Mehr als ein Viertel will eine Versammlung? E-Mail an die Verwaltung als Vorlage

So verwenden Sie die Vorlage

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   Füllen Sie oben die Felder aus: E-Mail-Adresse und Name der Verwaltung, Ansprechpartner, Anschrift der WEG, Zweck und Gründe, die gewünschten Tagesordnungspunkte, Ihren Namen, Ihre Einheit, die weiteren Eigentümer und die Frist.

   Die Vorschau zeigt die fertige E-Mail. Mit „In E-Mail-Programm öffnen“ oder „Text kopieren“ übernehmen Sie sie. Ihre Angaben bleiben in Ihrem Browser; gespeichert wird nichts.

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   Das Verlangen richtet sich an die Verwaltung (§ 24 Abs. 2 WEG).

   Gibt es keine Verwaltung, passt diese E-Mail nicht: Dann können die oder der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, deren Vertretung oder eine durch Beschluss ermächtigte Wohnungseigentümerin oder ein ermächtigter Wohnungseigentümer direkt einladen (§ 24 Abs. 3 WEG). Dafür gibt es die Vorlage „Verwaltung abwählen: Einladung zur Eigentümerversammlung als Vorlage“ und den Ratgeber „Eigentümerversammlung ohne Verwalter selbst organisieren“.

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   Die E-Mail-Adresse der Verwaltung finden Sie im Verwaltervertrag, in der letzten Einladung, Jahresabrechnung oder Hausgeld-Mitteilung der Verwaltung und im Impressum ihrer Website: Anbieter geschäftsmäßiger, in der Regel gegen Entgelt angebotener digitaler Dienste müssen die „Adresse für die elektronische Post“ ständig verfügbar halten (§ 5 Abs. 1 Nr. 2 DDG).

   Den Ansprechpartner nennen in der Regel die letzten Schreiben der Verwaltung. Tragen Sie ihn so ein, wie er in der Anrede stehen soll, zum Beispiel „Frau Muster“; kennen Sie keinen Namen, ändern Sie die Anrede vor dem Senden in „Guten Tag,“.

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   Nennen Sie Zweck und Gründe; das verlangt § 24 Abs. 2 WEG.

   Ein Beispiel aus der Vorlage „Verwaltung lädt nicht ein? Einberufung der Eigentümerversammlung verlangen“: „Die Jahresabrechnung 2025 liegt trotz Nachfrage vom [Datum] nicht vor. Die Eigentümer möchten über die Verwaltung entscheiden.“ Prüfen Sie außerdem die Gemeinschaftsordnung: Die Verwaltung muss die Versammlung auch in den Fällen einberufen, die durch Vereinbarung der Wohnungseigentümer bestimmt sind (§ 24 Abs. 2 WEG).

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   Tragen Sie die gewünschten Tagesordnungspunkte nummeriert ein.

   Ein Beschluss ist nur gültig, wenn der Gegenstand bei der Einberufung bezeichnet ist (§ 23 Abs. 2 WEG). Geht es um einen Verwalterwechsel, übernehmen Sie die Tagesordnung der Vorlage „Verwaltung lädt nicht ein? Einberufung der Eigentümerversammlung verlangen“: „1. Wahl der Versammlungsleitung und der Protokollführung 2. Abberufung der Verwaltung [Name der Verwaltung] zum [Datum] 3. Bestellung einer neuen Verwaltung, Abschluss des Verwaltervertrags und Ermächtigung von [Name der ermächtigten Person] zur Unterzeichnung 4. Beglaubigung der Unterschriften unter der Niederschrift“. Unterzeichnet die oder der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats den Verwaltervertrag, streichen Sie in Punkt 3 den Teil „und Ermächtigung von …“ (§ 9b Abs. 2 WEG). Stimmen Sie das Datum der Abberufung und den Beginn der neuen Bestellung ab: „Ein Vertrag mit dem Verwalter endet spätestens sechs Monate nach dessen Abberufung.“ (§ 26 Abs. 3 Satz 2 WEG). Die Beschlusstexte liefert die Vorlage „Verwaltung abwählen: Beschlussvorschläge für Abberufung und Neubestellung“.

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   Mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer muss verlangen.

   Gezählt werden Wohnungseigentümer, nicht Miteigentumsanteile (§ 24 Abs. 2 WEG; „Jeder Wohnungseigentümer hat eine Stimme.“, § 25 Abs. 2 Satz 1 WEG). Genau ein Viertel reicht nicht; gewinnen Sie im Zweifel einige Eigentümer mehr. Stellen Sie das Verlangen allein, weil Sie allein mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer sind, etwa als einer von drei Eigentümern, ändern Sie den Text vor dem Senden in die Ich-Form („ich … verlange“, „Ich allein bin mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer.“) und streichen die Zeilen zu den weiteren Eigentümern.

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   So schließen sich die anderen an: Jeder Eigentümer, der mitverlangt, muss erkennbar genannt sein.

   Standard ist die Unterschriftenliste der Vorlage „Verwaltung lädt nicht ein? Einberufung der Eigentümerversammlung verlangen“: Jeder trägt sich mit Namen und Einheit ein und unterschreibt, Sie hängen die Liste als Scan oder PDF an. Unter „Namen der weiteren Eigentümer“ tragen Sie die Unterzeichner als Zeilen „Name, Einheit“ ein.

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   Statt der Liste kann auch jeder weitere Eigentümer selbst schreiben.

   Ersetzen Sie dann den Satz zum Anhang durch „Die weiteren Eigentümer schicken Ihnen das Verlangen zusätzlich jeweils mit einer eigenen E-Mail.“ Jeder weitere Eigentümer sendet von der eigenen Adresse eine E-Mail mit demselben Betreff an die Verwaltung, am besten am selben Tag: „Guten Tag [Ansprechpartner], ich schließe mich dem Verlangen auf Einberufung einer Eigentümerversammlung der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer [Anschrift der WEG] an, das [Ihr Name] Ihnen geschickt hat, mit demselben Zweck, denselben Gründen und derselben gewünschten Tagesordnung. Mit freundlichen Grüßen [Name des weiteren Eigentümers] Einheit [Einheit des weiteren Eigentümers], [Anschrift der WEG]“. Ob der Verweis genügt, ist nicht an Rechtsprechung geprüft; übernehmen Sie Zweck, Gründe und Tagesordnung deshalb vollständig in jede dieser E-Mails. Tragen Sie nur Eigentümer ein, die sich anschließen, und schicken Sie Ihre E-Mail möglichst erst, wenn die anderen bereit sind, am selben Tag zu senden. Adressen anderer Eigentümer setzen Sie nur mit deren Zustimmung in Kopie.

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   Textform ist hier Pflicht: Das Verlangen muss „in Textform“ gestellt werden (§ 24 Abs. 2 WEG).

   Textform heißt nach § 126b BGB: „eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger“. Eine E-Mail mit vollem Namen und Einheit erfüllt diese Merkmale nach dem Wortlaut. Eine eigenhändige Unterschrift verlangt die Textform nicht; die Unterschriftenliste belegt, dass mehr als ein Viertel verlangt.

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    Als Frist tragen Sie ein Datum Ihrer Wahl ein; wir empfehlen rund zwei Wochen ab heute.

    Eine gesetzliche Frist ist das nicht: § 24 Abs. 2 WEG verpflichtet die Verwaltung zur Einberufung, nennt aber keine Frist. Für die Einladung selbst gilt: „Die Frist der Einberufung soll, sofern nicht ein Fall besonderer Dringlichkeit vorliegt, mindestens drei Wochen betragen.“ (§ 24 Abs. 4 Satz 2 WEG). Schöpft die Verwaltung zwei Wochen Frist aus, liegt die Versammlung also rund fünf Wochen oder später nach Ihrem Verlangen; lädt sie früher ein oder ist die Sache besonders dringlich, kann sie früher stattfinden. Haben Sie ein Datum im Blick, etwa für die Abberufung, planen Sie das ein.

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    Gibt es in Ihrer Gemeinschaft einen Verwaltungsbeirat, können Sie dessen Vorsitz in Kopie (Cc) nehmen.

    Nicht jede Gemeinschaft hat einen Beirat.

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    Behalten Sie eine Kopie: Speichern Sie die gesendete E-Mail mit Datum und Anhang oder sichern Sie sie als PDF, bewahren Sie die unterschriebene Liste im Original auf und legen Sie die Eingangsbestätigung ab.

    Das Datum des Verlangens ist der Ausgangspunkt, wenn später zu klären ist, ob die Verwaltung sich weigert. Ab wann Untätigkeit eine pflichtwidrige Weigerung ist, sagt das Gesetz nicht.

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    Die E-Mail enthält bewusst keine Ankündigung von Folgen.

    Weigert sich die Verwaltung pflichtwidrig, können die oder der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, deren Vertretung oder eine durch Beschluss ermächtigte Wohnungseigentümerin oder ein ermächtigter Wohnungseigentümer einberufen (§ 24 Abs. 3 WEG). Gibt es keinen Beirat: „Unterbleibt eine notwendige Beschlussfassung, kann das Gericht auf Klage eines Wohnungseigentümers den Beschluss fassen (Beschlussersetzungsklage).“ (§ 44 Abs. 1 Satz 2 WEG); zuständig ist das Amtsgericht, in dessen Bezirk das Grundstück liegt (§ 43 Abs. 2 Nr. 4 WEG). Lassen Sie sich vor einer Klage rechtlich beraten. Mehr dazu im Ratgeber „Eigentümerversammlung ohne Verwalter selbst organisieren“.