Schaden am Haus, Verwaltung tut nichts? E-Mail-Vorlage: Schaden melden, Frist setzen
Am Haus ist ein Schaden entstanden, und die Verwaltung kümmert sich nicht? Die ordnungsmäßige Erhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums gehört zur ordnungsmäßigen Verwaltung (§ 19 Abs. 2 Nr. 2 WEG), die jeder Eigentümer von der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer verlangen kann (§ 18 Abs. 2 Nr. 1 WEG). Mit dieser E-Mail melden Sie den Schaden mit Fotos an die Verwaltung, die die Gemeinschaft vertritt (§ 9b Abs. 1 Satz 1 WEG), bitten bis zu einem Datum Ihrer Wahl um einen Plan und bieten den Zugang zu Ihrer Einheit an.
E-Mail ausfüllen
Ihre Angaben bleiben in Ihrem Browser. Wir speichern nichts und senden nichts.
Vorschau
An
Betreff
Guten Tag [Ansprechpartner], ich bin Eigentümer/in der Einheit [Einheit] in der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer [Anschrift der WEG], die von [Name der Verwaltung] verwaltet wird, und melde Ihnen folgenden Schaden, der nach meiner Einschätzung das gemeinschaftliche Eigentum betrifft: Art des Schadens: [Art des Schadens] Ort: [Ort des Schadens] festgestellt am: [Datum der Feststellung] Auswirkungen auf meine Einheit: [Folgen für die Einheit] frühere Meldung: [Datum Ihrer ersten Meldung] Fotos und weitere Unterlagen füge ich bei: [Anlagen]. Die ordnungsmäßige Erhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums gehört nach § 19 Abs. 2 Nr. 2 WEG zur ordnungsmäßigen Verwaltung, die jeder Wohnungseigentümer nach § 18 Abs. 2 Nr. 1 WEG von der Gemeinschaft verlangen kann. Als Verwalter sind Sie nach § 27 Abs. 1 WEG gegenüber der Gemeinschaft „berechtigt und verpflichtet“, die Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung zu treffen, die „zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils erforderlich sind“. Ich bitte Sie daher, mir bis zum [Frist] mitzuteilen, 1. welche Sofortmaßnahmen Sie veranlasst haben oder veranlassen, 2. wann die Reparatur beauftragt und ausgeführt werden soll oder, falls ein Beschluss der Eigentümer nötig ist, wann Sie die Maßnahme zur Beschlussfassung vorlegen, und 3. ob der Schaden der Gebäudeversicherung gemeldet wurde, gegebenenfalls unter welcher Schadennummer. Die Frist ist kurz gewählt, weil sich der Schaden ohne Reparatur ausweiten kann und meine Einheit bereits betroffen ist. Falls Sie bis dahin noch nicht abschließend entscheiden können, genügt mir eine kurze Zwischennachricht mit dem geplanten Ablauf. Für eine Besichtigung oder die Arbeiten ermögliche ich gern den Zugang zu meiner Einheit, am besten [Zeiten für den Zugang]. Sie erreichen mich unter [Ihre Telefonnummer]. Bitte bestätigen Sie mir kurz den Eingang dieser E-Mail. Mit freundlichen Grüßen [Ihr Name] Einheit [Einheit], [Anschrift der WEG]
So verwenden Sie die Vorlage
Füllen Sie oben die Felder aus: E-Mail-Adresse und Name der Verwaltung, Ansprechpartner, Anschrift der WEG, Ihre Einheit, Art und Ort des Schadens, das Datum der Feststellung, die Folgen für Ihre Einheit, die Anlagen, Zeiten für den Zugang, Ihre Telefonnummer und die Frist.
Die Vorschau zeigt die fertige E-Mail. Mit „In E-Mail-Programm öffnen“ oder „Text kopieren“ übernehmen Sie sie. Ihre Angaben bleiben in Ihrem Browser; gespeichert wird nichts.
Die E-Mail-Adresse der Verwaltung steht im Verwaltervertrag, in der letzten Einladung, Jahresabrechnung oder Hausgeld-Mitteilung und, falls die Verwaltung eine Website hat, im Impressum: Anbieter geschäftsmäßiger, in der Regel gegen Entgelt angebotener digitaler Dienste müssen Angaben zur schnellen elektronischen Kontaktaufnahme „einschließlich der Adresse für die elektronische Post“ verfügbar halten (§ 5 Abs. 1 Nr. 2 DDG).
Den Ansprechpartner und oft eine Notdienstnummer nennen die letzten Schreiben der Verwaltung oder der Aushang im Treppenhaus.
Tragen Sie den Ansprechpartner so ein, wie er in der Anrede stehen soll, zum Beispiel „Frau Muster“.
Kennen Sie keinen Namen, ändern Sie die Anrede vor dem Senden in „Sehr geehrte Damen und Herren,“.
Beschreiben Sie den Schaden knapp und genau: was, wo, seit wann und mit welchen Folgen für Ihre Einheit.
Welche Bauteile zum gemeinschaftlichen Eigentum gehören, kann die Teilungserklärung regeln; die E-Mail nennt die Zuordnung deshalb als Ihre Einschätzung. Ist dies Ihre erste Meldung, löschen Sie die Zeile „frühere Meldung“ vor dem Senden. Unter „Anlagen“ nennen Sie die Fotos und Unterlagen; anhängen müssen Sie sie selbst in Ihrem E-Mail-Programm.
Die Frist legen Sie selbst fest.
Unser Vorschlag: sieben Tage. Das ist eine Empfehlung, keine gesetzliche Frist; das Gesetz nennt für die Rückmeldung der Verwaltung keine Frist, und die E-Mail knüpft an den Fristablauf keine Folge. Die Frist fragt den Plan ab, nicht die fertige Reparatur. Bei eindringendem Wasser oder anderer akuter Gefahr zusätzlich sofort anrufen oder den Notdienst der Verwaltung nutzen.
Die Bitte um einen Termin für die Reparatur bleibt bewusst offen („falls ein Beschluss der Eigentümer nötig ist“): Was der Verwalter nicht allein entscheiden darf, beschließen die Eigentümer (§ 19 Abs. 1 WEG), und sie können die Rechte und Pflichten des Verwalters nach § 27 Abs. 1 WEG „durch Beschluss einschränken oder erweitern“ (§ 27 Abs. 2 WEG).
Ist die Reparatur schon beschlossen, aber nicht ausgeführt, passt die E-Mail-Vorlage zur Umsetzung eines Beschlusses besser.
Die Frage nach der Gebäudeversicherung: Zur ordnungsmäßigen Verwaltung gehört auch die angemessene Versicherung des gemeinschaftlichen Eigentums zum Neuwert (§ 19 Abs. 2 Nr. 3 WEG); gemeldet wird deshalb in der Regel über die Verwaltung.
Wer Versicherungsnehmer ist, steht in der Police. Der Versicherungsnehmer hat den Eintritt des Versicherungsfalles, nachdem er von ihm Kenntnis erlangt hat, „dem Versicherer unverzüglich anzuzeigen“ (§ 30 Abs. 1 Satz 1 VVG).
Der Zugang zu Ihrer Einheit ist angeboten, damit auf Ihrer Seite keine Verzögerung entsteht.
Jeder Wohnungseigentümer ist gegenüber der Gemeinschaft verpflichtet, „das Betreten seines Sondereigentums und andere Einwirkungen auf dieses und das gemeinschaftliche Eigentum zu dulden, die den Vereinbarungen oder Beschlüssen entsprechen oder, wenn keine entsprechenden Vereinbarungen oder Beschlüsse bestehen, aus denen ihm über das bei einem geordneten Zusammenleben unvermeidliche Maß hinaus kein Nachteil erwächst“ (§ 14 Abs. 1 Nr. 2 WEG). Ist Ihre Wohnung vermietet, informieren Sie Ihren Mieter schriftlich über die Meldung und stimmen Sie die Termine mit ihm ab.
Gibt es in Ihrer Gemeinschaft einen Verwaltungsbeirat, können Sie dessen Vorsitz in Kopie (Cc) nehmen: „Der Verwaltungsbeirat unterstützt und überwacht den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben.“ (§ 29 Abs. 2 Satz 1 WEG).
Nicht jede Gemeinschaft hat einen Beirat.
Für die Schadensmeldung schreibt das Wohnungseigentumsgesetz keine Form vor; Textform verlangt es nur an anderen Stellen, etwa für das Verlangen einer Eigentümerversammlung (§ 24 Abs. 2 WEG).
Eine E-Mail mit Ihrem vollen Namen und Fotos hilft zu belegen, ab wann die Verwaltung vom Schaden wusste. Das zählt, weil die Pflichtwidrigkeit eines Unterlassens erst ab Kenntnis des Handlungsbedarfs beginnt oder ab dem Zeitpunkt, zu dem die Gemeinschaft ihn hätte kennen müssen (BGH, Urteil vom 27.02.2026, V ZR 18/25, Rn. 22).
Behalten Sie eine Kopie: gesendete E-Mail samt Anlagen und Datum speichern oder als PDF sichern, um eine Eingangsbestätigung bitten und Anrufe mit Datum notieren.
Den Schaden muss später der Eigentümer darlegen und beweisen (BGH, Urteil vom 27.02.2026, V ZR 18/25, Rn. 23).
Die E-Mail enthält bewusst keinen Satz zu Schadensersatz, Klage, Abberufung oder Hausgeld.
Welche Schritte folgen, wenn trotzdem nichts passiert, und wer Ihren Schaden zahlt, zeigt der Ratgeber „Schaden gemeldet, Verwaltung tut nichts“.
Vorlage
Gelb markierte Felder ersetzen Sie durch Ihre Angaben. In der Word-Datei sind sie ebenfalls markiert.
Gemeinschaft der Wohnungseigentümer [Anschrift der WEG], Einheit [Einheit]: Schadensmeldung [Art des Schadens], Bitte um Rückmeldung bis [Frist]
Guten Tag [Ansprechpartner],
ich bin Eigentümer/in der Einheit [Einheit] in der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer [Anschrift der WEG], die von [Name der Verwaltung] verwaltet wird, und melde Ihnen folgenden Schaden, der nach meiner Einschätzung das gemeinschaftliche Eigentum betrifft:
- Art des Schadens:
- [Art des Schadens]
- Ort:
- [Ort des Schadens]
- festgestellt am:
- [Datum der Feststellung]
- Auswirkungen auf meine Einheit:
- [Folgen für die Einheit]
- frühere Meldung:
- [Datum Ihrer ersten Meldung]
Fotos und weitere Unterlagen füge ich bei: [Anlagen].
Die ordnungsmäßige Erhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums gehört nach § 19 Abs. 2 Nr. 2 WEG zur ordnungsmäßigen Verwaltung, die jeder Wohnungseigentümer nach § 18 Abs. 2 Nr. 1 WEG von der Gemeinschaft verlangen kann. Als Verwalter sind Sie nach § 27 Abs. 1 WEG gegenüber der Gemeinschaft „berechtigt und verpflichtet“, die Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung zu treffen, die „zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils erforderlich sind“.
Ich bitte Sie daher, mir bis zum [Frist] mitzuteilen,
1. welche Sofortmaßnahmen Sie veranlasst haben oder veranlassen,
2. wann die Reparatur beauftragt und ausgeführt werden soll oder, falls ein Beschluss der Eigentümer nötig ist, wann Sie die Maßnahme zur Beschlussfassung vorlegen, und
3. ob der Schaden der Gebäudeversicherung gemeldet wurde, gegebenenfalls unter welcher Schadennummer.
Die Frist ist kurz gewählt, weil sich der Schaden ohne Reparatur ausweiten kann und meine Einheit bereits betroffen ist. Falls Sie bis dahin noch nicht abschließend entscheiden können, genügt mir eine kurze Zwischennachricht mit dem geplanten Ablauf.
Für eine Besichtigung oder die Arbeiten ermögliche ich gern den Zugang zu meiner Einheit, am besten [Zeiten für den Zugang]. Sie erreichen mich unter [Ihre Telefonnummer].
Bitte bestätigen Sie mir kurz den Eingang dieser E-Mail.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
Einheit [Einheit], [Anschrift der WEG]
Diese Vorlage ist ein allgemeines Muster und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Prüfen Sie Ihre Teilungserklärung auf abweichende Regeln.
Wohnungen, Mieter und Unterlagen an einem Ort verwalten – mit dem SMART Manage Copilot · Kostenlos, mit 10 € Startguthaben für die KI-Funktionen, Registrierung öffnet bald
