Belege, Kontoauszüge, Verträge einsehen: E-Mail an die Verwaltung als Vorlage
Sie wollen Rechnungen, Kontoauszüge oder Verträge Ihrer Gemeinschaft selbst sehen? § 18 Abs. 4 WEG lautet: „Jeder Wohnungseigentümer kann von der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen.“ Erfüllt wird der Anspruch durch die Verwaltung (BT-Drucks. 19/18791, S. 60). Mit dieser E-Mail nennen Sie die gewünschten Unterlagen und den Zeitraum, schlagen Termine vor und bitten bis zu einem Datum Ihrer Wahl um eine Terminbestätigung.
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Guten Tag [Ansprechpartner], ich bin Eigentümer/in der Einheit [Einheit] in der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer [Anschrift der WEG], die von [Name der Verwaltung] verwaltet wird. § 18 Abs. 4 WEG lautet: „Jeder Wohnungseigentümer kann von der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen.“ Als Verwaltung erfüllen Sie diesen Anspruch für die Gemeinschaft. Ich bitte daher um Einsicht in folgende Unterlagen: [gewünschte Unterlagen] Zeitraum: [Zeitraum] Für die Einsicht schlage ich folgende Termine vor: [Terminvorschläge]. Gern nehme ich auch einen anderen Termin wahr. Falls Sie die Unterlagen digital bereitstellen können, ist mir das ebenso recht. Ich bitte Sie, mir bis zum [Frist] einen Termin zu bestätigen. Die Frist soll Ihnen Zeit geben, die Unterlagen zusammenzustellen, und mir ermöglichen, die Einsicht zeitnah wahrzunehmen. Bitte bestätigen Sie mir kurz den Eingang dieser E-Mail. Sie erreichen mich auch telefonisch unter [Ihre Telefonnummer]. Mit freundlichen Grüßen [Ihr Name] Einheit [Einheit], [Anschrift der WEG]
So verwenden Sie die Vorlage
Füllen Sie oben die Felder aus: E-Mail-Adresse und Name der Verwaltung, Ansprechpartner, Anschrift der WEG, Ihre Einheit, die gewünschten Unterlagen, den Zeitraum, Ihre Terminvorschläge, die Frist, Ihre Telefonnummer und Ihren Namen.
Die Vorschau zeigt die fertige E-Mail. Mit „In E-Mail-Programm öffnen“ oder „Text kopieren“ übernehmen Sie sie. Ihre Angaben bleiben in Ihrem Browser; gespeichert wird nichts.
Die E-Mail-Adresse der Verwaltung finden Sie im Verwaltervertrag, in der letzten Einladung, Jahresabrechnung oder Hausgeld-Mitteilung, auf der letzten Rechnung der Verwaltung und auf ihrer Website: Anbieter geschäftsmäßiger, in der Regel gegen Entgelt angebotener digitaler Dienste müssen Angaben zur schnellen elektronischen Kontaktaufnahme „einschließlich der Adresse für die elektronische Post“ leicht erkennbar und ständig verfügbar halten (§ 5 Abs. 1 Nr. 2 DDG), meist im Impressum.
Den Ansprechpartner nennen meist die letzten Schreiben der Verwaltung.
Tragen Sie den Ansprechpartner so ein, wie er in der Anrede stehen soll, zum Beispiel „Frau Muster“.
Kennen Sie keinen Namen, ändern Sie die Anrede vor dem Senden in „Sehr geehrte Damen und Herren,“.
Nennen Sie die Unterlagen konkret, zum Beispiel Rechnungen und Belege zur Jahresabrechnung, Kontoauszüge der Gemeinschaft, Verträge, Angebote, Niederschriften oder die Beschluss-Sammlung, und den Zeitraum, etwa das Vorjahr.
Einen Grund müssen Sie nicht vorformulieren: § 18 Abs. 4 WEG nennt keine Voraussetzung. Wer einen Anlass nennen will, etwa die Prüfung der Jahresabrechnung, ergänzt ihn bei den gewünschten Unterlagen.
Als Frist tragen Sie ein Datum Ihrer Wahl ein; wir empfehlen rund zwei Wochen.
Eine gesetzliche Frist ist das nicht, das Gesetz nennt für die Einsicht keine Frist. Steht eine Eigentümerversammlung bevor, fragen Sie früher an, damit die Einsicht vorher möglich ist.
Das Gesetz spricht von Einsicht.
Einen Anspruch auf Zusendung von Kopien, Scans oder einen Online-Zugang nennt es nicht. Der Satz zur digitalen Bereitstellung ist deshalb ein Angebot, keine Forderung.
Soll die Beschluss-Sammlung dazugehören, insbesondere wenn eine andere Person sie für Sie einsehen soll, ergänzen Sie vor dem Senden: „Zusätzlich bitte ich um Einsicht in die Beschluss-Sammlung.
§ 24 Abs. 7 WEG bestimmt: ‚Einem Wohnungseigentümer oder einem Dritten, den ein Wohnungseigentümer ermächtigt hat, ist auf sein Verlangen Einsicht in die Beschluss-Sammlung zu geben.‘“ Nimmt eine andere Person die Einsicht wahr, schreiben Sie dazu: „Die Einsicht nimmt in meinem Auftrag [Name der ermächtigten Person] wahr; eine Ermächtigung füge ich bei.“ Für die übrigen Unterlagen regelt das Gesetz eine Vertretung nicht ausdrücklich.
Steht eine Eigentümerversammlung bevor, können Sie ergänzen: „Am [Datum der Versammlung] findet die Eigentümerversammlung statt.
Ich bitte deshalb um einen Termin vor der Versammlung. Ist das nicht möglich, bitte ich Sie, mir Kopien der genannten Unterlagen gegen Erstattung der Kosten zu übersenden.“ Das ist eine Bitte, kein Anspruch.
Gibt es in Ihrer Gemeinschaft einen Verwaltungsbeirat, können Sie dessen Vorsitz in Kopie (Cc) nehmen: „Der Verwaltungsbeirat unterstützt und überwacht den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben.“ (§ 29 Abs. 2 Satz 1 WEG).
Nicht jede Gemeinschaft hat einen Beirat.
Der Anspruch richtet sich gegen die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, nicht gegen die Verwaltung.
Die E-Mail geht trotzdem an die Verwaltung: Sie ist zur Erfüllung des Anspruchs berufen (BT-Drucks. 19/18791, S. 60), und die Gemeinschaft wird „durch den Verwalter gerichtlich und außergerichtlich vertreten“ (§ 9b Abs. 1 Satz 1 WEG).
Für das Einsichtsverlangen schreibt das Gesetz keine Form vor.
Eine E-Mail mit Ihrem vollen Namen macht nachweisbar, was Sie wann verlangt haben.
Behalten Sie eine Kopie: Speichern Sie die gesendete E-Mail mit Datum oder sichern Sie sie als PDF, bitten Sie um eine Eingangsbestätigung und notieren Sie Anrufe und den Einsichtstermin mit Datum.
Verlangt ein Eigentümer später vor Gericht die Abberufung der Verwaltung, würdigt das Gericht alle Vorwürfe in der Gesamtschau, auch ältere (BGH, Urteil vom 25.02.2022, V ZR 65/21).
Die E-Mail enthält bewusst keinen Satz zu Klage, Abberufung oder Hausgeld.
Welche Schritte folgen, wenn die Verwaltung die Einsicht verweigert oder nicht antwortet, zeigt der Ratgeber „Verwaltung verweigert Einsicht in die Unterlagen? So setzen Sie Ihr Recht durch“.
Vorlage
Gelb markierte Felder ersetzen Sie durch Ihre Angaben. In der Word-Datei sind sie ebenfalls markiert.
Gemeinschaft der Wohnungseigentümer [Anschrift der WEG], Einheit [Einheit]: Einsicht in die Verwaltungsunterlagen, Terminbitte bis [Frist]
Guten Tag [Ansprechpartner],
ich bin Eigentümer/in der Einheit [Einheit] in der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer [Anschrift der WEG], die von [Name der Verwaltung] verwaltet wird.
§ 18 Abs. 4 WEG lautet: „Jeder Wohnungseigentümer kann von der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen.“ Als Verwaltung erfüllen Sie diesen Anspruch für die Gemeinschaft. Ich bitte daher um Einsicht in folgende Unterlagen:
[gewünschte Unterlagen]
Zeitraum: [Zeitraum]
Für die Einsicht schlage ich folgende Termine vor: [Terminvorschläge]. Gern nehme ich auch einen anderen Termin wahr. Falls Sie die Unterlagen digital bereitstellen können, ist mir das ebenso recht.
Ich bitte Sie, mir bis zum [Frist] einen Termin zu bestätigen. Die Frist soll Ihnen Zeit geben, die Unterlagen zusammenzustellen, und mir ermöglichen, die Einsicht zeitnah wahrzunehmen.
Bitte bestätigen Sie mir kurz den Eingang dieser E-Mail. Sie erreichen mich auch telefonisch unter [Ihre Telefonnummer].
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
Einheit [Einheit], [Anschrift der WEG]
Diese Vorlage ist ein allgemeines Muster und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Prüfen Sie Ihre Teilungserklärung auf abweichende Regeln.
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