotzdem Fehler.
Belege anfordern: Was Sie sehen dürfen und was Ihr Mieter sehen darf
Ihr Mieter hat auf Verlangen Anspruch auf Einsicht in die Belege der Abrechnung; Sie dürfen sie elektronisch bereitstellen (§ 556 Abs. 4 BGB). Das umfasst auch die Einzelverbrauchsdaten anderer Nutzer, ohne dass der Mieter ein besonderes Interesse darlegen muss. Solange Sie berechtigte Einsicht verweigern, muss er keine Nachzahlung leisten (BGH, Urteil vom 07.02.2018, VIII ZR 189/17). Zur Einsicht gehören auch die Zahlungsbelege, nicht nur die Rechnungen (BGH, Urteil vom 09.12.2020, VIII ZR 118/19).
Halten Sie deshalb die vollständige Messdienst-Abrechnung mit der Gesamtaufstellung aller Nutzer, die Brennstoff- oder Wärmerechnung und die Zahlungsnachweise bereit, bevor Sie abrechnen.
Als Wohnungseigentümer können Sie von der Gemeinschaft Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG). Für die Heizkosten sind das vor allem die Messdienst-Abrechnung mit Gesamtaufstellung, die Brennstoffrechnungen und der Vertrag mit dem Messdienst. Wie Sie das Recht durchsetzen, zeigt die Seite Einsicht in die Verwaltungsunterlagen; die fertige E-Mail-Vorlage für die Einsicht können Sie direkt verwenden.
Fehler gefunden: So gehen Sie vor
- Dokumentieren: Seite, Position, erwarteter und abgerechneter Wert, dazu die Vorschrift.
- Als Vermieter korrigieren lassen, bevor die Abrechnung an den Mieter geht: Die Korrektur bei der Verwaltung oder beim Messdienst anfordern und die Frist nach § 556 Abs. 3 BGB im Blick behalten. Wird es knapp, lassen Sie sich rechtlich beraten, wie Sie vorgehen.
- Als Wohnungseigentümer beanstanden: schriftlich bei der Verwaltung, Einsicht verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG) und den Verwaltungsbeirat einbinden. Reagiert die Verwaltung nicht, hilft die Seite Hausverwaltung reagiert nicht.
- In der Eigentümerversammlung: Korrektur vor dem Beschluss verlangen. Beschlossen wird im Zweifel nur über Nachschüsse und die Anpassung der Vorschüsse, nicht über die Jahresabrechnung selbst (BGH, Urteil vom 19.07.2024, V ZR 102/23); den Unterschied erklärt die Seite zu Wirtschaftsplan und Hausgeldabrechnung.
- Anfechten: Klage binnen eines Monats (§ 45 WEG). Erfolg hat sie nur, wenn der Fehler die Abrechnungsspitze, also Ihre Zahlungspflicht, berührt (BGH, Urteil vom 20.09.2024, V ZR 195/23). Bei einer abgrenzbaren fehlerhaften Kostenposition ist eine teilweise Ungültigerklärung möglich (BGH, Urteil vom 11.04.2025, V ZR 96/24). Das Hausgeld zahlen Sie trotzdem weiter, ein Zurückbehaltungsrecht gibt es nicht (BGH, Urteil vom 14.11.2025, V ZR 190/24).
- Wenn der Mieter kürzt oder widerspricht: Einwand prüfen, bei Bedarf eine korrigierte Abrechnung schicken, bei Streit rechtlich beraten lassen.
Prüfliste zum Abhaken
- Verbrauchsanteil Heizung zwischen 50 und 70 % (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV)
- 70 % gewählt, wenn das Gebäude unter die Pflicht fällt (§ 7 Abs. 1 Satz 2)
- Verbrauchsanteil Warmwasser zwischen 50 und 70 % (§ 8 Abs. 1)
- Schlüssel nicht mitten im Zeitraum geändert (§ 6 Abs. 4)
- Schätzungen begründet, bei mehr als 25 % der Fläche nur Flächenverteilung (§ 9a)
- Tatsächliche Wohnflächen und tatsächliche Gesamtfläche (BGH VIII ZR 220/17)
- Leerstand nicht auf Mieter verteilt (BGH VIII ZR 159/05)
- Warmwasser-Wärmemenge per Wärmezähler, Formel nur begründet (§ 9 Abs. 2)
- Zwischenablesung bei Nutzerwechsel, Kosten nicht beim Mieter ohne Vertragsregel (§ 9b; BGH VIII ZR 19/07)
- Brennstoffkosten und Gerätemiete stimmen mit Rechnungen und Mitteilung überein (§ 7 Abs. 2, § 4 Abs. 2)
- CO2-Wert, Stufe, Mieteranteil und Berechnungsgrundlagen ausgewiesen (§§ 5, 7 CO2KostAufG)
- Halbierung nach § 9 CO2KostAufG geprüft, Nachweis vorhanden
- Pflichtinformationen nach § 6a Abs. 3 HeizkostenV vollständig, Vorjahresvergleich grafisch
- Geräte fernablesbar oder Nachrüstung bis 31.12.2026 geplant (§ 5 Abs. 3)
- Frist von 12 Monaten für die Abrechnung an den Mieter notiert (§ 556 Abs. 3 BGB)
Diese Prüfliste ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
