Die Jahresabrechnung wirkt falsch, eine Rechnung ist unklar, vor der Versammlung wollen Sie Angebote prüfen, und die Verwaltung antwortet ausweichend: „nur in der Versammlung“ oder „aus Datenschutzgründen nicht möglich“. Als Wohnungseigentümer haben Sie ein gesetzliches Recht, die Verwaltungsunterlagen einzusehen. Diese Seite zeigt, was dazugehört, wie Sie die Einsicht verlangen und welche Schritte Ihnen offenstehen, wenn die Verwaltung mauert. Läuft auch sonst vieles schief, gibt die Übersicht Unzufrieden mit der WEG-Verwaltung den Rahmen.
Haben Sie ein Recht auf Einsicht?
Ja. Das Gesetz sagt: „Jeder Wohnungseigentümer kann von der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen.“ (§ 18 Abs. 4 WEG). Eine Voraussetzung nennt der Wortlaut nicht, auch keinen Anlass, den Sie begründen müssten.
Die Gesetzesbegründung nennt das Recht einen Individualanspruch jedes Eigentümers und „ein zentraler Teil der Informationsrechte der Wohnungseigentümer“; deshalb steht es seit der Reform ausdrücklich im Gesetz (BT-Drucks. 19/18791, S. 60).
Der Anspruch richtet sich gegen die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, nicht gegen die Verwaltung als Person. Laut Begründung ist zur Erfüllung „der Verwalter als Organ berufen“. Das passt zur Linie des Bundesgerichtshofs: Seit dem 01.12.2020 hat der einzelne Eigentümer wegen Pflichtverletzungen des Verwalters Ansprüche nur gegen die Gemeinschaft (Urteil vom 05.07.2024, V ZR 34/24).
Ihre E-Mail geht trotzdem an die Verwaltung. Denn: „Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer wird durch den Verwalter gerichtlich und außergerichtlich vertreten“ (§ 9b Abs. 1 Satz 1 WEG). Sie erfüllt den Anspruch also für die Gemeinschaft.
Welche Unterlagen Sie sehen dürfen
Das Einsichtsrecht umfasst laut Gesetzesbegründung „alle Dokumente, die für die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums relevant sind, etwa Verträge, Kontoauszüge und Pläne“. Papierdokumente gehören ebenso dazu wie digitale (BT-Drucks. 19/18791, S. 60).
| Unterlage | Grundlage |
|---|---|
| Verträge, z. B. Verwaltervertrag, Wartung | § 18 Abs. 4 WEG; Begründung S. 60 |
| Kontoauszüge der Gemeinschaft | § 18 Abs. 4 WEG; Begründung S. 60 |
| Rechnungen und Belege zu Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung | § 18 Abs. 4 WEG („alle Dokumente“) |
| Pläne | § 18 Abs. 4 WEG; Begründung S. 60 |
| Niederschriften der Versammlungen | § 18 Abs. 4 WEG; Begründung S. 72 |
| Beschluss-Sammlung (Beschlüsse nach dem 1. Juli 2007) | § 24 Abs. 7, 8 WEG |
Für die Beschluss-Sammlung regelt das Gesetz die Einsicht eigens: „Einem Wohnungseigentümer oder einem Dritten, den ein Wohnungseigentümer ermächtigt hat, ist auf sein Verlangen Einsicht in die Beschluss-Sammlung zu geben.“ (§ 24 Abs. 7 WEG). Fehlen Belege, weil die Jahresabrechnung nicht kommt oder der Wirtschaftsplan fehlt, helfen diese Seiten weiter.
Vermögensbericht und Eigentümerliste
Den Vermögensbericht müssen Sie nicht erst verlangen. Der Verwalter hat ihn nach Ablauf eines Kalenderjahres zu erstellen, mit dem Stand der Rücklagen und einer Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens. Das Gesetz sagt: „Der Vermögensbericht ist jedem Wohnungseigentümer zur Verfügung zu stellen.“ (§ 28 Abs. 4 WEG). Haben Sie ihn nicht erhalten, fordern Sie ihn zusammen mit der Einsicht an.
Oft geht es um die Eigentümerliste, etwa wenn Sie mit anderen Eigentümern eine Versammlung verlangen wollen. Das Gesetz nennt die Liste nicht ausdrücklich. Ob die Verwaltung sie zusenden oder nur Einsicht gewähren muss, hat der Bundesgerichtshof zum seit 01.12.2020 geltenden Recht nach unserer Kenntnis nicht entschieden. Nehmen Sie die Liste mit Namen und Anschriften deshalb ausdrücklich in Ihr Einsichtsverlangen auf. Wie Sie mit der Liste weiterarbeiten, zeigt die Seite Eigentümerversammlung selbst organisieren.
Nicht belegt ist, ob auch die Korrespondenz der Verwaltung oder interne Berichte des Beirats dazugehören. Verlangen Sie im Zweifel die konkreten Unterlagen, die Sie für Ihre Frage brauchen.
Wo und wie die Einsicht stattfindet
Das Gesetz spricht nur von Einsicht. Wo sie stattfindet, ob die Verwaltung Kopien anfertigen oder zusenden muss und was Kopien kosten, regelt es nicht. Eine Entscheidung des Bundesgerichtshofs zum seit 01.12.2020 geltenden § 18 Abs. 4 WEG ist uns nicht bekannt. Dass digitale Dokumente zu den Unterlagen gehören, heißt nicht, dass ein Anspruch auf Versand, Scans oder Online-Zugang besteht.
In der Praxis bewährt sich:
- Termin vereinbaren: Machen Sie zwei bis drei Terminvorschläge und bitten Sie um eine Zusage bis zu einem Datum, rund zwei Wochen nach Ihrer E-Mail. Das ist eine Empfehlung, keine gesetzliche Frist.
- Vor einer Versammlung früher anfragen, damit die Einsicht vorher möglich ist.
- Unterlagen und Zeitraum konkret benennen, etwa „Rechnungen und Kontoauszüge 2025“, statt einen Fragenkatalog zu schicken: Ihr Recht ist die Einsicht in Unterlagen.
- Digitale Bereitstellung anbieten: Ist sie der Verwaltung recht, sparen beide Seiten den Termin.
- Fotos vorher klären: Nehmen Sie das Smartphone mit und fragen Sie, ob Sie Unterlagen fotografieren oder scannen dürfen.
- Protokoll führen: Datum, Anwesende, gesehene und fehlende Unterlagen notieren.
Datenschutz: kein Grund für eine pauschale Absage
Datenschutz ist kein Freibrief, die Einsicht ganz zu verweigern. Die Gesetzesbegründung verlangt, dass „zwingende datenschutzrechtliche Vorgaben einzuhalten sind“, und nennt im selben Satz Verträge und Kontoauszüge ausdrücklich als Teil des Einsichtsrechts (BT-Drucks. 19/18791, S. 60). Eine pauschale Absage mit Verweis auf den Datenschutz lässt sich damit nicht begründen.
Was die Verwaltung im Einzelfall schwärzen darf, etwa Daten Dritter auf einzelnen Belegen, ist gesetzlich nicht näher geregelt und von uns nicht geprüft. Antwortet die Verwaltung nur mit einem allgemeinen Hinweis auf den Datenschutz, bitten Sie schriftlich darum, konkret zu benennen:
| Frage an die Verwaltung | Warum |
|---|---|
| Welche Unterlage ist betroffen? | Die übrigen Unterlagen können Sie trotzdem einsehen |
| Welche Angabe soll geschützt werden? | Statt einer Absage kommt eine Schwärzung einzelner Angaben in Betracht |
| Auf welche Vorschrift stützt sich die Verwaltung? | So können Sie oder eine Beratung den Einwand prüfen |
Bleibt es bei der pauschalen Absage, gehen Sie die Schritte im nächsten Abschnitt.
Schritt für Schritt: So kommen Sie an die Unterlagen
Die Schritte reichen vom konkreten Verlangen bis zur Klage. Gehen Sie sie der Reihe nach und halten Sie jeden fest.
- Konkret verlangen: Schreiben Sie der Verwaltung per E-Mail, welche Unterlagen Sie für welchen Zeitraum sehen wollen, mit Terminvorschlägen und einer Frist für die Zusage. Eine Form ist nicht vorgeschrieben. Den fertigen Text liefert die E-Mail-Vorlage „Einsicht in die Unterlagen“.
- Einsicht wahrnehmen und festhalten: was Sie gesehen haben, was fehlt, Datum, wer anwesend war.
- Keine Antwort oder Absage: Beirat einschalten. „Der Verwaltungsbeirat unterstützt und überwacht den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben.“ (§ 29 Abs. 2 Satz 1 WEG). Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung soll er vor der Beschlussfassung prüfen (§ 29 Abs. 2 Satz 2 WEG). Gegenüber dem Verwalter vertritt der Beiratsvorsitz oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer die Gemeinschaft (§ 9b Abs. 2 WEG), und jedes Beiratsmitglied hat dasselbe Einsichtsrecht wie jeder Eigentümer (BT-Drucks. 19/18791, S. 78). Nehmen Sie den Vorsitz in Kopie und fassen Sie mit der E-Mail „Bitte um Rückmeldung“ nach. Mehr zur Rolle: Verwaltungsbeirat: Aufgaben und Rechte. Reagiert die Verwaltung überhaupt nicht, hilft auch Hausverwaltung reagiert nicht.
- Versammlung verlangen: Die Verwaltung muss einberufen, wenn dies „in Textform unter Angabe des Zwecks und der Gründe von mehr als einem Viertel der Wohnungseigentümer verlangt wird“ (§ 24 Abs. 2 WEG). Dafür gibt es das Schreiben „Verlangen auf Einberufung“ und die E-Mail „Versammlung verlangen“. Weigert sich der Verwalter pflichtwidrig, können Beiratsvorsitz, Vertreter oder ein ermächtigter Eigentümer einladen (§ 24 Abs. 3 WEG); die Einladungsfrist soll mindestens drei Wochen betragen, außer bei besonderer Dringlichkeit (§ 24 Abs. 4 WEG).
- Beschließen: etwa einen Auftrag an die Verwaltung, die Unterlagen bis zu einem Termin bereitzustellen, oder die Abberufung. Setzt sie Beschlüsse nicht um, hilft Verwaltung setzt Beschlüsse nicht um.
- Gericht als letzter Weg: Klage auf Einsicht gegen die Gemeinschaft (§ 18 Abs. 4 WEG).
| Frage | Antwort |
|---|---|
| Welches Gericht? | ausschließlich das Amtsgericht am Ort des Grundstücks (§ 43 Abs. 2 Nr. 2 WEG, § 23 Nr. 2 Buchst. c GVG) |
| Vorher? | rechtlich beraten lassen, Kosten und Einzelfall klären |
Darf ich das Hausgeld zurückhalten, bis ich Einsicht bekomme?
Nein. Der Bundesgerichtshof hat 2025 entschieden: Gegenüber den beschlossenen Vorschüssen ist ein Zurückbehaltungsrecht des Eigentümers generell ausgeschlossen, auch wenn es auf anerkannte oder rechtskräftig zuerkannte Ansprüche gestützt wird (Urteil vom 14.11.2025, V ZR 190/24). Im entschiedenen Fall ging es um den Anspruch auf Erstellung der Jahresabrechnung. Weil der Leitsatz das Zurückbehaltungsrecht „generell“ ausschließt, gilt nach unserer Einordnung dasselbe, wenn die Verwaltung die Einsicht verweigert. Das Hausgeld zahlen Sie also weiter, auch solange die Einsicht aussteht und Sie Zweifel an der Abrechnung haben.
Der richtige Hebel ist der Einsichtsanspruch selbst, durchgesetzt über die Schritte oben. Wie Hausgeld, Wirtschaftsplan und Abrechnung zusammenhängen, erklärt Wirtschaftsplan und Hausgeldabrechnung. Welche Posten Sie bei der Einsicht in die Belege prüfen sollten, zeigt Jahresabrechnung prüfen.
Sie vermieten? Belege auch für die Nebenkostenabrechnung
Vermieten Sie Ihre Eigentumswohnung, brauchen Sie die Unterlagen der Gemeinschaft doppelt. Ihr Mieter kann bei der Betriebskostenabrechnung Belegeinsicht verlangen, und zwar auch in die Zahlungsbelege zu den abgerechneten Kosten, nicht nur in die Rechnungen (BGH, Urteil vom 09.12.2020, VIII ZR 118/19). Solange der Vermieter eine berechtigte Belegeinsicht verweigert, muss der Mieter keine Nachzahlung leisten (BGH, Urteil vom 07.02.2018, VIII ZR 189/17).
| Was der Mieter sehen darf | Was Sie dafür von der WEG brauchen |
|---|---|
| Rechnungen zu den umgelegten Kosten | Einsicht in die Rechnungen der Gemeinschaft |
| Zahlungsbelege | Einsicht in Kontoauszüge und Zahlungsnachweise |
Für Sie als Vermieter heißt das nach unserer Einordnung: Ohne Zugang zu Rechnungen und Zahlungsnachweisen der Gemeinschaft können Sie eine Nachforderung gegenüber dem Mieter schwer durchsetzen. Nutzen Sie Ihr Einsichtsrecht deshalb rechtzeitig vor Ihrer eigenen Abrechnung. Wie Sie die Abrechnung für den Mieter aufbauen, zeigt Nebenkostenabrechnung erstellen.
Wenn die Verwaltung dauerhaft mauert: Zeit für einen Wechsel
Verweigert die Verwaltung die Einsicht dauerhaft und kommen andere Versäumnisse hinzu, stellt sich die Frage nach einem Wechsel. Die Gemeinschaft kann ihn jederzeit beschließen: „Der Verwalter kann jederzeit abberufen werden. Ein Vertrag mit dem Verwalter endet spätestens sechs Monate nach dessen Abberufung.“ (§ 26 Abs. 3 WEG).
Allein, also per Gericht, können Sie die Abberufung nur erzwingen, wenn ihre Ablehnung aus objektiver Sicht nicht vertretbar erscheint. Das Gericht würdigt dabei alle Vorwürfe in der Gesamtschau; feste zeitliche Grenzen, nach denen ältere Vorfälle unbeachtlich werden, gibt es nicht (BGH, Urteil vom 25.02.2022, V ZR 65/21, aus einem Berliner Verfahren). Ob eine verweigerte Einsicht allein dafür genügt, ist nicht entschieden. Deshalb lohnt es sich, jede Anfrage und jede Absage mit Datum festzuhalten.
Den ganzen Ablauf mit Einladung, Beschlussvorschlägen und Neubestellung zeigt Hausverwaltung abwählen; Formulierungen liefern die Beschlussvorschläge zur Abberufung.
E-Mail-Vorlage: Einsicht in die Unterlagen verlangen
Die E-Mail-Vorlage „Einsicht in die Unterlagen“ füllen Sie im Browser aus: Name der Verwaltung, Ansprechpartner, E-Mail-Adresse, Anschrift der WEG, Ihre Einheit, die gewünschten Unterlagen und die Frist. Gespeichert wird nichts. Die E-Mail zitiert § 18 Abs. 4 WEG im Wortlaut und bittet ohne Drohung um einen Termin.
Drei Hinweise, bevor Sie senden:
- E-Mail-Adresse finden: Sie steht meist im Verwaltervertrag, in der letzten Einladung, Jahresabrechnung oder Hausgeld-Mitteilung. Außerdem müssen Anbieter geschäftsmäßiger digitaler Dienste die „Adresse für die elektronische Post“ leicht erkennbar und ständig verfügbar halten (§ 5 Abs. 1 Nr. 2 DDG), auf Websites meist im Impressum.
- Per E-Mail schicken: Eine Form ist nicht vorgeschrieben, die E-Mail mit vollem Namen macht Ihr Verlangen aber nachweisbar.
- Kopie behalten: Gesendete E-Mail mit Datum sichern, um eine Eingangsbestätigung bitten, Anrufe und den Einsichtstermin notieren.
A1 Asset One gibt diesen Ratgeber heraus und verwaltet auch Eigentümergemeinschaften. Denkt Ihre Gemeinschaft über einen Wechsel nach, können Sie über den Kasten zur WEG-Verwaltung ein unverbindliches Angebot anfragen. Die Schritte auf dieser Seite gelten unabhängig davon, welche Verwaltung Sie wählen.
