Wohnung zurück, sechs Monate Frist: Abnahmeprotokoll als Vorlage

So verwenden Sie die Vorlage

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   Ein Übergabeprotokoll und eine Vorabnahme schreibt das Gesetz nicht vor.

   Beides ist Praxis: Das Protokoll ist Ihr wichtigstes Beweismittel für den Zustand der Wohnung. Verwenden Sie dieselbe Vorlage für die Vorabnahme einige Wochen vor dem Auszug und für die Abnahme bei der Rückgabe und kreuzen Sie oben an, welche Begehung es ist.

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   Schlagen Sie den Termin der Vorabnahme vor und stimmen Sie ihn mit dem Mieter ab, statt ihn anzuordnen.

   Der Mieter muss Sie nach Vorankündigung nur hereinlassen, wenn es dafür einen konkreten sachlichen Grund gibt (BGH, Urteil vom 04.06.2014, VIII ZR 289/13); ob die bevorstehende Rückgabe ein solcher Grund ist, hat der BGH dort nicht entschieden. Für die Terminabstimmung gibt es die Vorlage „Schreiben an den Mieter: Vorabnahme und Übergabetermin“.

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   Legen Sie das Übergabeprotokoll vom Einzug, die Schlüsselliste und den Mietvertrag bereit.

   Schönheitsreparaturen schuldet der Mieter nur aus einer wirksamen Klausel: Eine Formularklausel ist unwirksam, wenn die Wohnung unrenoviert oder renovierungsbedürftig übergeben wurde und der Mieter keinen angemessenen Ausgleich erhielt (BGH, Urteil vom 18.03.2015, VIII ZR 185/14); Quotenabgeltungsklauseln sind unwirksam (BGH, Urteil vom 18.03.2015, VIII ZR 242/13). Veränderungen durch vertragsgemäßen Gebrauch hat der Mieter nicht zu vertreten (§ 538 BGB).

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   Gehen Sie jeden Raum durch und prüfen Sie Wände und Decken, Boden, Fenster mit Rahmen und Rollläden, Türen mit Zargen und Beschlägen, Heizkörper und Ventile sowie Schalter, Steckdosen und Leuchten, in Bad und Küche zusätzlich Armaturen, Becken, Fliesen, Silikon und, falls mitvermietet, die Einbauküche mit Geräten.

   Beschreiben Sie jeden Mangel mit Ort, Art und Größe und nummerieren Sie die Fotos: eine Übersicht je Raum, eine Nahaufnahme je Mangel.

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   Nehmen Sie die Schlüssel selbst oder durch eine bevollmächtigte Person an.

   Die Sechs-Monats-Frist beginnt mit dem Rückerhalt der Wohnung; dazu gehört neben der vollständigen Besitzaufgabe des Mieters Ihre Kenntnis davon, etwa durch die Rückgabe der Schlüssel an Sie oder Ihre Bevollmächtigten (BGH, Urteil vom 23.10.2013, VIII ZR 402/12). Gibt der Mieter die Wohnung vor dem Mietende zurück, beginnt die Frist schon mit diesem Tag (BGH, Urteil vom 08.11.2017, VIII ZR 13/17).

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   Lesen Sie alle Zähler mit Nummer und Stand ab und fotografieren Sie sie.

   Bei einem Nutzerwechsel innerhalb des Abrechnungszeitraums muss der Gebäudeeigentümer die Ausstattung zur Verbrauchserfassung zwischenablesen lassen (§ 9b Abs. 1 HeizkostenV). Die Kosten der Zwischenablesung sind keine Betriebskosten; ohne andere vertragliche Regelung tragen Sie sie als Vermieter (BGH, Urteil vom 14.11.2007, VIII ZR 19/07).

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   Einrichtungen, mit denen der Mieter die Wohnung versehen hat, darf er wegnehmen (§ 539 Abs. 2 BGB).

   Sie können das durch eine angemessene Entschädigung abwenden, außer der Mieter hat ein berechtigtes Interesse an der Wegnahme (§ 552 Abs. 1 BGB). Halten Sie fest, was bleibt und was bis wann entfernt wird. Verlangen Sie die Wohnung nach Mietende ausdrücklich zurück: Gehen Sie vom Fortbestand des Mietverhältnisses aus, gibt es keine Nutzungsentschädigung nach § 546a BGB. Lässt der frühere Mieter dann nur Möbel zurück, bemisst sich der Nutzungsersatz nach den Kosten eines entsprechenden Lagerraums, nicht nach dem Mietwert der Wohnung (BGH, Urteil vom 18.06.2025, VIII ZR 291/23).

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   Tragen Sie die neue Anschrift des Mieters ein: Die Betriebskostenabrechnung ist ihm spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB).

   Eine feste Frist für die Kautionsabrechnung gibt es nicht; ist eine Nachforderung aus der Betriebskostenabrechnung zu erwarten, dürfen Sie einen angemessenen Teil der Kaution bis zum Ablauf der Abrechnungsfrist einbehalten (BGH, Urteil vom 18.01.2006, VIII ZR 71/05).

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   Lassen Sie das Protokoll von allen Anwesenden unterschreiben und geben Sie dem Mieter eine Ausfertigung.

   Eine Pflicht zur Unterschrift besteht nicht. Wo Sie sich nicht einig sind, trägt jede Seite ihre Sicht unter „Streitpunkte“ ein.

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    Die letzte Seite, die Fristen-Notiz, ist nur für Sie und gehört nicht in die Ausfertigung des Mieters.

    Beispiel: Rückgabe am 31.12.2026, Verjährung der Ersatzansprüche mit Ablauf des 30.06.2027 (§ 548 Abs. 1, §§ 187 Abs. 1, 188 Abs. 2 und 3 BGB). Schäden an der Substanz können Sie ohne vorherige Fristsetzung ersetzt verlangen (BGH, Urteil vom 28.02.2018, VIII ZR 157/17); für nicht ausgeführte, wirksam übernommene Schönheitsreparaturen setzen Sie grundsätzlich zuerst eine angemessene Frist (§ 281 Abs. 1 BGB), am besten schriftlich.