Eigentümerversammlung ohne Verwalter selbst organisieren

Wer darf einladen, wenn kein Verwalter da ist?

Im Normalfall beruft der Verwalter die Versammlung ein, mindestens einmal im Jahr (§ 24 Abs. 1 WEG). Verlangen mehr als ein Viertel der Eigentümer in Textform unter Angabe von Zweck und Gründen eine Versammlung, muss er einladen (§ 24 Abs. 2 WEG); dafür gibt es unsere Vorlage für das Verlangen auf Einberufung. Fehlt ein Verwalter oder weigert er sich pflichtwidrig, erlaubt § 24 Abs. 3 WEG drei andere Personen, einzuladen.

Situation	Wer lädt ein
Verwalter vorhanden und lädt ein	der Verwalter
Verwalter weigert sich trotz Verlangen von mehr als einem Viertel	Vorsitz des Verwaltungsbeirats, dessen Vertretung oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer
kein Verwalter, Beirat vorhanden	Vorsitz des Verwaltungsbeirats, dessen Vertretung oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer
kein Verwalter, kein Beirat	alle Eigentümer gemeinsam oder ein durch Beschluss oder Gericht ermächtigter Eigentümer

Solange es keinen Verwalter gibt, vertreten alle Eigentümer die Gemeinschaft gemeinschaftlich (§ 9b Abs. 1 Satz 2 WEG). Wie Verwaltung, Beirat und Versammlung sonst zusammenwirken, erklärt der Beitrag Was ist eine WEG? Die Eigentümergemeinschaft einfach erklärt.

Warum ein einzelner Eigentümer nicht einfach einladen sollte

Ein einzelner Eigentümer darf in einer Gemeinschaft ohne Verwalter und ohne Beirat nicht von sich aus einladen. Einladen können dann grundsätzlich nur alle Eigentümer gemeinsam, ein vom Gericht ermächtigter Eigentümer oder ein Eigentümer, den die Gemeinschaft durch Beschluss dazu ermächtigt hat (BGH, Urteil vom 20.11.2020, V ZR 64/20, Rn. 12; § 24 Abs. 3 WEG). Der BGH hat das noch zum alten Recht entschieden, die Ermächtigung durch Beschluss nach heutigem Recht aber ausdrücklich einbezogen.

Lädt trotzdem ein Eigentümer eigenmächtig ein, sind die Beschlüsse nach einem Einzelfall-Urteil des LG Gera anfechtbar, aber nicht nichtig; nichtig wären sie erst, wenn ein unbeteiligter Dritter eingeladen hätte (Urteil vom 23.09.2024, 5 S 199/23, Rn. 48). Für ungültig erklärt werden sie in der Regel nicht, wenn feststeht, dass sich der Fehler nicht auf das Abstimmungsergebnis ausgewirkt hat; anders ist es, wenn die Teilnahmerechte eines Eigentümers gravierend ausgehebelt werden oder wenn immer wieder bewusst ein nicht ermächtigter Eigentümer einlädt (BGH, V ZR 64/20, Rn. 14). So lag es beim LG Gera: In einer Gemeinschaft aus drei Eigentümern luden zwei mit sieben Tagen Frist ein und übergingen den Ersatztermin des dritten (Rn. 52, 54).

Der Mangel wird geheilt, wenn sämtliche Eigentümer an der Versammlung und der Abstimmung teilnehmen; ob sie wussten, dass der Einladende nicht berechtigt war, spielt keine Rolle (BGH, Urteil vom 11.03.2022, V ZR 77/21, Leitsatz und Rn. 18). Entschieden ist das zum alten Recht; der Senat stützt die Heilung aber nicht auf eine Besonderheit des alten Rechts, sondern auf einen allgemeinen Rechtsgedanken.

Anfechtbar heißt: Ein Eigentümer muss binnen eines Monats nach der Beschlussfassung Klage erheben und sie binnen zwei Monaten begründen (§ 45 WEG). Geschieht das nicht, bleibt der Beschluss gültig (§ 23 Abs. 4 Satz 2 WEG). Wer nicht geladen wurde, kann ebenfalls anfechten; nichtig sind Beschlüsse nach der Rechtsprechung des BGH nur in ganz besonders schwerwiegenden Ausnahmefällen, etwa wenn ein Eigentümer böswillig gezielt ausgeschlossen werden soll (Urteil vom 20.07.2012, V ZR 235/11, Leitsatz und Rn. 8). Entschieden ist das zum alten Recht; die Unterscheidung zwischen nichtigen und bloß anfechtbaren Beschlüssen gilt heute nach § 23 Abs. 4 WEG fort. Sicher ist die Versammlung nur, wenn eine berechtigte Person einlädt.

So wird ein Eigentümer zur Einberufung ermächtigt

Das Gesetz verlangt einen Beschluss, doch ohne Versammlung gibt es keinen Beschluss. Aus diesem Kreis führen drei Wege:

1. Umlaufbeschluss aller Eigentümer: Stimmen alle Eigentümer in Textform zu, ist ein Beschluss auch ohne Versammlung gültig (§ 23 Abs. 3 Satz 1 WEG). Gegenstand ist die Ermächtigung eines namentlich genannten Eigentümers zur Einberufung. Fehlt eine einzige Zustimmung, kommt der Beschluss nicht zustande.
2. Vollversammlung: Nehmen sämtliche Eigentümer an der Versammlung und der Abstimmung teil, ist der Einberufungsmangel geheilt (BGH, V ZR 77/21, Rn. 18). Die Versammlung kann dann gleich einen Verwalter bestellen.
3. Klage beim Amtsgericht: Unterbleibt eine notwendige Beschlussfassung, kann das Gericht den Beschluss auf Klage eines Eigentümers fassen (Beschlussersetzungsklage, § 44 Abs. 1 Satz 2 WEG). Dass ein Gericht einen Eigentümer zur Einladung ermächtigen kann, hat der BGH bestätigt (Urteil vom 20.11.2020, V ZR 64/20, Rn. 12). In Berlin hat das AG Charlottenburg in einer Gemeinschaft ohne Verwalter und Beirat einen Eigentümer ermächtigt, eine Versammlung mit dem Tagesordnungspunkt „Bestellung Verwalter und Abschluss Verwaltervertrag“ einzuberufen (Urteil vom 15.05.2024, 75 C 63/23, Leitsatz 1). Eine vorherige Befassung der Versammlung war dafür ausnahmsweise nicht nötig, weil niemand zur Einberufung berechtigt war; für weitere Tagesordnungspunkte hat das Gericht die Klage mangels Vorbefassung als unzulässig abgewiesen (Rn. 38, 39). Wirksam wird die Ermächtigung erst mit Rechtskraft des Urteils (Rn. 46).

Das Urteil des AG Charlottenburg ist ein Einzelfall, keine Linie des BGH. Dauer und Kosten eines Verfahrens hängen vom Einzelfall ab; lassen Sie sich vor einer Klage anwaltlich beraten.

Namen und Anschriften aller Eigentümer beschaffen

Einladen müssen Sie alle Eigentümer, also brauchen Sie eine vollständige Liste. Jeder Eigentümer kann von der Gemeinschaft Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG), dazu gehört die Eigentümerliste, die der Verwalter zu führen hat (LG Düsseldorf, Urteil vom 04.10.2018, 25 S 22/18, Rn. 18). Eingesehen wird grundsätzlich in den Räumen der Verwaltung; Kopien muss sie nach dem BGH nur ausnahmsweise zusenden, wenn Treu und Glauben es gebieten, etwa weil Sie sonst nicht rechtzeitig vor einer Versammlung an die Angaben kommen (Urteil vom 11.02.2011, V ZR 66/10, Leitsatz a, Rn. 9, 11). Entschieden ist das zum alten Recht; den Ort der Einsicht hat der BGH aber aus der allgemeinen Regel zum Leistungsort abgeleitet (§ 269 BGB), heute steht das Einsichtsrecht in § 18 Abs. 4 WEG.

Fehlt ein Verwalter, ist eine Klage auf Einsicht gegen die Gemeinschaft nach einem Einzelfall-Urteil des AG Charlottenburg derzeit unbegründet, weil der Anspruch ohne Verwalter nicht durchsetzbar ist (Urteil vom 15.05.2024, 75 C 63/23, Leitsatz 3, Rn. 42).

Nach einem Einzelfall-Urteil des LG Düsseldorf muss der Verwalter einem Eigentümer auf Verlangen die Namen und ladungsfähigen Anschriften der Miteigentümer mitteilen, E-Mail-Adressen nicht (Rn. 20, 22, 29). Diese Pflicht kann nach dem Urteil als nachvertragliche Nebenpflicht auch einen ausgeschiedenen Verwalter treffen (Rn. 20). Die Kammer stützt sie auf die Amtspflichten des Verwalters und §§ 259, 260, 666, 675 BGB (Rn. 18, 24). Entschieden ist das zum alten Recht; ob ein einzelner Eigentümer das heute unmittelbar vom Verwalter verlangen kann, ist damit nicht geklärt. Fragen Sie trotzdem zuerst die frühere Verwaltung.

Das Grundbuchamt hilft nur eingeschränkt. Einsicht bekommt nur, wer ein berechtigtes Interesse darlegt (§ 12 Abs. 1 GBO), und ein Eigentümer kann nicht verlangen, dass es ein Verzeichnis der Eigentümer mit Wohnanschriften führt (OLG Naumburg, Beschluss vom 26.07.2022, 12 Wx 19/22). In Berlin führen die Amtsgerichte die Grundbücher (§ 1 Abs. 1 GBO). Die Einsicht ist in jedem Berliner Grundbuchamt möglich und kostenfrei, Abschriften kosten gesondert; bloße Neugier reicht nicht.

Gehört eine Wohnung mehreren Personen, können diese ihr Stimmrecht nur einheitlich ausüben (§ 25 Abs. 2 Satz 2 WEG). Laden Sie vorsorglich jede im Grundbuch eingetragene Person ein.

Form, Frist und Inhalt der Einladung

Die Einladung braucht Textform (§ 24 Abs. 4 Satz 1 WEG): eine lesbare Erklärung, die den Absender nennt, auf einem dauerhaften Datenträger (§ 126b BGB). Ein Brief oder eine E-Mail genügt. Gehen Sie diese Punkte durch:

1. Absender: Wer einlädt und aufgrund welcher Berechtigung (Beiratsvorsitz, Vertretung oder Ermächtigung durch Beschluss oder Gericht).
2. Frist: Sie soll mindestens drei Wochen betragen, außer in Fällen besonderer Dringlichkeit (§ 24 Abs. 4 Satz 2 WEG).
3. Ort, Datum und Uhrzeit der Versammlung.
4. Tagesordnung: Zur Gültigkeit eines Beschlusses muss sein Gegenstand bei der Einberufung bezeichnet sein (§ 23 Abs. 2 WEG).
5. Beschlussvorschläge, etwa mit unseren Beschlussvorschlägen zur Bestellung der Verwaltung.
6. Vollmachtsformular für Eigentümer, die nicht kommen können: Vollmacht für die Eigentümerversammlung.
7. Angebote von Verwaltungen, wenn ein Verwalter gewählt werden soll. Wie Sie die Preise einordnen, zeigt der Beitrag Was kostet eine Hausverwaltung in Berlin?.

Unsere Einladung zur Eigentümerversammlung beim Verwalterwechsel ist aus Sicht des Beiratsvorsitzes formuliert und auf den Verwalterwechsel zugeschnitten. Lädt ein ermächtigter Eigentümer ein, passen Sie Absender und Tagesordnung an Ihren Fall an.

Die Versammlung durchführen

Den Vorsitz führt nach § 24 Abs. 5 WEG der Verwalter, sofern die Versammlung nichts anderes beschließt. Ohne Verwalter wählt die Versammlung ihren Vorsitz also selbst. Ein möglicher Ablauf:

1. Eröffnen: Die einladende Person begrüßt und stellt fest, wer eingeladen hat und wann.
2. Vorsitz wählen: erster Beschluss, mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG).
3. Anwesenheit und Vollmachten prüfen: Vollmachten sind nur gültig, wenn sie in Textform vorliegen (§ 25 Abs. 3 WEG).
4. Stimmrecht klären: Nach dem Gesetz hat jeder Eigentümer eine Stimme (§ 25 Abs. 2 WEG). Ihre Gemeinschaftsordnung kann etwas anderes regeln (§ 10 Abs. 1 Satz 2 WEG).
5. Beschlussfähigkeit: Eine Mindestanwesenheit sieht das WEG seit dem 01.12.2020 nicht mehr vor.
6. Abstimmen: Beschlussantrag wörtlich vorlesen, Stimmen zählen, Ergebnis verkünden.

Wählen Sie einen Verwalter, beachten Sie: Jeder Eigentümer kann die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangen (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG). Das gilt nur dann nicht, wenn weniger als neun Sondereigentumsrechte bestehen, ein Eigentümer zum Verwalter bestellt wurde und weniger als ein Drittel der Eigentümer einen zertifizierten Verwalter verlangt. Eine rein virtuelle Versammlung ist erst nach einem Beschluss mit drei Vierteln der abgegebenen Stimmen möglich (§ 23 Abs. 1a WEG); ohne einen solchen Beschluss treffen Sie sich vor Ort.

Niederschrift und Beschluss-Sammlung

Über die gefassten Beschlüsse ist unverzüglich eine Niederschrift aufzunehmen (§ 24 Abs. 6 Satz 1 WEG). Unterschreiben müssen:

Wer unterschreibt die Niederschrift?	Wann nötig?
Vorsitz der Versammlung	immer
ein Wohnungseigentümer	immer
Vorsitz des Verwaltungsbeirats oder dessen Vertretung	wenn ein Beirat bestellt ist

Senden Sie die unterschriebene Niederschrift an alle Eigentümer. Die Anfechtungsfrist läuft ab der Beschlussfassung, nicht ab dem Versand (§ 45 WEG).

Neben der Niederschrift gibt es die Beschluss-Sammlung. Sie führt der Verwalter. Fehlt ein Verwalter, muss der Vorsitzende der Versammlung sie führen, sofern die Eigentümer nicht mit Stimmenmehrheit eine andere Person dafür bestellt haben (§ 24 Abs. 8 WEG). Bestimmen Sie deshalb schon in der Versammlung, wer die Sammlung übernimmt, bis ein Verwalter im Amt ist.

Ein Muster mit allen Unterschriftenfeldern bietet unsere Niederschrift der Eigentümerversammlung beim Verwalterwechsel.

Beglaubigung beim Notar: wann nötig und was sie kostet

Eine Beglaubigung ist nur nötig, wenn die Verwaltereigenschaft durch eine öffentlich beglaubigte Urkunde nachgewiesen werden muss. Das betrifft vor allem das Grundbuchamt: Eintragungen setzen öffentliche oder öffentlich beglaubigte Urkunden voraus (§ 29 Abs. 1 GBO). Typischer Anlass ist eine Gemeinschaftsordnung, die den Verkauf einer Wohnung von der Zustimmung des Verwalters abhängig macht (§ 12 Abs. 1, 3 WEG). Dann genügt die Niederschrift über den Bestellungsbeschluss, auf der die Unterschriften der in § 24 Abs. 6 WEG genannten Personen öffentlich beglaubigt sind (§ 26 Abs. 4 WEG).

So läuft es ab:

1. Unterzeichner festlegen: Klären Sie schon vor der Versammlung, wer den Vorsitz übernimmt und wer als Eigentümer unterschreibt, und ob diese Personen zum Notar gehen können.
2. Beim Notar unterschreiben: Die Unterschrift wird vor dem Notar vollzogen oder dort anerkannt (§ 129 BGB, § 40 BeurkG).
3. Gebühr: Sie beträgt für diesen Zweck fest 20 Euro zuzüglich Umsatzsteuer (GNotKG KV Nr. 25101 Nr. 3, Nr. 32014). Mehrere Unterschriften sind damit nur abgegolten, wenn sie in einem einzigen Vermerk beglaubigt werden (KV Nr. 25100 Anm. 2). Gehen die Unterzeichner gemeinsam zum Notar, fällt die Gebühr deshalb nur einmal an.

Wie der Verwalterwechsel insgesamt abläuft, beschreibt der Ratgeber Hausverwaltung abwählen: So wechseln Eigentümer die Verwaltung.

Alle Beiträge rund um Einladung, Abstimmung und Protokoll finden Sie in der Themenwelt Eigentümerversammlung.