Hausverwaltung reagiert nicht? E-Mail-Vorlage für eine Rückmeldung mit Frist
Sie haben die Verwaltung angeschrieben oder angerufen und warten vergeblich auf eine Antwort? Mit dieser E-Mail wiederholen Sie Ihr Anliegen schriftlich und bitten um Rückmeldung bis zu einem Datum, das Sie selbst festlegen. Das Wohnungseigentumsgesetz nennt keine Antwortfrist; die Frist ist Ihre Bitte. Ihr Anspruch auf ordnungsmäßige Verwaltung richtet sich gegen die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (§ 18 Abs. 2 WEG), die der Verwalter vertritt (§ 9b Abs. 1 WEG). Deshalb geht die E-Mail an die Verwaltung.
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An
Betreff
Guten Tag [Ansprechpartner], mir gehört die Einheit [Einheit] in der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer [Anschrift der WEG], die von [Name der Verwaltung] verwaltet wird. Am [Datum Ihrer ersten Anfrage] habe ich mich mit folgendem Anliegen an Sie gewandt: [Anliegen in einem Satz]. Bisher habe ich keine Rückmeldung erhalten. Meine weiteren Kontaktversuche: [bisherige Kontaktversuche]. Mein Anliegen betrifft die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums. Nach § 18 Abs. 2 Nr. 1 WEG kann jeder Wohnungseigentümer von der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer „eine Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums“ verlangen, die „dem Interesse der Gesamtheit der Wohnungseigentümer nach billigem Ermessen (ordnungsmäßige Verwaltung und Benutzung)“ entspricht. Die Gemeinschaft wird nach § 9b Abs. 1 Satz 1 WEG „durch den Verwalter gerichtlich und außergerichtlich vertreten“. Deshalb wende ich mich an Sie. Ich bitte Sie, mir bis zum [Frist] mitzuteilen, wie und bis wann Sie mein Anliegen bearbeiten. Falls Sie für eine abschließende Antwort mehr Zeit brauchen, genügt mir bis dahin eine kurze Zwischennachricht mit einem Termin. Bitte bestätigen Sie mir kurz den Eingang dieser E-Mail. Sie erreichen mich auch telefonisch unter [Ihre Telefonnummer]. Mit freundlichen Grüßen [Ihr Name] Einheit [Einheit], [Anschrift der WEG]
So verwenden Sie die Vorlage
Füllen Sie oben die Felder aus: E-Mail-Adresse und Name der Verwaltung, Ansprechpartner, Anschrift der WEG, Ihre Einheit, die Frist, Ihr Anliegen und Ihre bisherigen Kontaktversuche.
Die Vorschau zeigt die fertige E-Mail. Mit „In E-Mail-Programm öffnen“ oder „Text kopieren“ übernehmen Sie sie. Ihre Angaben bleiben in Ihrem Browser; gespeichert wird nichts.
Die E-Mail-Adresse der Verwaltung steht meist im Verwaltervertrag, in der letzten Einladung, Jahresabrechnung oder Hausgeld-Mitteilung der Verwaltung.
Außerdem müssen Anbieter geschäftsmäßiger Websites im Impressum die „Adresse für die elektronische Post“ angeben (§ 5 Abs. 1 Nr. 2 DDG). Den zuständigen Ansprechpartner nennen in der Regel die letzten Schreiben der Verwaltung; die im Impressum genannte vertretungsberechtigte Person ist nicht zwingend Ihr Sachbearbeiter.
Tragen Sie den Ansprechpartner so ein, wie er in der Anrede stehen soll, zum Beispiel „Frau Muster“.
Kennen Sie keinen Namen, ändern Sie die Anrede vor dem Senden in „Guten Tag,“.
Die Frist legen Sie selbst fest.
Das Wohnungseigentumsgesetz nennt keine Frist, innerhalb derer die Verwaltung Anfragen einzelner Eigentümer beantworten muss; ob Ihr Verwaltervertrag eine Frist nennt, steht im Vertrag. Unser Vorschlag: in der Regel zwei Wochen. Droht ein Schaden am Gemeinschaftseigentum, nutzen Sie statt dieser E-Mail die E-Mail-Vorlage „Schaden melden, Frist setzen“. Die E-Mail nennt die Frist als Bitte und kündigt keine Folgen an.
Der Absatz mit § 18 Abs. 2 WEG passt, wenn Ihr Anliegen die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums betrifft, etwa einen Schaden am Gemeinschaftseigentum, die Abrechnung, die Umsetzung eines Beschlusses oder die Einsicht in Unterlagen.
Betrifft es nur Ihr Sondereigentum oder eine private Frage, löschen Sie diesen Absatz vor dem Senden.
Gibt es in Ihrer Gemeinschaft einen Verwaltungsbeirat, können Sie dessen Vorsitz in Kopie (Cc) nehmen: „Der Verwaltungsbeirat unterstützt und überwacht den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben.“ (§ 29 Abs. 2 Satz 1 WEG).
Nicht jede Gemeinschaft hat einen Beirat.
Für eine bloße Anfrage schreibt das Gesetz keine Form vor.
Wo es Textform verlangt, etwa beim Verlangen einer Eigentümerversammlung (§ 24 Abs. 2 WEG), genügt eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger (§ 126b BGB). Eine E-Mail mit Ihrem vollen Namen erfüllt diese Merkmale nach dem Wortlaut und macht nachweisbar, was Sie wann gefragt haben.
Behalten Sie eine Kopie: gesendete E-Mail mit Datum speichern oder als PDF sichern, um eine Eingangsbestätigung bitten und Anrufe mit Datum notieren.
Verlangt ein Eigentümer später vor Gericht die Abberufung der Verwaltung, würdigt das Gericht alle Vorwürfe in der Gesamtschau, auch ältere (BGH, Urteil vom 25.02.2022, V ZR 65/21).
Bleibt die Antwort aus, zeigt der Ratgeber „Hausverwaltung reagiert nicht“ die nächsten Schritte: Verwaltungsbeirat einschalten, Eigentümerversammlung verlangen und notfalls die Verwaltung abberufen.
Vorlage
Gelb markierte Felder ersetzen Sie durch Ihre Angaben. In der Word-Datei sind sie ebenfalls markiert.
Gemeinschaft der Wohnungseigentümer [Anschrift der WEG], Einheit [Einheit]: Bitte um Rückmeldung bis [Frist]
Guten Tag [Ansprechpartner],
mir gehört die Einheit [Einheit] in der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer [Anschrift der WEG], die von [Name der Verwaltung] verwaltet wird.
Am [Datum Ihrer ersten Anfrage] habe ich mich mit folgendem Anliegen an Sie gewandt: [Anliegen in einem Satz]. Bisher habe ich keine Rückmeldung erhalten. Meine weiteren Kontaktversuche: [bisherige Kontaktversuche].
Mein Anliegen betrifft die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums. Nach § 18 Abs. 2 Nr. 1 WEG kann jeder Wohnungseigentümer von der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer „eine Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums“ verlangen, die „dem Interesse der Gesamtheit der Wohnungseigentümer nach billigem Ermessen (ordnungsmäßige Verwaltung und Benutzung)“ entspricht. Die Gemeinschaft wird nach § 9b Abs. 1 Satz 1 WEG „durch den Verwalter gerichtlich und außergerichtlich vertreten“. Deshalb wende ich mich an Sie.
Ich bitte Sie, mir bis zum [Frist] mitzuteilen, wie und bis wann Sie mein Anliegen bearbeiten. Falls Sie für eine abschließende Antwort mehr Zeit brauchen, genügt mir bis dahin eine kurze Zwischennachricht mit einem Termin.
Bitte bestätigen Sie mir kurz den Eingang dieser E-Mail. Sie erreichen mich auch telefonisch unter [Ihre Telefonnummer].
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
Einheit [Einheit], [Anschrift der WEG]
Diese Vorlage ist ein allgemeines Muster und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Prüfen Sie Ihre Teilungserklärung auf abweichende Regeln.
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