Neue Verwaltung gewählt: Niederschrift der Eigentümerversammlung als Vorlage
Die neue Verwaltung muss ihre Bestellung nachweisen können, gegenüber dem Grundbuchamt sogar in öffentlich beglaubigter Form. Dafür genügt die Niederschrift über den Bestellungsbeschluss mit beglaubigten Unterschriften (§ 26 Abs. 4 WEG). Mit dieser Vorlage halten Sie die Beschlüsse zum Verwalterwechsel so fest, dass dieser Nachweis gelingt.
So verwenden Sie die Vorlage
Führen Sie die Niederschrift während der Versammlung mit und tragen Sie die Ergebnisse direkt nach jeder Abstimmung ein.
Das Gesetz verlangt, dass die Niederschrift über die gefassten Beschlüsse unverzüglich aufgenommen wird (§ 24 Abs. 6 Satz 1 WEG).
Den Vorsitz führt die Verwaltung, sofern die Versammlung nichts anderes beschließt (§ 24 Abs. 5 WEG).
Ist die bisherige Verwaltung noch im Amt und anwesend, eröffnet sie die Versammlung und leitet sie bis zur Wahl unter TOP 2. Halten Sie in TOP 1 fest, wann und wie eingeladen wurde: in Textform, mit einer Frist von mindestens drei Wochen, außer bei besonderer Dringlichkeit (§ 24 Abs. 4 WEG). Die Einladung gibt es als eigene Vorlage „Einladung zur Eigentümerversammlung (Verwalterwechsel)“.
Haben die Eigentümer die Teilnahme im Wege elektronischer Kommunikation (§ 23 Abs. 1 Satz 2 WEG) oder eine virtuelle Versammlung beschlossen (§ 23 Abs. 1a WEG, mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen), tragen Sie die Form der Versammlung und die online zugeschalteten Eigentümer in den Kopfdaten ein.
Jede Eigentümerin und jeder Eigentümer hat eine Stimme (§ 25 Abs. 2 WEG), außer Ihre Teilungserklärung oder Gemeinschaftsordnung bestimmt etwas anderes, etwa Stimmen nach Miteigentumsanteilen (§ 10 Abs. 1 Satz 2 WEG).
Es entscheidet die Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG); eine Mindestzahl anwesender Eigentümer verlangt das Gesetz nicht. Vollmachten brauchen Textform (§ 25 Abs. 3 WEG).
Die Verwaltung kann jederzeit abberufen werden.
Der Vertrag mit der bisherigen Verwaltung endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3 WEG; BGH, Urteil vom 25.02.2022, V ZR 65/21). Stimmen Sie das Datum der Abberufung in TOP 3 und den Beginn der neuen Bestellung in TOP 4 aufeinander ab.
Die Bestellung gilt höchstens fünf Jahre, bei der ersten Bestellung nach der Begründung von Wohnungseigentum höchstens drei Jahre (§ 26 Abs. 2 Satz 1 WEG).
Wählen Sie den Zeitraum in TOP 4 entsprechend.
Den Verwaltervertrag schließt für die Gemeinschaft die oder der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder eine durch Beschluss ermächtigte Wohnungseigentümerin oder ein ermächtigter Wohnungseigentümer (§ 9b Abs. 2 WEG).
Tragen Sie in TOP 4 eine dieser Personen ein.
Unterschreiben müssen die Versammlungsleitung, eine Eigentümerin oder ein Eigentümer und, falls ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, dessen Vorsitz oder Vertretung (§ 24 Abs. 6 Satz 2 WEG).
Muss die Bestellung der neuen Verwaltung gegenüber dem Grundbuchamt nachgewiesen werden, etwa weil nach der Gemeinschaftsordnung der Verkauf einer Wohnung die Zustimmung der Verwaltung braucht (§ 12 Abs. 1 WEG), lassen Sie diese Unterschriften notariell beglaubigen (§ 26 Abs. 4 WEG).
Die Notargebühr beträgt dafür 20 Euro zuzüglich Umsatzsteuer (GNotKG, Kostenverzeichnis Nr. 25101 Nr. 3 und Nr. 32014), für mehrere Unterschriften nur einmal, wenn sie in einem Vermerk beglaubigt werden (Nr. 25100 Anmerkung Abs. 2).
Tragen Sie die verkündeten Beschlüsse unverzüglich in die Beschluss-Sammlung ein (§ 24 Abs. 7 WEG).
Sie führt die Verwaltung; bis die neue Bestellung beginnt, ist das die noch amtierende Verwaltung. Fehlt eine Verwaltung, führt sie die Versammlungsleitung, sofern die Eigentümer niemand anderen bestimmt haben (§ 24 Abs. 8 WEG). Übergeben Sie die Niederschrift danach der neuen Verwaltung.
Eine Pflicht, die Niederschrift an alle Eigentümer zu senden, enthält das WEG nicht; jeder Eigentümer kann Einsicht in die Verwaltungsunterlagen und die Beschluss-Sammlung verlangen (§ 18 Abs. 4, § 24 Abs. 7 WEG).
Es empfiehlt sich trotzdem, die Niederschrift allen zu schicken. Eine Anfechtungsklage muss innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erhoben werden, nicht erst nach Zugang der Niederschrift (§ 45 WEG).
Vorlage
Gelb markierte Felder ersetzen Sie durch Ihre Angaben. In der Word-Datei sind sie ebenfalls markiert.
Niederschrift
über die [außerordentliche / ordentliche] Eigentümerversammlung der
WEG [Anschrift der WEG]
- Versammlungsdatum:
- [Wochentag], [Datum]
- Beginn:
- [Uhrzeit] Uhr
- Versammlungsort / Form:
- [Versammlungsort / mit Online-Teilnahme / virtuell (Beschluss vom Datum)]
- Anwesend, vertreten oder online zugeschaltet:
- [Anzahl] von [Anzahl] Eigentümern, [Anzahl] von [Anzahl] Miteigentumsanteilen
Beteiligte
- Versammlungsleitung:
- [Name]
- Protokollführung:
- [Name]
- Sonstige Teilnehmer:
- [Namen, zum Beispiel Vertretung der neuen Verwaltung]
Tagesordnung
TOP 1Begrüßung und Eröffnung
TOP 2Wahl der Versammlungsleitung und der Protokollführung
TOP 3Abberufung der bisherigen Verwaltung
TOP 4Bestellung der neuen Verwaltung und Abschluss des Verwaltervertrags
TOP 5Beglaubigung der Unterschriften unter der Niederschrift
TOP 6Sonstiges
TOP 1Begrüßung und Eröffnung
[Name, bei anwesender bisheriger Verwaltung diese] eröffnet die Versammlung um [Uhrzeit] Uhr und stellt fest, dass die Einladung am [Datum] in Textform an alle Eigentümer versandt wurde, [mindestens drei Wochen vor der Versammlung / wegen besonderer Dringlichkeit mit kürzerer Frist, weil: Grund]. Die Vollmachten wurden geprüft und liegen der Niederschrift bei.
TOP 2Wahl der Versammlungsleitung und der Protokollführung
Beschlussantrag
Die Wohnungseigentümer wählen [Name] zur Versammlungsleitung und [Name] zur Protokollführung.
Abstimmungsergebnis ([nach Köpfen / nach Miteigentumsanteilen])
- Ja-Stimmen
- [Anzahl]
- Nein-Stimmen
- [Anzahl]
- Enthaltungen
- [Anzahl]
Der Beschluss wurde [einstimmig / mehrheitlich] [angenommen / abgelehnt]. Die Versammlungsleitung hat das Ergebnis verkündet.
TOP 3Abberufung der bisherigen Verwaltung
Beschlussantrag
Die Wohnungseigentümer beschließen gemäß § 26 Abs. 1 und 3 WEG, die [Name der bisherigen Verwaltung], [Anschrift], mit Wirkung zum [Datum] als Verwalterin abzuberufen.
Abstimmungsergebnis ([nach Köpfen / nach Miteigentumsanteilen])
- Ja-Stimmen
- [Anzahl]
- Nein-Stimmen
- [Anzahl]
- Enthaltungen
- [Anzahl]
Der Beschluss wurde [einstimmig / mehrheitlich] [angenommen / abgelehnt]. Die Versammlungsleitung hat das Ergebnis verkündet.
TOP 4Bestellung der neuen Verwaltung und Abschluss des Verwaltervertrags
Beschlussantrag
Die Wohnungseigentümer beschließen gemäß § 26 Abs. 1 WEG, die [Name der neuen Verwaltung], [Anschrift], für den Zeitraum vom [Datum] bis zum [Datum, höchstens fünf Jahre, bei erster Bestellung höchstens drei Jahre] zur Verwalterin zu bestellen. Grundlage ist das Angebot vom [Datum] mit einer Vergütung von [Vergütung] Euro je Einheit und Monat zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer. [Name, Vorsitz des Verwaltungsbeirats oder Wohnungseigentümerin/Wohnungseigentümer] wird ermächtigt, den Verwaltervertrag auf dieser Grundlage im Namen der Gemeinschaft abzuschließen und zu unterzeichnen (§ 9b Abs. 2 WEG).
Abstimmungsergebnis ([nach Köpfen / nach Miteigentumsanteilen])
- Ja-Stimmen
- [Anzahl]
- Nein-Stimmen
- [Anzahl]
- Enthaltungen
- [Anzahl]
Der Beschluss wurde [einstimmig / mehrheitlich] [angenommen / abgelehnt]. Die Versammlungsleitung hat das Ergebnis verkündet.
TOP 5Beglaubigung der Unterschriften unter der Niederschrift
Beschlussantrag
Die Unterschriften der Versammlungsleitung, von [Name] als Wohnungseigentümerin oder Wohnungseigentümer und, falls ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, von [Name] als Vorsitz oder Vertretung des Verwaltungsbeirats unter der Niederschrift werden öffentlich beglaubigt, damit die Bestellung gegenüber dem Grundbuchamt nachgewiesen werden kann (§ 26 Abs. 4 WEG). Die Kosten trägt die Gemeinschaft.
Abstimmungsergebnis ([nach Köpfen / nach Miteigentumsanteilen])
- Ja-Stimmen
- [Anzahl]
- Nein-Stimmen
- [Anzahl]
- Enthaltungen
- [Anzahl]
Der Beschluss wurde [einstimmig / mehrheitlich] [angenommen / abgelehnt]. Die Versammlungsleitung hat das Ergebnis verkündet.
TOP 6Sonstiges
[Stichpunkte, ohne Beschlussfassung]
Schluss der Versammlung
- Versammlungsende:
- [Uhrzeit] Uhr
[Ort], den [Datum]
Versammlungsleitung [Name]
Wohnungseigentümer/in [Name]
Vorsitz oder Vertretung des Verwaltungsbeirats [Name]
Ist kein Verwaltungsbeirat bestellt, entfällt die dritte Unterschrift (§ 24 Abs. 6 WEG). Für den Nachweis der Verwalterbestellung gegenüber dem Grundbuchamt werden die Unterschriften öffentlich beglaubigt (§ 26 Abs. 4 WEG).
Diese Vorlage ist ein allgemeines Muster und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Prüfen Sie Ihre Teilungserklärung auf abweichende Regeln.
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