Die Eigentümerversammlung ist der Ort, an dem Ihre Gemeinschaft entscheidet; wie Versammlung, Verwaltung und Beirat zusammenwirken, erklärt der Beitrag Was ist eine WEG?. Was dort beschlossen wurde, halten zwei Dokumente fest: das Protokoll (im Gesetz „Niederschrift“) und die Beschluss-Sammlung. Diese Seite erklärt beide und zeigt, was Sie tun, wenn das Protokoll fehlt oder falsch ist.
Was im Protokoll der Eigentümerversammlung stehen muss
Nach dem Wortlaut des Gesetzes muss die Niederschrift nur die „in der Versammlung gefassten Beschlüsse“ enthalten (§ 24 Abs. 6 Satz 1 WEG). Der BGH hat daraus abgeleitet, dass der Vorsitzende neben dem Abstimmungsergebnis auch das Beschlussergebnis zutreffend in die Niederschrift aufnehmen muss (Beschluss vom 23.08.2001, V ZB 10/01, zum alten Recht; der Wortlaut der Vorschrift besteht insoweit fort).
| Inhalt | Einordnung |
|---|---|
| gefasste Beschlüsse mit Abstimmungs- und Beschlussergebnis | Pflicht (§ 24 Abs. 6 WEG, BGH V ZB 10/01) |
| Ort, Datum, Beginn und Ende, Vorsitz, Anwesenheit, Vollmachten, Ja-, Nein- und Enthaltungsstimmen je Antrag | üblich |
| Erörterungen, auf die es für die Rechtmäßigkeit ankommt | im Einzelfall nötig |
Ein Beispiel für den letzten Fall: Bei einem Kredit der Gemeinschaft muss aus dem Protokoll hervorgehen, dass das Risiko einer Nachschusspflicht vorher erörtert wurde, sonst ist der Beschluss anfechtbar (BGH, Urteil vom 25.09.2015, V ZR 244/14, zum alten Recht). Ergebnis- oder Verlaufsprotokoll schreibt das Gesetz nicht vor. Wie Stimmen gezählt werden, erklärt der Beitrag zu Mehrheiten und Stimmrecht in der WEG; Vollmachten brauchen Textform (§ 25 Abs. 3 WEG), dafür gibt es unsere Vollmacht für die Eigentümerversammlung.
Wer das Protokoll schreibt und wer unterschreiben muss
Wer das Protokoll tippt, regelt das Gesetz nicht. Es legt nur fest, wer die Versammlung leitet und wer die Niederschrift unterschreibt. Den Vorsitz führt der Verwalter, sofern die Versammlung nichts anderes beschließt (§ 24 Abs. 5 WEG).
| Wer unterschreibt? | Wann? |
|---|---|
| Vorsitz der Versammlung | immer |
| ein Wohnungseigentümer | immer |
| Vorsitz des Verwaltungsbeirats oder dessen Vertretung | wenn ein Beirat bestellt ist |
So steht es in § 24 Abs. 6 Satz 2 WEG. Der Rechtsausschuss des Bundestags zählt das Unterzeichnen der Niederschrift ausdrücklich zu den Aufgaben des Beirats (BT-Drs. 19/22634, S. 47). Welche Rechte und Pflichten der Beirat sonst hat, lesen Sie im Beitrag Verwaltungsbeirat: Aufgaben, Rechte und Grenzen.
Werden Sie als Eigentümer um Ihre Unterschrift gebeten, lesen Sie den Entwurf vorher und sprechen Sie Fehler an, bevor Sie unterzeichnen. Hat Ihre Gemeinschaft keinen Verwalter, wählt die Versammlung ihren Vorsitz selbst; wie das abläuft, zeigt der Beitrag Eigentümerversammlung ohne Verwalter selbst organisieren. Ein Muster mit allen drei Unterschriftenfeldern ist unsere Niederschrift der Eigentümerversammlung beim Verwalterwechsel; sie ist auf den Wechsel der Verwaltung zugeschnitten, diese Seite erklärt die allgemeinen Regeln.
Bis wann das Protokoll fertig sein muss
Das Gesetz sagt nur: „unverzüglich“ (§ 24 Abs. 6 Satz 1 WEG). Eine Frist in Tagen oder Wochen nennt es nicht. Das BGB umschreibt „unverzüglich“ an anderer Stelle als „ohne schuldhaftes Zögern“ (§ 121 Abs. 1 Satz 1 BGB); dieses Verständnis wird üblicherweise auch auf das Protokoll übertragen.
Deutlicher wird die Gesetzesbegründung zur Reform 2020: „Die Niederschrift ist unverzüglich nach Beendigung der Versammlung zu erstellen.“ Damit werde gewährleistet, dass insbesondere Eigentümer, die nicht anwesend waren, „die Möglichkeit haben, sich rasch über die gefassten Beschlüsse zu informieren“ (BT-Drs. 19/18791, S. 72).
Im Netz kursieren feste Fristen, etwa eine Woche oder wenige Arbeitstage. Solche Zahlen stehen nicht im Gesetz und sind keine gesetzliche Regel. Welche Folgen ein verspätetes Protokoll für die Beschlüsse hat, beantworten die hier ausgewerteten Quellen nicht.
Wichtig für Sie: Die Frist für eine Anfechtung läuft ab der Beschlussfassung, also ab dem Versammlungstag, nicht ab dem Zugang des Protokolls (§ 45 WEG). Notieren Sie sich deshalb schon in der Versammlung, welche Anträge wie ausgegangen sind.
Protokoll anfordern: Zusendung oder Einsicht?
Eine Pflicht, das Protokoll allen Eigentümern zuzuschicken, steht nicht im WEG. Ihr Recht ist die Einsicht: Jeder Wohnungseigentümer kann von der Gemeinschaft Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG). Nach der Gesetzesbegründung umfasst dieses allgemeine Einsichtsrecht „auch Niederschriften“; das frühere eigene Einsichtsrecht in Protokolle (§ 24 Abs. 6 Satz 3 WEG a. F.) wurde deshalb 2020 gestrichen (BT-Drs. 19/18791, S. 72).
Ob die Verwaltung das Protokoll verschicken muss, kann Ihr Verwaltervertrag oder Ihre Gemeinschaftsordnung regeln; sehen Sie dort nach.
So gehen Sie vor, wenn das Protokoll nicht kommt:
- Anfordern: Bitten Sie die Verwaltung schriftlich um das Protokoll oder um einen Termin zur Einsicht. Einen fertigen Text bietet die E-Mail-Vorlage Einsicht in die Unterlagen verlangen.
- Nachfassen: Bleibt die Antwort aus, setzen Sie eine Frist, etwa mit der Vorlage Bitte um Rückmeldung mit Frist.
- Recht durchsetzen: Wie Sie vorgehen, wenn die Verwaltung die Einsicht verweigert, beschreibt der Beitrag Einsicht in die Verwaltungsunterlagen durchsetzen.
Warten Sie dabei nicht mit einer möglichen Anfechtung: Die Monatsfrist läuft bereits (§ 45 WEG).
Die Beschluss-Sammlung: Inhalt, Frist, wer sie führt
Neben dem Protokoll jeder einzelnen Versammlung muss eine Beschluss-Sammlung geführt werden (§ 24 Abs. 7 Satz 1 WEG). Sie enthält nur den Wortlaut
- der in der Versammlung verkündeten Beschlüsse mit Ort und Datum der Versammlung,
- der schriftlichen Beschlüsse mit Ort und Datum der Verkündung, also der Beschlüsse ohne Versammlung (siehe Umlaufbeschluss in der WEG),
- der Urteilsformeln aus WEG-Gerichtsverfahren nach § 43 WEG mit Datum, Gericht und Parteien,
soweit sie nach dem 1. Juli 2007 ergangen sind. Die Einträge werden fortlaufend nummeriert; Anfechtung oder Aufhebung wird angemerkt, bedeutungslose Einträge können gelöscht werden. Eintragungen, Vermerke und Löschungen sind unverzüglich zu erledigen und mit Datum zu versehen (§ 24 Abs. 7 Satz 2 bis 7 WEG).
Die Sammlung führt der Verwalter. Fehlt einer, muss der Vorsitzende der Versammlung sie führen, sofern die Eigentümer nicht mit Stimmenmehrheit jemand anderen dafür bestellt haben (§ 24 Abs. 8 WEG).
Ältere Texte zur Reform nennen „§ 25 Abs. 5 WEG-E“: Die Bundesregierung wollte die Beschluss-Sammlung 2020 durch eine Sammlung der Niederschriften ersetzen (BT-Drs. 19/18791, S. 72 bis 74). Der Rechtsausschuss hat sie beibehalten, weil sie sich „in ihrer gegenwärtigen Form bewährt“ habe (BT-Drs. 19/22634, S. 45).
Protokoll und Beschluss-Sammlung: der Unterschied
Beide Dokumente halten Beschlüsse fest, aber mit unterschiedlichem Zweck. Das Protokoll dokumentiert eine einzelne Versammlung und kann mehr enthalten als die Beschlüsse, etwa Abstimmungsergebnisse und Erörterungen. Die Beschluss-Sammlung ist das fortlaufende Register der Gemeinschaft: Sie enthält nur Wortlaute, dafür aus allen Versammlungen, aus Beschlüssen ohne Versammlung und aus Gerichtsverfahren. Den Überblick über alle Beschlüsse gibt die Beschluss-Sammlung; wie ein Beschluss zustande kam, zeigt das Protokoll.
| Merkmal | Protokoll | Beschluss-Sammlung |
|---|---|---|
| Umfang | eine Versammlung | alle Beschlüsse und Urteile nach dem 1. Juli 2007 |
| Inhalt | gefasste Beschlüsse, üblich mehr | nur Wortlaut, Ort, Datum, Vermerke |
| Wer | Vorsitz; Unterschrift von drei Personen | Verwalter |
| Frist | unverzüglich | unverzüglich, mit Datum |
| Einsicht | § 18 Abs. 4 WEG | § 24 Abs. 7 Satz 8 WEG, auch ermächtigte Dritte |
Beschlüsse ohne Versammlung erfasst die Beschluss-Sammlung (§ 24 Abs. 7 Satz 2 Nr. 2 WEG); die Niederschrift nach § 24 Abs. 6 WEG betrifft nur die in der Versammlung gefassten Beschlüsse.
Setzt die Verwaltung einen Beschluss nicht um, ist der Wortlaut aus der Beschluss-Sammlung Ihre Grundlage; wie Sie dann vorgehen, zeigt der Beitrag Verwaltung setzt Beschlüsse nicht um.
Gilt ein Beschluss ohne Protokoll oder ohne Unterschrift?
Ein Beschluss entsteht nach dem BGH in der Versammlung, nicht auf dem Papier. Die Feststellung und Bekanntgabe des Beschlussergebnisses durch den Vorsitzenden hat grundsätzlich konstitutive Bedeutung, sie ist also Voraussetzung dafür, dass ein Beschluss zustande kommt (Beschluss vom 23.08.2001, V ZB 10/01, Leitsatz b). Die Entscheidung erging zum Recht vor den Reformen 2007 und 2020; nach verbreiteter Ansicht gelten ihre Grundsätze zur Beschlussfeststellung fort.
Aus derselben Entscheidung folgt für Sie:
- Die Feststellung muss nicht ins Protokoll aufgenommen werden und kann auch stillschweigend geschehen. Steht im Protokoll ein klares Abstimmungsergebnis, ist im Zweifel von einer solchen Feststellung auszugehen.
- Fehlt im Protokoll ein Feststellungsvermerk, heißt das allein nicht, dass kein Beschluss zustande kam.
- Die Feststellung muss in der Versammlung selbst erfolgen. Eigentümer müssen nicht auf eine nachgeholte Feststellung warten, sondern rechtzeitig anfechten.
Ein gefasster Beschluss ist gültig, solange er nicht durch rechtskräftiges Urteil für ungültig erklärt ist (§ 23 Abs. 4 Satz 2 WEG). Welche Folgen eine fehlende Unterschrift hat, ist damit nicht abschließend geklärt; verlassen Sie sich nicht darauf, dass ein Formfehler im Protokoll einen Beschluss beseitigt, und lassen Sie das anwaltlich prüfen.
Protokoll falsch oder fehlt: So gehen Sie vor
Handeln Sie in dieser Reihenfolge, die Anfechtungsfrist läuft schon:
- Notizen sichern: Halten Sie gleich nach der Versammlung Anträge, Abstimmungen und verkündete Ergebnisse fest. Die Monatsfrist beginnt mit der Beschlussfassung (§ 45 WEG).
- Protokoll anfordern: Verlangen Sie das Protokoll oder Einsicht (§ 18 Abs. 4 WEG).
- Berichtigung verlangen: Benennen Sie den Fehler konkret und bitten Sie die Verwaltung schriftlich um Korrektur, den Beiratsvorsitz in Kopie; er unterschreibt die Niederschrift mit (§ 24 Abs. 6 Satz 2 WEG).
- Anfechtung prüfen lassen: Die Klage muss binnen eines Monats nach der Beschlussfassung erhoben und binnen zwei Monaten begründet werden (§ 45 WEG); die Begründungsfrist prüft das Gericht von Amts wegen (BGH, Urteil vom 23.06.2023, V ZR 28/22). Eine Berichtigung hält die Fristen nicht an. Mehr im Beitrag Beschluss anfechten in der WEG.
- Wenn die Verwaltung sich dauerhaft verweigert: Jeder Eigentümer kann von der Gemeinschaft eine ordnungsmäßige Verwaltung verlangen (§ 18 Abs. 2 WEG); gegenüber dem Verwalter vertritt der Beiratsvorsitz oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer die Gemeinschaft (§ 9b Abs. 2 WEG). Bringen Sie das Thema mit dem Verlangen auf Einberufung auf die Tagesordnung (Fristen: Einladung zur Eigentümerversammlung). Bei anhaltenden Pflichtverletzungen: Unzufrieden mit der WEG-Verwaltung und Hausverwaltung abwählen. Für den Gerichtsweg zur Berichtigung lassen Sie sich anwaltlich beraten.
Wann das Protokoll beglaubigt werden muss
Für das normale Protokoll ist keine Beglaubigung nötig. Notariell beglaubigte Unterschriften brauchen Sie nur in zwei Sonderfällen:
| Anlass | Rechtsgrundlage |
|---|---|
| Die Verwaltereigenschaft muss in öffentlich beglaubigter Form nachgewiesen werden, etwa gegenüber dem Grundbuchamt | § 26 Abs. 4 WEG, § 29 Abs. 1 GBO |
| Ein Beschluss aufgrund einer Vereinbarung soll als Inhalt des Sondereigentums ins Grundbuch | § 7 Abs. 2, § 5 Abs. 4 Satz 1 WEG |
Im ersten Fall genügt die Niederschrift über den Bestellungsbeschluss mit öffentlich beglaubigten Unterschriften der drei Unterzeichner (§ 26 Abs. 4 WEG); das Grundbuchamt verlangt solche Urkunden (§ 29 Abs. 1 GBO). Im zweiten Fall braucht es mit einer so beglaubigten Niederschrift keine Bewilligungen der einzelnen Eigentümer (§ 7 Abs. 2 WEG).
Öffentliche Beglaubigung heißt: Die Erklärung wird schriftlich abgefasst, und ein Notar beglaubigt die Unterschrift (§ 129 Abs. 1 BGB). Klären Sie vor einer Verwalterwahl, wer unterschreibt und zum Notar gehen kann. Das passende Muster ist unsere Niederschrift beim Verwalterwechsel, dazu die Einladung zum Verwalterwechsel. Was der Notar dafür berechnet, steht im Beitrag zur selbst organisierten Eigentümerversammlung.
Protokolle und Beschluss-Sammlung beim Kauf und Verkauf
Wer eine Eigentumswohnung kauft, übernimmt die Beschlüsse der Gemeinschaft: Beschlüsse wirken gegen einen Käufer, ohne dass sie im Grundbuch stehen müssen (§ 10 Abs. 3 Satz 2 WEG). Ausgenommen sind Beschlüsse aufgrund einer Vereinbarung; sie brauchen die Eintragung (§ 10 Abs. 3 Satz 1 WEG). Protokolle und Beschluss-Sammlung zeigen deshalb, was auf einen Käufer zukommt, etwa eine beschlossene Sonderumlage.
In die Beschluss-Sammlung darf auch ein Dritter sehen, den ein Eigentümer ermächtigt hat (§ 24 Abs. 7 Satz 8 WEG), als Verkäufer also Ihr Kaufinteressent. Für Niederschriften nennt das Gesetz ermächtigte Dritte nicht ausdrücklich; Protokolle, die Ihnen vorliegen, können Sie aber selbst weitergeben.
Beachten Sie den Stichtag: Die Beschluss-Sammlung muss nur Beschlüsse und Urteile enthalten, die nach dem 1. Juli 2007 ergangen sind (§ 24 Abs. 7 Satz 2 WEG). Ältere Beschlüsse finden sich nur in den Protokollen. Weitere Unterlagen: Eigentumswohnung verkaufen und für Erben Wohnung in einer WEG geerbt.
Die Regeln sind Bundesrecht und gelten auch in Berlin und Leipzig (Leitfäden Berlin, Leipzig). Streit um Beschlüsse gehört ausschließlich vor das Amtsgericht, in dessen Bezirk das Grundstück liegt (§ 43 Abs. 2 WEG, § 23 Nr. 2 Buchst. c GVG).
