Sie haben eine vermietete Eigentumswohnung und merken: Die Hausverwaltung kümmert sich um Dach, Treppenhaus und Eigentümerversammlung, aber nicht um Ihren Mieter. Das ist kein Versäumnis, sondern die Rollenverteilung des Gesetzes. Für die Wohnung und das Mietverhältnis sind Sie selbst zuständig oder eine Sondereigentumsverwaltung, die Sie dafür beauftragen. Was sie übernimmt, steht nicht im Gesetz, sondern allein im Vertrag. Diese Seite zeigt, welche Aufgaben üblicherweise vereinbart werden, wo die Grenze zur WEG-Verwaltung liegt, was die Vergütung laut Branchenstudie beträgt und worauf Sie beim Vertrag und bei der Kündigung achten.
Was ist eine Sondereigentumsverwaltung?
Eine Sondereigentumsverwaltung (kurz SE-Verwaltung oder SEV) betreut im Auftrag eines einzelnen Eigentümers dessen Wohnung und das Mietverhältnis. Der Begriff steht in keinem Gesetz; das Wohnungseigentumsgesetz kennt nur den Verwalter der Gemeinschaft. Der Vertrag mit einer SE-Verwaltung wird üblicherweise als Dienstvertrag mit Geschäftsbesorgung eingeordnet (§ 675 Abs. 1 BGB). Daraus folgen zwei Pflichten, die in jedem Fall gelten: Die Verwaltung muss Ihnen Auskunft geben und Rechenschaft ablegen (§ 666 BGB) und alles herausgeben, was sie für Sie erhält (§ 667 BGB).
Warum es sie überhaupt braucht, ergibt sich aus der Aufteilung des Eigentums. Ihr Wohnungseigentum besteht aus dem Sondereigentum an der Wohnung und einem Miteigentumsanteil am gemeinschaftlichen Eigentum (§ 1 Abs. 2 WEG). Ob Sie die Wohnung bewohnen oder vermieten, entscheiden Sie allein (§ 13 Abs. 1 WEG). Das gemeinschaftliche Eigentum verwaltet dagegen die Gemeinschaft (§ 18 Abs. 1 WEG). Vermieter bleiben immer Sie; die SE-Verwaltung handelt nur mit Ihrer Vollmacht in Ihrem Namen. Wie eine Eigentümergemeinschaft aufgebaut ist, erklärt der Beitrag Was ist eine WEG?.
WEG-Verwaltung und SE-Verwaltung: Wer ist wofür zuständig?
Die WEG-Verwaltung arbeitet für die Gemeinschaft, die SE-Verwaltung für Sie allein. Die wichtigsten Unterschiede:
| Frage | WEG-Verwaltung | SE-Verwaltung |
|---|---|---|
| Auftraggeber | Gemeinschaft, per Beschluss (§ 26 Abs. 1 WEG) | einzelner Eigentümer, per Vertrag |
| Zuständig für | Gemeinschaftseigentum, etwa tragende Teile und gemeinsame Anlagen, auch in Ihrer Wohnung (§ 5 Abs. 2 WEG) | Wohnung und Mietverhältnis |
| Aufgaben | gesetzlich, u. a. Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung (§ 28 WEG) | nur, was im Vertrag steht |
| Laufzeit und Ende | höchstens fünf Jahre, bei der ersten Bestellung drei, jederzeit abberufbar (§ 26 Abs. 2, 3 WEG) | frei vereinbart, Kündigung nach Vertrag |
| Wer zahlt | alle Eigentümer über das Hausgeld (§ 16 Abs. 2 WEG) | nur der Auftraggeber |
Beides kann dieselbe Firma übernehmen, dann über zwei getrennte Verträge mit getrennter Vergütung. Macht die WEG-Verwaltung Fehler, haben Sie als einzelner Eigentümer Ansprüche nur gegen die Gemeinschaft, nicht aus dem Verwaltervertrag (BGH, Urteil vom 05.07.2024, V ZR 34/24). Wie eine Gemeinschaft ihre WEG-Verwaltung auswählt, zeigt der Beitrag neue Hausverwaltung finden; um die Mietverwaltung Ihrer Wohnung geht es dort nicht.
Welche Aufgaben übernimmt eine SE-Verwaltung?
Ein gesetzliches Leistungsbild gibt es nicht. Typischerweise vereinbart werden diese Aufgaben:
| Aufgabe | Worauf es ankommt |
|---|---|
| Mieter suchen, Mietvertrag | Auswahl, Vertrag, örtliche Mietgrenzen; siehe Neuvermietung rechtssicher und was in den Mietvertrag gehört |
| Kaution | höchstens drei Nettokaltmieten, getrennt vom eigenen Vermögen anlegen (§ 551 Abs. 1, 3 BGB); siehe Mietkaution: Regeln für Vermieter |
| Mieteingang, Mahnungen | Rückstände früh erkennen; siehe Mietrückstand und Kündigung |
| Nebenkostenabrechnung | aus der Hausgeldabrechnung, Frist zwölf Monate (§ 556 Abs. 3 BGB) |
| Mieterhöhung | bis zur Vergleichsmiete; siehe Mieterhöhung nach § 558 BGB |
| Reparaturen | Mängel in der Wohnung beauftragen; Schäden am Gemeinschaftseigentum der WEG-Verwaltung melden |
| Kontakt zur WEG-Verwaltung | Hausordnung und Beschlüsse an den Mieter weitergeben, Zutritt für Arbeiten organisieren |
| Übergabe | Abnahme (Checkliste Wohnungsabnahme), Zählerstände beim Mieterwechsel, Kaution abrechnen |
| Berichte | Abrechnung und Auskunft an Sie (§ 666 BGB) |
Umbauwünsche des Mieters sollte die SE-Verwaltung genau prüfen: Sie als vermietender Eigentümer haften für ungenehmigte bauliche Veränderungen Ihres Mieters, wenn Sie sie erlaubt haben, damit rechnen mussten und nicht auf das Beschlusserfordernis hingewiesen haben oder nach Kenntnis nicht eingeschritten sind (BGH, Urteil vom 21.03.2025, V ZR 1/24). Was die Gemeinschaft dafür beschließen muss, erklärt der Beitrag bauliche Veränderungen in der WEG. Für Schadensmeldungen gibt es die Vorlage E-Mail: Schaden melden mit Frist, für den Auszug die Checkliste zur Wohnungsübergabe und das Abnahmeprotokoll.
Was gehört nicht zur SE-Verwaltung?
Alles, was die Gemeinschaft betrifft, bleibt bei der WEG-Verwaltung und den Eigentümern: die Eigentümerversammlung, Beschlüsse, Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung der Gemeinschaft sowie Erhaltung und Reparatur des Gemeinschaftseigentums. Die SE-Verwaltung kann dort nur als Ihr Vertreter auftreten, etwa wenn Sie ihr eine gesonderte Vollmacht für die Versammlung geben.
In der Regel nicht im Grundumfang enthalten sind außerdem diese Leistungen, es sei denn, Sie vereinbaren sie ausdrücklich:
- Stimmabgabe in der Eigentümerversammlung: nur mit eigener Vollmacht für die Versammlung, etwa mit der Vorlage Vollmacht für die Eigentümerversammlung.
- Anfechtung von Beschlüssen: eine Klage gegen die Gemeinschaft ist Sache des Eigentümers und seiner anwaltlichen Vertretung; Fristen und Ablauf erklärt der Beitrag Beschluss anfechten.
- Steuererklärung: die Einkünfte aus Vermietung erklären Sie selbst oder mit Steuerberatung; einen Überblick gibt der Steuer-Leitfaden für Vermieter.
- Rechtsvertretung vor Gericht: bei Räumung, Zahlungsklage oder Streit mit der Gemeinschaft braucht es eine Anwältin oder einen Anwalt.
Einladung lesen, Beschlussvorschläge prüfen und abstimmen bleibt deshalb auch mit SE-Verwaltung bei Ihnen. Umgekehrt ist die WEG-Verwaltung für Ihren Mieter nicht zuständig, auch wenn sie im selben Haus sitzt. Klären Sie deshalb vor Vertragsschluss schriftlich, welche dieser Punkte die SE-Verwaltung übernehmen soll und was sie jeweils zusätzlich kostet.
Von der Hausgeldabrechnung zur Nebenkostenabrechnung
Die Nebenkostenabrechnung einer Eigentumswohnung entsteht aus der Jahresabrechnung der Gemeinschaft. In Kurzform:
- Jahresabrechnung der WEG anfordern, falls sie fehlt, etwa mit der Vorlage E-Mail: Jahresabrechnung anfordern.
- Nicht umlagefähige Posten herausnehmen: Verwaltervergütung und Instandhaltungskosten sind keine Betriebskosten (§ 1 Abs. 2 BetrKV); die Zuführung zur Erhaltungsrücklage dient der Erhaltung und wird deshalb ebenfalls nicht umgelegt. Welche Kosten der Mieter trägt, zeigt der Beitrag umlagefähige Betriebskosten.
- Umlageschlüssel prüfen: Ist im Mietvertrag nichts anderes vereinbart, gilt der Schlüssel der Gemeinschaft, außer er widerspricht billigem Ermessen (§ 556a Abs. 3 BGB).
- Vorauszahlungen abziehen und zustellen, spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB).
Kommt die WEG-Abrechnung zu spät, schützt Sie das nicht: Der Vermieter muss auch ohne Beschluss der Eigentümer fristgerecht abrechnen, der WEG-Verwalter ist als solcher nicht sein Erfüllungsgehilfe, und entlastet wird nur, wer konkret darlegt, was er selbst unternommen hat (BGH, Urteil vom 25.01.2017, VIII ZR 249/15). Die Entscheidung erging zum alten WEG-Recht, die mietrechtliche Aussage gilt unverändert. Den vollständigen Ablauf zeigt die Anleitung Nebenkostenabrechnung erstellen; mehr zu den WEG-Unterlagen in Wirtschaftsplan und Hausgeldabrechnung und Jahresabrechnung kommt nicht.
Was kostet eine Sondereigentumsverwaltung?
Eine frei zugängliche Zahl mit Quelle speziell zur SE-Verwaltung stammt aus der Verwalterentgeltstudie 2026, die das Institut CRES für die Verbände IVD und BVI erstellt hat. Laut deren Pressemitteilungen vom 22.04.2026 gilt: „In der Sondereigentumsverwaltung beträgt der durchschnittliche Satz knapp 42 Euro brutto, sofern die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer in Kombination verwaltet wird.“ Was der Zusatz genau bedeutet, erklären die Pressemitteilungen nicht; die Studie selbst ist kostenpflichtig.
Fragen Sie deshalb bei jedem Angebot nach, ob der Preis nur gilt, wenn dieselbe Firma auch die Gemeinschaft verwaltet. Eine eigene Zahl für Berlin oder Leipzig haben wir nicht gefunden.
Für die Mietverwaltung nennen dieselben Pressemitteilungen Leistungen, die häufig zusätzlich berechnet werden: „bauliche Maßnahmen, Restarbeiten des Vorverwalters und die Neuvermietung als Komplettleistung“, abgerechnet als Stundensatz oder Pauschale.
Auf den Mieter umlegen können Sie die Vergütung nicht: Verwaltungskosten sind keine Betriebskosten (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV), eine abweichende Vereinbarung zum Nachteil des Mieters ist unwirksam (§ 556 Abs. 5 BGB). Steuerlich sind die Kosten bei Vermietung in der Regel Werbungskosten (§ 9 Abs. 1 Satz 1 EStG). Weitere Studienwerte zur Miet- und WEG-Verwaltung stehen im Beitrag Was kostet eine Hausverwaltung in Berlin?.
Der Vertrag: diese Punkte gehören hinein
Weil das Gesetz kein Leistungsbild vorgibt, entscheidet der Vertrag darüber, was Sie bekommen. Prüfen Sie diese Punkte:
| Punkt | Worauf Sie achten |
|---|---|
| Wohnung und Parteien | genaue Bezeichnung der Wohnung, wer Auftraggeber ist |
| Leistungen | Grund- und Sonderleistungen getrennt, jeweils mit Preis |
| Vollmacht | Umfang (Mietverträge, Kündigung, Mieterhöhung, Mahnverfahren), Vollmachtsurkunde für den Mieter (§ 174 BGB) |
| Konto und Kaution | wohin die Miete fließt; Kaution getrennt angelegt (§ 551 Abs. 3 BGB) |
| Freigabegrenze | bis zu welchem Betrag Reparaturen ohne Rückfrage beauftragt werden |
| Berichte | wann und wie Sie Abrechnung und Auskunft erhalten (§ 666 BGB) |
| Laufzeit und Kündigung | Erstlaufzeit, Verlängerung, Frist, Form |
| Vertragsende | Herausgabe von Unterlagen, Geldern und Schlüsseln (§ 667 BGB) |
| Nachweise | Erlaubnis nach § 34c GewO, Berufshaftpflicht |
Zur Laufzeit: Bei vorformulierten Verträgen mit Verbrauchern sind eine Bindung über zwei Jahre, eine stillschweigende Verlängerung (außer auf unbestimmte Zeit mit einer Kündigungsfrist von höchstens einem Monat) und eine Kündigungsfrist von mehr als einem Monat vor Ablauf der ersten Laufzeit unwirksam (§ 309 Nr. 9 BGB). Ob Sie als Vermieter einer Wohnung dabei Verbraucher sind, hängt vom Einzelfall ab; eine Entscheidung speziell zu SE-Verwaltungsverträgen liegt uns nicht vor.
Die Erlaubnis nach § 34c GewO braucht, wer gewerbsmäßig für Dritte Mietverhältnisse über Wohnräume verwaltet; dazu gehören eine Berufshaftpflicht und 20 Stunden Weiterbildung in drei Kalenderjahren.
Wie kündigen Sie eine Sondereigentumsverwaltung?
Die Regeln des § 26 WEG zur jederzeitigen Abberufung gelten nur für die WEG-Verwaltung. Für die SE-Verwaltung ist der Vertrag maßgeblich:
- Vertrag lesen: Laufzeit, Frist, Form. Keine Regel im Vertrag: Ist die Dauer nicht bestimmt und die Vergütung nach Monaten bemessen, können Sie spätestens am 15. eines Monats zum Monatsende kündigen (§ 621 Nr. 3 BGB).
- Schweres Fehlverhalten: Kündigung aus wichtigem Grund ohne Frist, aber nur innerhalb von zwei Wochen, nachdem Sie die maßgebenden Tatsachen kennen (§ 626 BGB). Ob daneben § 627 BGB (Dienste höherer Art aus besonderem Vertrauen) auf SE-Verwaltungsverträge anwendbar ist, ist nicht geklärt; lassen Sie das im Einzelfall prüfen.
- Vollmacht widerrufen und Mieter informieren: neue Kontoverbindung und Ansprechpartner schriftlich mitteilen. Haben Sie dem Mieter die Vollmacht angezeigt, gilt sie ihm gegenüber, bis Sie die Anzeige auf dieselbe Weise widerrufen (§ 171 Abs. 2 BGB).
- Herausgabe verlangen: Mietvertrag, Kautionsnachweis, Mieterkonto, Abrechnungen, Schlüssel, Schriftverkehr und Guthaben (§ 667 BGB), dazu eine Schlussabrechnung (§ 666 BGB).
- Fristen sichern: nächste Nebenkostenabrechnung und geplante Mieterhöhungen.
Verkaufen Sie die Wohnung, tritt der Käufer in den Mietvertrag ein (§ 566 Abs. 1 BGB), nicht aber in Ihren Verwaltungsvertrag.
Selbst verwalten oder abgeben?
Eine allgemeine Grenze, ab der sich eine SE-Verwaltung lohnt, gibt es nicht. Wägen Sie die Kosten gegen Zeit und Fristenrisiko ab. Diese Punkte helfen bei der Entscheidung:
| Situation | Eher selbst | Eher abgeben |
|---|---|---|
| Entfernung zur Wohnung | in der Nähe | weit weg, Termine vor Ort schwierig |
| Zeit und Erreichbarkeit | Sie reagieren auf Mieteranfragen zügig | Anfragen und Reparaturen bleiben liegen |
| Erfahrung mit Mietrecht | Abrechnung, Erhöhung und Kündigung sind Ihnen vertraut | Fristen und Formvorschriften sind neu |
| Mietverhältnis | ruhig, pünktliche Zahlung | Rückstände oder Streit |
| Örtliche Regeln | überschaubar | Mietgrenzen und Genehmigungen wie in Berlin |
Das größte Risiko beim Selbermachen ist die Nebenkostenabrechnung: Wird sie nicht innerhalb von zwölf Monaten zugestellt, ist eine Nachforderung ausgeschlossen, außer Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Umgekehrt entbindet auch eine SE-Verwaltung Sie nicht von Ihrer Rolle: Vermieter und Wohnungseigentümer bleiben Sie, und gegenüber der Gemeinschaft sind Sie weiter verpflichtet, Beschlüsse einzuhalten und den Zutritt für Arbeiten zu dulden (§ 14 Abs. 1 WEG). Welche laufenden Kosten in die Rendite einer vermieteten Wohnung gehören, zeigt der Beitrag Eigentumswohnung als Kapitalanlage.
Was gilt zusätzlich in Berlin und Leipzig?
Die SE-Verwaltung selbst folgt Bundesrecht. Unterschiede gibt es beim Mietrecht vor Ort, das sie für Sie anwenden muss:
| Thema | Berlin | Leipzig |
|---|---|---|
| Mietpreisbremse bei Neuvermietung | höchstens 10 % über der Vergleichsmiete, Verordnung 01.01.2026 bis 31.12.2029 | höchstens 10 % über der Vergleichsmiete, Verordnung 01.01.2026 bis 30.06.2027 |
| Kappungsgrenze | 15 % in drei Jahren, bis 10.05.2028 | 15 % in drei Jahren, bis 30.06.2027 |
| Kündigungssperre nach Umwandlung einer vermieteten Wohnung | zehn Jahre | drei Jahre (Bundesfrist) |
| Zweckentfremdung | Leerstand über drei Monate genehmigungspflichtig | Leerstand über zwölf Monate ohne anerkannten Grund genehmigungspflichtig |
Details stehen in den eigenen Beiträgen: Mieterhöhung in Berlin, Mietpreisbremse Berlin, Mietpreisbremse und Kappungsgrenze in Leipzig, Umwandlung einer Eigentumswohnung in Berlin, Zweckentfremdungsverbot Berlin und Zweckentfremdungsverbot Leipzig. Für die Erlaubnis nach § 34c GewO ist in Berlin das Ordnungsamt des Bezirks zuständig, in dem die Verwaltung ihren Betriebssitz hat. Lassen Sie sich Erlaubnis und Berufshaftpflicht vor Vertragsschluss zeigen.
