Wartungsvertrag unterschrieben, Kosten selbst bezahlt? So bleiben Wartungskosten umlegbar

Ein Wartungsvertrag für Heizung, Aufzug oder Rauchwarnmelder entlastet Sie nur, soweit die Kosten in der Nebenkostenabrechnung Bestand haben. Der Bundesgerichtshof hat klargestellt, dass die Vergütung aus Wartungsverträgen „nicht ohne weiteres vollständig umlagefähig“ ist (Urteil vom 18.12.2019, VIII ZR 62/19). Steckt in der Pauschale ein Reparaturanteil, zahlen Sie diesen Teil selbst.

Diese Seite zeigt, wo die Grenze zwischen Wartung und Reparatur verläuft und wie Sie Wartungsvertrag, Rechnung und Mietvertrag so aufsetzen, dass Sie den umlegbaren Teil belegen können. Den Überblick über Kosten, Pflichten und Versicherungen eines Mietshauses gibt der Leitfaden Mehrfamilienhaus besitzen: das müssen Eigentümer wissen.

Welche Kosten bleiben bei Ihnen, welche dürfen Sie umlegen?

Umlegen dürfen Sie nur Betriebskosten, und nur, wenn der Mietvertrag es vorsieht. Ohne Vereinbarung tragen Sie die Lasten allein (§ 556 Abs. 1 Satz 1, § 535 Abs. 1 Satz 3 BGB). Betriebskosten sind Kosten, die laufend entstehen; Verwaltung sowie Instandhaltung und Instandsetzung gehören ausdrücklich nicht dazu (§ 1 BetrKV).

Kosten	Beispiele	Wer zahlt?
Verwaltung	Haus­verwaltung, Notdienst­pauschale des Haus­meisters	Sie (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV; BGH, VIII ZR 62/19)
Reparatur und Er­neuerung	defekte Pumpe tauschen	Sie (§ 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV)
Geräte kaufen oder mieten	gemietete Rauch­warnmelder	Sie (BGH, VIII ZR 379/20)
Regel­mäßige Prüfung, Pflege, Reinigung	Heizungs­wartung, Aufzugs­prüfung, Öltank­reinigung	Mieter, wenn verein­bart (§ 2 Nr. 4a und 7 BetrKV; BGH, VIII ZR 221/08)
Wieder­kehrende Prüfung ohne eigene Nummer	Elektro­prüfung, Rauch­warnmelder-Wartung, Dachrinnen­reinigung	Mieter, wenn im Miet­vertrag einzeln genannt (§ 2 Nr. 17 BetrKV)
Moderni­sierung	ener­getische Moderni­sierung	nicht über die Neben­kosten; möglich ist eine Miet­erhöhung nach § 559 BGB

Was eine Verwaltung kostet, die bei Ihnen bleibt, zeigt der Beitrag Was kostet eine Hausverwaltung in Berlin?. Wie die Mieterhöhung nach einer Modernisierung funktioniert, erklärt der Beitrag zur Modernisierungsumlage.

Wartung oder Reparatur: Wo zieht der BGH die Grenze?

Entscheidend ist der Anlass. Instandhaltung und Instandsetzung betreffen nach dem Bundesgerichtshof Mängel an der Substanz der Immobilie, die durch Reparatur oder Wiederbeschaffung beseitigt werden. Regelmäßige Maßnahmen, die ohne bereits aufgetretene Störung die Funktionsfähigkeit und Betriebssicherheit einer technischen Anlage prüfen, sind dagegen Betriebskosten (Urteil vom 14.02.2007, VIII ZR 123/06). Erneuern Sie ein Teil vorsorglich, bevor es ausfällt, bleibt das Instandhaltung (Rn. 12).

Umlegbar	Bleibt bei Ihnen
Dachrinne regelmäßig reinigen, etwa wegen hohen Baumbestands (BGH, VIII ZR 167/03)	eine eingetretene Verstopfung beseitigen (ebenda)
Elektroanlage turnusmäßig prüfen (BGH, VIII ZR 123/06)	eine defekte Leitung reparieren (§ 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV)
Rauchwarnmelder regelmäßig prüfen (BGH, VIII ZR 117/21)	Rauchwarnmelder mieten (BGH, VIII ZR 379/20)
Heizung prüfen, einstellen, reinigen (§ 2 Nr. 4a BetrKV)	Bauteile der Heizung ersetzen (§ 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV)

Zwei weitere Regeln aus der Rechtsprechung:

1. Laufend heißt wiederkehrend: Auch eine Prüfung alle vier Jahre reicht (BGH, VIII ZR 123/06; bestätigt in VIII ZR 107/20).
2. Verkehrssicherung ist kein Gegenargument: Dass eine Maßnahme Ihrer Verkehrssicherungspflicht dient, ist nach dem BGH „kein maßgebendes Kriterium“ für die Abgrenzung (VIII ZR 107/20; VIII ZR 117/21).

Warum ein Vollwartungsvertrag Sie Geld kosten kann

Deckt die Pauschale eines Wartungsvertrags auch Reparaturen ab, ist nur der Wartungsanteil umlegbar. Der Bundesgerichtshof:

„Die Revision übersieht, dass die im Rahmen von Wartungsverträgen vereinbarte Vergütung nicht ohne weiteres vollständig umlagefähig ist, sondern auch hier danach zu differenzieren ist, ob und in welchem Umfang mit der vertraglichen Vergütung Leistungen, die dem Betriebskostenkatalog […] unterliegen, oder anderweitige Leistungen - etwa Reparaturen, die nicht (mehr) als Teil einer Wartung betrachtet werden können - abgegolten werden“ (BGH, Urteil vom 18.12.2019, VIII ZR 62/19, Rn. 23)

Die Folgen für Sie:

1. Der Mieter kann nachsehen: Er darf die Belege einsehen, also auch Wartungsvertrag und Rechnungen (§ 556 Abs. 4 BGB), dazu die Zahlungsbelege (BGH, VIII ZR 118/19).
2. Sie müssen aufschlüsseln können: Beim Hauswart genügt nach dem BGH gegen einen pauschalen Abzug schlichtes Bestreiten des Mieters; dann muss der Vermieter nachvollziehbar aufschlüsseln (VIII ZR 27/07). Für Wartungsverträge liegt derselbe Maßstab nahe; eigens entschieden ist das nicht.
3. Eine feste Quote gibt es nicht: Einen Prozentsatz für den Reparaturanteil nennt weder das Gesetz noch ein bekanntes BGH-Urteil.

Wer Wartung und Reparatur schon im Vertrag trennt, muss den umlegbaren Teil später nicht schätzen.

So gestalten Sie Wartungsverträge, damit die Kosten umlegbar bleiben

1. Leistungen trennen: Prüfung, Einstellung und Reinigung als eigene Position vereinbaren, Reparaturen und Material gesondert nach Aufwand (BGH, VIII ZR 62/19, Rn. 23).
2. Getrennte Rechnungspositionen verlangen: je Termin Wartung einerseits, Reparaturarbeit und Material andererseits. Reparaturen sind nie Betriebskosten (§ 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV).
3. Rauchwarnmelder: Miete und Wartung trennen: Die Gerätemiete tragen Sie selbst (BGH, VIII ZR 379/20). Umlegbar ist nur die Wartung; lassen Sie sie bei einem Mietmodell getrennt ausweisen.
4. Notdienst genau prüfen: Eine Pauschale für die Entgegennahme von Störungsmeldungen und das Veranlassen von Reparaturen ist Verwaltung (BGH, VIII ZR 62/19, Rn. 20). Die Notrufbereitschaft beim Aufzug sieht der BGH dagegen als umlagefähig an, weil § 2 Nr. 7 BetrKV Beaufsichtigung und Überwachung nennt (Rn. 24).
5. Pflichtprüfung bündeln: Die Heizungsprüfung nach § 60b GModG soll unter anderem bei Heizungswartungsarbeiten angeboten und durchgeführt werden (§ 60b Abs. 4 GModG). Ob ihre Kosten umlegbar sind, ist nicht geklärt; lassen Sie sie getrennt abrechnen.
6. Marktgerecht einkaufen: Angebote dokumentieren; mehr dazu im Abschnitt zum Wirtschaftlichkeitsgebot.
7. Turnus festlegen: Auch mehrjährige Prüfungen sind laufende Kosten; Sie dürfen sie grundsätzlich im Abrechnungsjahr ihrer Entstehung umlegen (BGH, VIII ZR 221/08).

Was muss im Mietvertrag stehen?

Für die Kostenarten mit eigener Nummer genügt ein Satz, für sonstige Betriebskosten nicht:

1. Nummern 1 bis 16: Der Satz, dass der Mieter „die Betriebskosten“ trägt, reicht, auch im Formularvertrag (BGH, Urteil vom 10.02.2016, VIII ZR 137/15). Mehr zur Vereinbarung im Beitrag Mietvertrag für Vermieter.
2. Nummer 17 einzeln benennen: Sonstige Betriebskosten sind nur umlagefähig, wenn die einzelnen Kosten vereinbart sind; im Berliner Fall scheiterte die Dachrinnenreinigung genau daran (BGH, Urteil vom 07.04.2004, VIII ZR 167/03). Formulierungen aus BGH-Fällen, keine geprüften Musterklauseln: „Kosten für die Revision von Elektroanlagen“ (VIII ZR 123/06); „Kosten des Betriebs von Brandschutz- und Brandmeldeanlagen“ erfasste die Rauchwarnmelder-Wartung (VIII ZR 117/21).
3. Neue Kosten nach Vertragsschluss: Für eine neu abgeschlossene Sach- und Haftpflichtversicherung des Hauses hat der BGH die Umlage bejaht, weil der Mietvertrag die Kostenart als umlagefähig nannte und dem Vermieter das Recht gab, neu entstehende Betriebskosten umzulegen (VIII ZR 80/06). Ob das auch für neue sonstige Betriebskosten gilt, hat der BGH offengelassen (VIII ZR 117/21, Rn. 55). Ein vorab genannter Hauswart durfte umgelegt werden, sobald er tatsächlich beschäftigt wurde (VIII ZR 167/03).

Weil die Umlage eine Vereinbarung voraussetzt (§ 556 Abs. 1 BGB), ist die Neuvermietung der Zeitpunkt, die Liste vollständig aufzunehmen. Lassen Sie Klauseln im Einzelfall prüfen.

Heizung, Aufzug, Rauchwarnmelder, Dachrinne: die Anlagen im Überblick

Anlage	Umlegbar	Bleibt bei Ihnen
Zentral­heizung	Bedienung, Über­wachung, Pflege, regel­mäßige Prüfung, Ein­stellung, Reinigung, Messungen nach dem Bundes-Immissions­schutz­gesetz (§ 2 Nr. 4a BetrKV; § 7 Abs. 2 HeizkostenV)	Reparatur, Austausch
Gas­etagen­heizung, Therme	Reinigung, Wartung, regel­mäßige Prüfung, Ein­stellung, Messungen (§ 2 Nr. 4d BetrKV)	Reparatur
Öltank	wieder­kehrende Reinigung (BGH, VIII ZR 221/08)	Sanierung
Aufzug	Betriebs­strom, Beauf­sichtigung, Bedienung, Über­wachung, Pflege, regel­mäßige Prüfung, Ein­stellung, Reinigung (§ 2 Nr. 7 BetrKV); Notruf­bereitschaft (BGH, VIII ZR 62/19, Rn. 24)	Reparatur, Ersatz­teile
Rauch­warn­melder	regel­mäßige Prüfung, einzeln verein­bart (BGH, VIII ZR 117/21)	Miete, Kauf, Austausch
Elektro­anlage	wieder­kehrende Prüfung, einzeln verein­bart (BGH, VIII ZR 123/06)	Reparatur
Dachrinne	turnus­mäßige Reinigung, einzeln verein­bart (BGH, VIII ZR 167/03)	Besei­tigung einer einge­tretenen Ver­stopfung
Garten und Bäume	Pflege, Er­neuerung von Pflanzen, Fällung morscher Bäume (§ 2 Nr. 10 BetrKV; BGH, VIII ZR 107/20)	–

Zu Feuerlöschern, Rauchabzug oder Blitzschutz ist kein eigenes BGH-Urteil bekannt; nach dem Maßstab von VIII ZR 123/06 kommt ihre regelmäßige Prüfung als sonstige Betriebskosten in Betracht, wenn der Mietvertrag sie einzeln nennt. Das ist eine Einordnung, keine Entscheidung. Ob die Legionellenprüfung des Trinkwassers umlegbar ist, hat der BGH nicht entschieden; sie gilt hier als ungeklärt.

Hausmeister mit Reparaturanteil: So rechnen Sie richtig ab

Hauswartkosten sind umlegbar, soweit sie nicht Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder Hausverwaltung betreffen (§ 2 Nr. 14 BetrKV).

Umlegbar	Bleibt bei Ihnen
Wartung, Reinigung, Pflege	Reparaturen und Erneuerung
Kontrolle, ob Fluchtwege frei sind, Außentüren schließen und die Beleuchtung funktioniert	Entgegennahme von Störungs­meldungen, Veranlassen von Reparaturen
Kontrolle der haustechnischen Anlagen, Einweisung von Handwerkern bei umlage­fähigen Wartungs­arbeiten	Notdienst­pauschale (BGH, VIII ZR 62/19)

Die umlegbaren Tätigkeiten stammen aus dem Urteil VIII ZR 62/19 (Rn. 18 und 19). Für die Abrechnung gilt:

1. Zeit aufschreiben lassen: Entscheidend ist der tatsächliche Zeitaufwand; die Leistungsbeschreibung im Hausmeistervertrag ist nach dem BGH „lediglich ein Indiz“ (VIII ZR 27/07).
2. Pauschalen belegen können: Im entschiedenen Berliner Fall zog der Vermieter pauschal 10 % ab. Bestreitet der Mieter, müssen Sie nachvollziehbar aufschlüsseln (VIII ZR 27/07).
3. Nicht doppelt abrechnen: Arbeitet der Hauswart etwa im Garten oder im Treppenhaus, dürfen Sie diese Arbeit nicht zusätzlich als Gartenpflege oder Hausreinigung ansetzen (§ 2 Nr. 14 BetrKV).

In der Abrechnung selbst genügt formell der bereinigte Gesamtbetrag je Kostenart (BGH, Urteil vom 20.01.2016, VIII ZR 93/15).

Wirtschaftlichkeitsgebot: Wie teuer darf Wartung sein?

So teuer, wie es marktgerecht ist. Bei der Abrechnung und bei Veränderungen der Betriebskosten gilt der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit (§ 556 Abs. 3 Satz 1, § 560 Abs. 5 BGB). Was das für Wartungsverträge heißt:

1. Keine Pflicht zu Vergleichsangeboten: Das Gebot ist nicht schon verletzt, weil Sie keine Vergleichsangebote eingeholt haben; entscheidend ist, ob objektiv überhöhte, nicht marktgerechte Preise vereinbart wurden (BGH, Urteil vom 20.05.2026, VIII ZR 6/24). Dokumentierte Angebote können trotzdem helfen, wenn ein Mieter die Höhe rügt.
2. Rügefrist des Mieters: Auch die Rüge, Sie hätten unwirtschaftlich gehandelt, muss der Mieter bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung erheben (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB; VIII ZR 6/24).
3. Vorschriften als Maßstab: Wer Prüfungen an den Unfallverhütungsvorschriften der Berufsgenossenschaften ausrichtet, handelt nach dem BGH im Rahmen einer gewissenhaften und sparsamen Wirtschaftsführung; entschieden für die Elektroprüfung (VIII ZR 123/06, Rn. 16).
4. Fachbetrieb ist zulässig: Die Wartung der Rauchwarnmelder einem Fachbetrieb zu übertragen, verstößt nicht gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot (VIII ZR 117/21). Die Höhe der Kosten hat der BGH in diesem Fall nicht geprüft.

Wartungspreise nennt diese Seite bewusst nicht: Eine belastbare Quelle für marktübliche Preise je Anlage liegt nicht vor.

Was gilt in Berlin und Leipzig?

Die Umlage folgt Bundesrecht; ein Unterschied besteht bei den Rauchwarnmeldern. Beide Landesbauordnungen weisen die Sicherstellung der Betriebsbereitschaft zunächst den Nutzern der Wohnung zu.

Thema	Berlin	Leipzig (Sachsen)
Betriebs­bereitschaft der Rauch­warnmelder	obliegt „den Mietern oder sonstigen Nutzungs­berechtigten“, es sei denn, der Eigen­tümer übernimmt die Pflicht selbst (§ 48 Abs. 4 Satz 4 BauO Bln)	obliegt „den unmittel­baren Besitzern“, es sei denn, der Eigen­tümer übernimmt die Pflicht selbst (§ 47 Abs. 4 Satz 3 SächsBO)
Wartung umleg­bar?	ja, wenn verein­bart; die Bau­ordnung steht nicht entgegen (BGH, VIII ZR 117/21)	gleiche Struktur der Norm; die Über­tragung des Berliner Urteils liegt nahe, ist aber nicht eigens ent­schieden
Geräte­miete umleg­bar?	nein (BGH, VIII ZR 379/20)	nein (BGH, VIII ZR 379/20)

Mehrere Grundsatzurteile zu diesem Thema kamen aus Berliner Verfahren: Dachrinne (VIII ZR 167/03), Hausmeister-Notdienst und Wartungsverträge (VIII ZR 62/19), pauschaler Hauswart-Abzug (VIII ZR 27/07) und Rauchwarnmelder-Wartung (VIII ZR 117/21). Eine Berliner Sonderregel folgt daraus nicht; die Urteile gelten bundesweit. Was Eigentümer darüber hinaus beachten, zeigen die Leitfäden für Immobilieneigentümer in Berlin und Immobilieneigentümer in Leipzig.

Checkliste: Wartungsverträge im Bestand prüfen

1. Alle Wartungsverträge sammeln, auch Hausmeister- und Rauchwarnmelder-Verträge.
2. Je Vertrag markieren, ob Reparaturen, Ersatzteile oder ein Notdienst in der Pauschale stecken.
3. Den Anbieter bitten, Wartung und Reparatur künftig getrennt zu berechnen.
4. Die Mietverträge prüfen: Sind die sonstigen Betriebskosten einzeln genannt?
5. Rauchwarnmelder: Stehen Gerätemiete und Wartung getrennt auf der Rechnung?
6. Hausmeister: Tätigkeiten und Zeitaufwand aufschreiben lassen.
7. Heizungsprüfung nach § 60b GModG beim nächsten Wartungstermin einplanen. Sie gilt für Heizungen mit Wasser als Wärmeträger in Gebäuden mit mindestens sechs Wohnungen oder sonstigen selbständigen Nutzungseinheiten: vor dem 01.10.2009 eingebaut bis 30.09.2027, später eingebaute Anlagen außer Wärmepumpen innerhalb eines Jahres nach Ablauf von 15 Jahren (§ 60b Abs. 1 GModG); Ausnahmen regelt Abs. 7.
8. Belege, Verträge und Zahlungsnachweise für die Einsicht des Mieters geordnet bereithalten.

Alle genannten Urteile betreffen Wohnraummietverträge; für Gewerbemietverträge gelten andere Regeln. Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.