Die Verwaltung hört auf, soll abgewählt werden oder die Bestellung läuft aus: Dann braucht Ihre Gemeinschaft eine neue Verwaltung, und die Bestellung kann bis zu fünf Jahre laufen. Diese Seite zeigt den Weg von der ersten Anfrage bis zur arbeitenden neuen Verwaltung: was in die Anfrage gehört, welche Nachweise jede Verwaltung vorlegen sollte, wie Sie Angebote vergleichen und sauber beschließen.
Wie Sie die bisherige Verwaltung abberufen, steht im Beitrag Hausverwaltung abwählen: Ablauf, Fristen, Beschluss. Wenn Sie noch überlegen, ob ein Wechsel nötig ist, hilft Unzufrieden mit der WEG-Verwaltung?; ist die bisherige Verwaltung schlicht nicht mehr erreichbar, zeigt Hausverwaltung reagiert nicht die ersten Schritte vor einem Wechsel. Wer in der Gemeinschaft was entscheidet, erklärt Was ist eine WEG?. Suchen Sie keine Verwaltung für die Gemeinschaft, sondern für Ihre eigene vermietete Wohnung, ist die Sondereigentumsverwaltung das passende Thema.
Warum die Suche früh beginnen sollte
Viele Verwaltungen nehmen neue Gemeinschaften nur zurückhaltend an. Das zeigt das Branchenbarometer 2026 des Verbands der Immobilienverwalter Deutschland (VDIV), eine Befragung unter Verwaltungen:
| Kennzahl (befragte Verwaltungen) | Wert |
|---|---|
| bezeichnen sich als überlastet | 62,1 % |
| prüfen sämtliche Anfragen neuer WEG weiter | 14,2 % |
| mehr als die Hälfte der WEG-Anfragen abgelehnt, nicht weiterverfolgt oder mit einem „Abwehrangebot“ beantwortet | 45,9 % |
| übernehmen nur noch Objekte ab einer Mindestgröße (im Mittel rund 16 Wohneinheiten) | 21,0 % |
| planen, kleinere Objekte abzugeben | 31,0 % |
Quellen: vdiv.de und immoclick24.de (Bericht vom 23.09.2026). Die Werte beschreiben die befragten Verwaltungen, sie sind ausdrücklich keine Quote erfolgloser Verwaltersuchen. Zahlen nur für Berlin oder Leipzig gibt es nicht.
Für Ihre Gemeinschaft heißt das: Planen Sie Vorlauf ein, wenn die Bestellung ausläuft oder eine Abberufung ansteht, und schicken Sie vollständige Angaben zum Objekt. Eine Anfrage, die alle Fragen der Verwaltung schon beantwortet, wird eher geprüft.
Der Weg zur neuen Verwaltung in acht Schritten
- Wer sucht? Der Verwaltungsbeirat oder eine Gruppe von Eigentümern übernimmt die Suche. Der BGH hält es für sinnvoll, dass nicht die amtierende, „befangene“ Verwaltung Konkurrenzangebote einholt, sondern Beirat oder Eigentümer selbst (Urteil vom 01.04.2011, V ZR 96/10, Rn. 13, zum Recht vor der WEG-Reform 2020 und zur Wiederbestellung; hier als Praxishinweis).
- Anfrage schreiben: eine Beschreibung des Objekts und Ihrer Erwartungen, gleich für alle Verwaltungen.
- Verwaltungen ansprechen: Empfehlungen anderer Gemeinschaften, eigene Recherche oder die Verwaltersuche des VDIV.
- Angebote einholen: mindestens ein Vergleichsangebot neben dem Favoriten (BGH, Urteil vom 27.03.2026, V ZR 7/25, Rn. 10).
- Nachweise prüfen und Angebote vergleichen.
- Vertrag verhandeln: Leistungen, Vergütung, Laufzeit, Befugnisse.
- Versammlung: Bestellung und Vertrag als Tagesordnungspunkt, Angebote vorab an alle Eigentümer, Beschluss. Lädt die Verwaltung nicht ein, hilft unsere Vorlage für das Verlangen auf Einberufung.
- Übergabe: Stichtag, Unterlagen, Konten, laufende Verträge.
Die Verwaltersuche des VDIV funktioniert so: Sie geben Objekt, Verwaltungsart, Standort und Anforderungen in ein Formular ein, der Verband stellt die Anfrage den Mitgliedern seiner Landesverbände zur Verfügung, und interessierte Verwaltungen melden sich mit einem Angebot. Eine Empfehlung spricht der Verband nicht aus.
Was gehört in die Anfrage?
Je vollständiger Ihre Anfrage, desto eher prüft eine Verwaltung sie und desto besser lassen sich die Angebote vergleichen. Die Fachpresse rät, Zahl der Einheiten, Zustand des Gebäudes, laufende Verträge, anstehende Sanierungen und offene Streitfragen knapp und vollständig zu nennen (immoclick24.de, 23.09.2026). Die übrigen Punkte der Tabelle sind unsere Empfehlung.
| Angabe | Warum die Verwaltung sie braucht |
|---|---|
| Zahl der Einheiten, davon Gewerbe | Aufwand und Preis; unter neun Sondereigentumsrechten gelten Sonderregeln zur Zertifizierung |
| Baujahr, Zustand, anstehende Sanierungen | Aufwand für Erhaltung und Bauprojekte |
| laufende Verträge mit Dienstleistern | was übernommen werden muss |
| Stand von Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan | ob Rückstände aufzuarbeiten sind |
| offene Streitfragen und Gerichtsverfahren | Aufwand und Risiko |
| gewünschter Beginn | Planung der Übernahme |
| Erwartungen an Erreichbarkeit und Versammlungen | Betreuungsmodell, Präsenz oder online |
Liegt das Haus in Berlin in einem sozialen Erhaltungsgebiet (Milieuschutz) oder ist eine Umwandlung in Eigentumswohnungen Thema, gehört das ebenfalls in die Anfrage, weil die Verwaltung dann Genehmigungsverfahren begleiten muss. Schicken Sie allen Verwaltungen dieselbe Anfrage, sonst vergleichen Sie am Ende unterschiedliche Leistungen.
Welche Nachweise sollte die Verwaltung vorlegen?
Vier Nachweise haben eine gesetzliche Grundlage. Lassen Sie sich jeden vorlegen:
| Prüfpunkt | So prüfen Sie es |
|---|---|
| Erlaubnis als Wohnimmobilienverwalter (§ 34c Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 GewO) | Erlaubnisurkunde; ein öffentliches Register gibt es nicht (§ 11a GewO erfasst § 34c nicht) |
| Berufshaftpflicht für Vermögensschäden, mindestens 500.000 € je Versicherungsfall und 1.000.000 € je Jahr (§ 15 Abs. 2, 3 MaBV) | Versicherungsbestätigung; ohne sie wird die Erlaubnis versagt (§ 34c Abs. 2 Nr. 3 GewO) |
| Weiterbildung von 20 Stunden in drei Kalenderjahren (§ 34c Abs. 2a GewO) | Angaben dazu muss die Verwaltung ihrem Auftraggeber auf Anfrage unverzüglich machen (§ 11 Satz 1 Nr. 3 MaBV); fragen Sie schon im Angebot danach |
| Zertifizierung (§ 26a WEG) | IHK-Bescheinigung (§ 6 Abs. 2 ZertVerwV) oder Nachweis der Gleichstellung, etwa als Immobilienkaufmann oder -kauffrau oder Geprüfter Immobilienfachwirt (§ 7 ZertVerwV) |
Fragen Sie außerdem, wer Ihre Gemeinschaft betreuen wird. Bei einer GmbH lautet die Erlaubnis auf die Gesellschaft.
Ohne gesetzliche Grundlage, aber hilfreich: Fragen nach festem Ansprechpartner und Vertretung, Erreichbarkeit, Notdienst, Eigentümerportal, Konto auf den Namen der Gemeinschaft und einer Referenz-WEG vergleichbarer Größe.
Muss die neue Verwaltung zertifiziert sein?
In der Regel ja. Zur ordnungsmäßigen Verwaltung gehört die Bestellung eines zertifizierten Verwalters (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG). Die Ausnahme greift nur, wenn alle drei Bedingungen zusammen erfüllt sind: weniger als neun Sondereigentumsrechte, ein Wohnungseigentümer ist Verwalter, und weniger als ein Drittel der Eigentümer verlangt einen zertifizierten Verwalter.
Die Übergangsregeln sind abgelaufen: Die Pflicht gilt seit dem 01.12.2023, und wer am 01.12.2020 bereits Verwalter war, galt gegenüber seiner Gemeinschaft nur bis zum 01.06.2024 als zertifiziert (§ 48 Abs. 4 WEG). Für eine neue Verwaltung spielt diese Übergangsregel keine Rolle: Sie muss den Nachweis heute vorlegen können.
Eine Firma darf sich nur dann zertifizierter Verwalter nennen, wenn ihre Beschäftigten, die unmittelbar mit der WEG-Verwaltung betraut sind, die Prüfung bestanden haben oder gleichgestellt sind (§ 8 ZertVerwV). Lassen Sie sich deshalb den Nachweis für die Personen zeigen, die Ihre Gemeinschaft betreuen werden.
Angebote vergleichen: Warum der Preis nicht entscheidet
Der BGH ist deutlich: Das Entgelt ist „nicht der einzige und auch nicht der wichtigste Gesichtspunkt“. Entscheidend ist, ob die Verwaltung ihrer Aufgabe gerecht wird und ob die Eigentümer mit ihr im Alltag gut zurechtkommen (Urteil vom 01.04.2011, V ZR 96/10, Rn. 13, noch zum Recht vor der WEG-Reform 2020).
Im Urteil vom 27.03.2026 (V ZR 7/25, Rn. 10) greift der BGH diese Rechtsprechung für das geltende Recht auf und nennt die Bestellung eine „langfristige Personalentscheidung“, bei der neben der Person auch fachliche Kompetenz und ausreichende Ausstattung der Bewerber im Vergleich zu beurteilen sind.
Legen Sie die Angebote nebeneinander und vergleichen Sie je Verwaltung:
- Grundvergütung je Einheit und Monat, netto und brutto.
- Welche Aufgaben die Grundvergütung abdeckt und welche extra kosten.
- Sonderhonorare als Stundensatz oder Pauschale und wie oft sie bei Ihnen anfallen dürften.
Nach dem BGH müssen bei einer Aufteilung in Grund- und Sondervergütung die Grundleistungen klar von den gesondert vergüteten abgegrenzt sein und bei laufenden Aufgaben muss der Gesamtumfang erkennbar sein (Versäumnisurteil vom 05.07.2019, V ZR 278/17, zum Recht vor der WEG-Reform 2020). Zur Einordnung: Laut CRES-Verwalterentgeltstudie 2026 liegen durchschnittliche Basissätze bei Neuverträgen je nach Größe zwischen 29,75 € und 47,60 € brutto je Einheit und Monat (IVD, 22.04.2026). Preise und Rechenweg zeigt der Beitrag Was kostet eine Hausverwaltung in Berlin?.
Was gehört in den Verwaltervertrag?
Bestellung und Vertrag sind zwei verschiedene Dinge, beschließen Sie beides. Der Vertrag regelt Leistungen und Vergütung.
| Vertragspunkt | Worauf Sie achten |
|---|---|
| Beginn und Dauer | Die Bestellung darf höchstens fünf Jahre dauern, bei der ersten Bestellung nach der Begründung von Wohnungseigentum höchstens drei Jahre (§ 26 Abs. 2 WEG). Die Vertragslaufzeit sollte zur Bestellung passen. Erstverträge laufen laut CRES-Studie 2026 meist zwei bis drei Jahre |
| Ende bei Abberufung | Die Verwaltung kann jederzeit abberufen werden, der Vertrag endet spätestens sechs Monate danach; abweichende Klauseln sind unwirksam (§ 26 Abs. 3, 5 WEG; BGH, Urteil vom 25.02.2022, V ZR 65/21) |
| Leistungsverzeichnis | gesetzliche Pflichtaufgaben sollten in der Grundvergütung enthalten sein: jährliche Versammlung, Beschluss-Sammlung, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Vermögensbericht (§§ 24, 28 WEG) |
| Sonderhonorare | abschließend und mit Betrag; häufig gesondert vergütet werden laut CRES-Studie bauliche Maßnahmen, Veräußerungszustimmungen und gerichtliche Vertretungen |
| Befugnisse und Wertgrenzen | per Beschluss erweiterbar oder einschränkbar (§ 27 Abs. 2 WEG), etwa mit Wertgrenzen für eigenständige Aufträge |
| Übernahme | Ist die Aufarbeitung liegen gebliebener Vorgänge der Vorverwaltung im Preis enthalten? |
Zu Wertgrenzen hat der BGH zum früheren Recht entschieden, dass eine Übertragung von Befugnissen zulässig ist, wenn das finanzielle Risiko für den einzelnen Eigentümer begrenzt und überschaubar bleibt (Urteil vom 11.06.2021, V ZR 215/20).
Wie beschließt die Versammlung die neue Verwaltung?
Über die Bestellung beschließen die Eigentümer (§ 26 Abs. 1 WEG):
- Einladung: Bestellung und Vertrag müssen als Gegenstand in der Einladung stehen (§ 23 Abs. 2 WEG). Die Frist soll mindestens drei Wochen betragen (§ 24 Abs. 4 WEG); mehr zu Frist, Form und Tagesordnung der Einladung, Vorlage: Einladung beim Verwalterwechsel.
- Angebote vorab an alle: Zur Neubestellung gehört nach dem BGH, die Alternativangebote den Eigentümern zu übersenden (V ZR 96/10, Rn. 12 f.). Eine Frist nennt er nicht; am einfachsten verschicken Sie sie mit der Einladung.
- Abstimmung: Es entscheidet die Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG), Enthaltungen zählen nicht. (Mehrheiten und Stimmrecht in der WEG). Stehen mehrere Bewerber zur Wahl, muss nach der BGH-Rechtsprechung zum früheren Recht über jeden abgestimmt werden, es sei denn, ein Bewerber hat bereits die absolute Mehrheit und jeder Eigentümer hat nur eine Ja-Stimme (Urteil vom 18.01.2019, V ZR 324/17).
- Unterschrift: Gegenüber dem Verwalter vertritt der Vorsitz des Beirats oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer die Gemeinschaft (§ 9b Abs. 2 WEG). Bestimmen Sie im Beschluss ausdrücklich, wer den Vertrag unterschreibt; unsere Vorlage für die Beschlüsse zu Abberufung und Neubestellung hilft dabei.
- Niederschrift: Muss die Verwaltung ihre Stellung durch öffentlich beglaubigte Urkunde nachweisen, genügt die Niederschrift mit öffentlich beglaubigten Unterschriften (§ 26 Abs. 4 WEG); Einzelheiten im Beitrag Hausverwaltung abwählen.
Fehlen Vergleichsangebote, droht eine Anfechtung des Beschlusses: Die Klage ist binnen eines Monats zu erheben und binnen zweier Monate nach der Beschlussfassung zu begründen (§ 45 WEG).
Wie läuft die Übergabe von der alten Verwaltung?
Vereinbaren Sie mit alter und neuer Verwaltung einen Stichtag, zu dem Unterlagen, Konten und laufende Verträge übergehen. Diese Liste hilft dabei:
| Unterlage oder Vorgang | Warum |
|---|---|
| Beschluss-Sammlung und Niederschriften | Grundlage aller Beschlüsse, die Verwaltung führt die Sammlung (§ 24 Abs. 8 WEG) |
| Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung | Regeln der Gemeinschaft |
| Eigentümerliste | Einladungen und Hausgeld |
| letzte Jahresabrechnungen, Wirtschaftsplan, Vermögensbericht | Stand der Finanzen (§ 28 WEG) |
| Kontoauszüge, Kontovollmachten, Stand der Erhaltungsrücklage | Zugriff auf das Geld der Gemeinschaft |
| Hausgeldrückstände, Mahnverfahren | offene Forderungen |
| Dienstleister- und Versicherungsverträge, offene Schadensfälle | laufende Pflichten |
| Schlüssel, Pläne, Wartungs- und Prüfprotokolle | Betrieb des Hauses |
| laufende Gerichtsverfahren | Fristen |
Ob die Zahlen stimmen, prüfen Sie mit den Beiträgen Jahresabrechnung prüfen und Erhaltungsrücklage. Jeder Eigentümer kann Einsicht in die Verwaltungsunterlagen der Gemeinschaft verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG). Gibt die alte Verwaltung Unterlagen nicht heraus, lassen Sie sich rechtlich beraten; die Rechtslage im Einzelnen ist in diesem Beitrag nicht ausgewertet.
Keine Verwaltung gefunden: was dann?
Findet sich keine Verwaltung, bleibt die Gemeinschaft handlungsfähig. Ohne Verwalter wird sie durch die Eigentümer gemeinschaftlich vertreten (§ 9b Abs. 1 Satz 2 WEG). Eine Versammlung kann dann der Vorsitz des Beirats, dessen Vertreter oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer einberufen (§ 24 Abs. 3 WEG). Die Beschluss-Sammlung führt der Vorsitz der Versammlung, sofern die Eigentümer keinen anderen dafür bestimmen (§ 24 Abs. 8 Satz 2 WEG).
Wie das praktisch geht, zeigt Eigentümerversammlung ohne Verwalter selbst organisieren.
Auch ein Eigentümer kann Verwalter werden. Ohne Zertifikat geht das nur, wenn die Gemeinschaft weniger als neun Sondereigentumsrechte hat und weniger als ein Drittel der Eigentümer einen zertifizierten Verwalter verlangt (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG). Ob ein Eigentümer, der die eigene kleine Gemeinschaft verwaltet, zusätzlich eine Erlaubnis nach § 34c GewO braucht, hängt davon ab, ob er gewerbsmäßig handelt; das klären Sie im Einzelfall mit der zuständigen Behörde oder einer Beratung.
Berlin und Leipzig: Wo wird die Erlaubnis erteilt?
Zuständig für die Erlaubnis nach § 34c GewO ist in Berlin das Ordnungsamt am Betriebssitz der Verwaltung, in Leipzig die Gewerbebehörde der Stadt. Ob diese Behörden Eigentümern Auskunft über eine erteilte Erlaubnis geben, sagen ihre Seiten nicht. Lassen Sie sich deshalb die Urkunde vorlegen.
| Stadt | Behörde und Hinweise |
|---|---|
| Berlin | das „für den Betriebssitz zuständige Ordnungsamt“; bei GmbH, UG oder AG wird die Erlaubnis der Gesellschaft erteilt (service.berlin.de) |
| Leipzig | Gewerbebehörde der Stadt Leipzig (Ordnungsamt), Technisches Rathaus, Prager Straße 130–136; die Erlaubnis gilt „unbefristet und bundesweit“ und ist nicht übertragbar (leipzig.de) |
Dass die Erlaubnis nicht übertragbar ist, zählt, wenn eine Verwaltung verkauft wird oder die Gesellschaft wechselt: Verlangen Sie dann die Erlaubnis des neuen Unternehmens. Was Eigentümer in beiden Städten sonst wissen sollten, fassen die Leitfäden für Immobilieneigentümer in Berlin und Immobilieneigentümer in Leipzig zusammen.
A1 Asset One kann als eine von mehreren Verwaltungen ein Angebot abgeben; holen Sie in jedem Fall mindestens ein Vergleichsangebot ein.
