Ihr Mehrfamilienhaus: Diese Kosten zahlen Ihre Mieter mit, diese bleiben an Ihnen hängen

Ein Mehrfamilienhaus in Ihrem Eigentum bedeutet: Dach, Heizung, Treppenhaus, Versicherung und die Abrechnung mit jedem Mieter liegen bei Ihnen, und anders als in einer Eigentümergemeinschaft (WEG) teilt niemand die Verantwortung mit Ihnen. Wie viel davon Sie am Ende selbst bezahlen, hängt vor allem an einer Frage: Welche Kosten tragen Ihre Mieter über die Nebenkosten mit, und welche bleiben an Ihnen hängen?

Diese Seite zeigt die Antwort in einer Tabelle und erklärt danach Versicherungen, Prüfpflichten, Haftung, Wartungsverträge, Verwaltung, Steuern und die Regeln in Berlin und Leipzig. Neu: Seit 29.07.2026 heißt das Gebäudeenergiegesetz Gebäudemodernisierungsgesetz (GModG), und die frühere Austauschpflicht für alte Heizkessel gibt es darin nicht mehr.

Das Wichtigste auf einen Blick: wer welche Kosten trägt

Als Vermieter müssen Sie die Wohnungen in einem zum vertragsgemäßen Gebrauch geeigneten Zustand überlassen und in diesem Zustand erhalten; außerdem tragen Sie die Lasten, die auf dem Haus ruhen (§ 535 Abs. 1 BGB). Jede Rechnung zahlen also zunächst Sie. Einen Teil davon holen Sie als Betriebskosten von den Mietern zurück, aber nur, wenn der Mietvertrag das vorsieht (§ 556 Abs. 1 BGB). Stand der Tabelle: 26.09.2026.

Thema	Was Sie tun	Auf Mieter umlegbar?
Er­haltung und Repa­raturen	Haus in vertrags­gemäßem Zustand halten	nein (§ 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV)
Gebäude- und Haft­pflicht­versicherung	Versiche­rungs­summe prüfen	ja (§ 2 Nr. 13 BetrKV)
Heizung	be­treiben, pflegen, regel­mäßig prüfen lassen	Betrieb, Pflege und regel­mäßige Prüfung ja (§ 2 Nr. 4a), Repa­ratur nein
Schorn­stein­feger	Kehr- und Prüf­arbeiten frist­gerecht ver­anlassen	Kehr­gebühren ja (§ 2 Nr. 12)
Aufzug	Prüfung durch eine zu­gelassene Über­wachungs­stelle	Betrieb, Pflege und regel­mäßige Prüfung ja (§ 2 Nr. 7)
Rauch­warn­melder	ein­bauen nach Landes­bau­ordnung	Geräte­miete nein (BGH, VIII ZR 379/20); Wartung ja, wenn im Miet­vertrag vereinbart (BGH, VIII ZR 117/21)
Grund­steuer	Bescheid prüfen	ja (§ 2 Nr. 1)
Hauswart	Tätig­keiten getrennt ab­rechnen lassen	ja, ohne Repa­ratur und Ver­waltung (§ 2 Nr. 14)
Ver­waltung	selbst ver­walten oder be­auftragen	nein (§ 1 Abs. 2 Nr. 1)

Für Legionellenuntersuchung, Heizungsprüfung nach § 60b GModG und Energieausweis nennt die Betriebskostenverordnung keine eigene Kostenart. Klären Sie vor einer Umlage, ob sie unter eine der dort genannten Arten fallen. Wie Sie aus den umlegbaren Kosten eine fristgerechte Abrechnung machen, zeigt die Prüfliste zur Nebenkostenabrechnung für Vermieter.

Versicherungen: was die Mieter mitzahlen und wo Lücken drohen

Welche Versicherungen Sie über die Nebenkosten umlegen dürfen, steht in § 2 Nr. 13 BetrKV. Gemeint sind die Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung, namentlich:

• Versicherung des Gebäudes gegen Feuer, Sturm, Wasser sowie sonstige Elementarschäden,
• Glasversicherung,
• Haftpflichtversicherung für das Gebäude, den Öltank und den Aufzug.

Elementarschäden wie Hochwasser sind in der Wohngebäudeversicherung nicht automatisch enthalten, sondern ein zusätzlicher Baustein (Verbraucherzentrale, Stand 14.08.2026). Prüfen Sie deshalb im Vertrag, ob er vereinbart ist. Rechtsschutz- und Mietausfallversicherung nennt § 2 Nr. 13 BetrKV nicht; legen Sie diese Kosten nicht ungeprüft um.

Achtung Unterversicherung: Ist die Versicherungssumme erheblich niedriger als der Wert des Hauses zur Zeit des Schadens, zahlt der Versicherer nur im Verhältnis der Versicherungssumme zu diesem Wert (§ 75 VVG). Wer eine alte Police mit dem Haus übernommen oder nach einem Umbau nicht angepasst hat, bleibt dann auf einem Teil des Schadens sitzen. Lassen Sie die Versicherungssumme nach jedem Kauf, jeder Erbschaft und jeder größeren Modernisierung prüfen. Welche Bausteine das Haus braucht, zeigt der Ratgeber Versicherungen für das Mehrfamilienhaus.

Welche Prüfungen und Pflichten das Gesetz vorschreibt

Viele Pflichten treffen Sie als Eigentümer unmittelbar, unabhängig davon, ob Sie eine Verwaltung beauftragen. Die wichtigsten Fristen:

Pflicht	Frist	Grundlage
Schorn­stein­feger: Reinigung und Über­prüfung	frist­gerecht ver­anlassen; nach Eigen­tümer­wechsel unver­züglich beim Bezirks­schorn­stein­feger melden	§ 1 Abs. 1 und 2 SchfHwG
Heizungs­prüfung, ab sechs Wohnungen	Anlagen vor 01.10.2009: bis 30.09.2027	§ 60b Abs. 1 GModG
Hydrau­lischer Abgleich, ab sechs Wohnungen	nach Einbau einer Heizungs­anlage	§ 60c Abs. 1 GModG
Legio­nellen­unter­suchung	mindestens alle drei Jahre	§ 31 Abs. 2 TrinkwV
Aufzug	Haupt­prüfung höchstens alle zwei Jahre, dazwischen Zwischen­prüfung	BetrSichV Anhang 2 Abschnitt 2 Nr. 4
Rauch­warn­melder im Bestand	nach­rüsten: Berlin bis 31.12.2020, Sachsen bis 31.12.2023 (beide Fristen abgelaufen)	§ 48 Abs. 4 BauO Bln, § 47 Abs. 4 SächsBO
Energie­ausweis	bei Neu­vermietung spätestens bei der Be­sichtigung vorlegen	§ 80 Abs. 3 bis 5 GModG

Die Legionellenuntersuchung ist Pflicht, wenn drei Bedingungen zusammenkommen (§ 31 Abs. 1 TrinkwV):

• ein Speicher- oder zentraler Durchfluss-Trinkwassererwärmer mit mehr als 400 Litern oder mehr als 3 Liter Inhalt in mindestens einer Leitung zwischen Erwärmer und Entnahmestelle (Zirkulationsleitung nicht mitgerechnet),
• Duschen oder andere Einrichtungen, die das Wasser vernebeln,
• kein Ein- oder Zweifamilienhaus.

Vermietung gilt dabei als gewerbliche Tätigkeit (§ 2 Nr. 8 TrinkwV). Neue Anlagen werden erstmals drei bis zwölf Monate nach Inbetriebnahme untersucht (§ 31 Abs. 4 TrinkwV). Den Energieausweis übergeben Sie nach Abschluss des Mietvertrags unverzüglich; mehr dazu im Ratgeber Neuvermietung rechtssicher. Alle Prüfungen mit Intervall, Kosten und Nachweisen zeigt der Prüfkalender für Vermieter im Mehrfamilienhaus.

Alte Heizung: Austauschpflicht weg, Prüfpflicht bis 30.09.2027

Die frühere Pflicht, alte Heizkessel auszutauschen, gibt es nicht mehr: Im Gebäudemodernisierungsgesetz, wie das Gebäudeenergiegesetz seit 29.07.2026 heißt, sind die §§ 71 bis 73 weggefallen, darunter § 72 mit dem bisherigen Betriebsverbot für alte Heizkessel. Das heißt nicht, dass für Ihre Heizung keine Pflichten mehr gelten.

In Häusern mit mindestens sechs Wohnungen gilt die Heizungsprüfung nach § 60b GModG für Heizungsanlagen mit Wasser als Wärmeträger:

1. Eingebaut vor dem 01.10.2009: Prüfung und Optimierung bis zum Ablauf des 30.09.2027.
2. Eingebaut nach dem 30.09.2009, keine Wärmepumpe: innerhalb eines Jahres nach Ablauf von 15 Jahren seit Einbau.
3. Ergebnis festhalten: Prüfergebnis und Optimierungsbedarf werden schriftlich festgehalten; nötige Optimierungen setzen Sie innerhalb eines Jahres um (§ 60b Abs. 5 GModG).
4. Auf Verlangen vorlegen: Verlangt ein Mieter das Ergebnis und den Nachweis der Optimierung, legen Sie beides unverzüglich vor (§ 60b Abs. 5 Satz 3 GModG).

Verbinden Sie die Prüfung mit ohnehin anstehenden Arbeiten wie Schornsteinfeger oder Heizungswartung (§ 60b Abs. 4 GModG). Ob Sie ihre Kosten auf die Mieter umlegen dürfen, ist nicht geklärt; die Betriebskostenverordnung nennt bei der Heizung nur die Kosten der „regelmäßigen Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit“ (§ 2 Nr. 4a BetrKV). Was das neue Heizungsrecht für Eigentumswohnungen und ihre Gemeinschaft bedeutet, erklärt der Beitrag zum Heizungsgesetz in der WEG.

Wer haftet, wenn etwas passiert

Stürzt ein Besucher im Treppenhaus oder löst sich ein Dachziegel, stellt sich die Haftungsfrage. Grundlage ist § 823 Abs. 1 BGB: Wer vorsätzlich oder fahrlässig Leben, Körper, Gesundheit oder Eigentum eines anderen widerrechtlich verletzt, muss den Schaden ersetzen. Die Pflicht, Gefahren auf dem eigenen Grundstück abzuwenden (Verkehrssicherungspflicht), steht so nicht im Gesetz; die Gerichte haben sie aus dieser Vorschrift entwickelt.

Für Gebäude gilt zusätzlich § 836 BGB. Wird jemand durch den Einsturz eines Gebäudes oder die Ablösung von Gebäudeteilen verletzt oder eine Sache beschädigt, haftet der Besitzer des Grundstücks, wenn der Schaden auf fehlerhafter Errichtung oder mangelhafter Unterhaltung beruht. Besitzer in diesem Sinn ist der Eigenbesitzer (§ 836 Abs. 3 BGB), in der Regel also Sie als Eigentümer, nicht der Mieter. Die Ersatzpflicht entfällt, wenn Sie die im Verkehr erforderliche Sorgfalt beachtet haben.

Deshalb lohnt sich Ordnung in den Unterlagen: Bewahren Sie Prüfberichte, Wartungsnachweise und Aufträge auf. Bei Rauchwarnmeldern liegt die Betriebsbereitschaft in Berlin bei den Mietern und in Sachsen bei den unmittelbaren Besitzern, es sei denn, Sie übernehmen diese Pflicht selbst (§ 48 Abs. 4 BauO Bln, § 47 Abs. 4 SächsBO).

Welche Kosten bei Ihnen bleiben und welche Sie umlegen

Betriebskosten sind nur Kosten, die durch das Eigentum oder den Gebrauch des Hauses laufend entstehen (§ 1 Abs. 1 BetrKV). Die Verordnung zählt 17 Arten auf; Verwaltung und Instandhaltung gehören nicht dazu (§ 1 Abs. 2 BetrKV).

Bleibt bei Ihnen	Umlegbar, wenn im Mietvertrag vereinbart (Auswahl)
Verwaltung, auch Ihre eigene Verwaltungs­arbeit	Grundsteuer, Wasser, Abwasser
Reparaturen und Instand­setzung	Heizung und Warmwasser
Miete von Rauch­warnmeldern	Aufzug, Straßen­reinigung, Müll
Reparaturanteil von Hauswart und Wartung	Hausreinigung, Garten, Allgemein­strom
Rücklagen für künftige Reparaturen	Schornstein­reinigung, Sach- und Haftpflicht­versicherung, Hauswart

Drei Regeln entscheiden, ob Sie das Geld zurückbekommen:

1. Abrechnungsfrist: Die Abrechnung muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter sein; danach ist eine Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 BGB).
2. Heizkosten nach Verbrauch: Mindestens 50 %, höchstens 70 % der Kosten einer zentralen Heizung verteilen Sie nach erfasstem Verbrauch (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV). Rechnen Sie nicht verbrauchsabhängig ab, darf der Mieter seinen Anteil um 15 % kürzen (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV).
3. Belege: Der Mieter darf die Belege einsehen (§ 556 Abs. 4 BGB), auch die Zahlungsbelege (BGH, Urteil vom 09.12.2020, VIII ZR 118/19).

Nach einer Modernisierung können Sie die jährliche Miete um 8 % der Kosten erhöhen; der Anteil, der ohnehin für die Erhaltung angefallen wäre, wird abgezogen (§ 559 Abs. 1 und 2 BGB; BGH, Urteil vom 17.06.2020, VIII ZR 81/19). Die Grenzen erklärt der Beitrag zu Indexmiete, Staffelmiete und Modernisierungsumlage.

Wartungsverträge: so bleiben die Kosten umlegbar

Ein Wartungsvertrag entlastet Sie nur, soweit Sie die Kosten umlegen können. Reparaturen sind nie Betriebskosten (§ 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV). Umlegbar sind bei Heizung und Aufzug die Kosten der Bedienung, Überwachung und Pflege und der regelmäßigen Prüfung der Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit einschließlich der Einstellung durch eine Fachkraft (§ 2 Nr. 4a und 7 BetrKV). Fünf Hinweise:

1. Wartung und Reparatur trennen: Beauftragen Sie beides getrennt und lassen Sie es getrennt abrechnen, damit Sie den umlegbaren Teil belegen können.
2. Rauchwarnmelder: Wartung ja, Gerätemiete nein: Die Miete der Geräte ist nicht umlegbar; der Bundesgerichtshof setzt sie mit den Kaufkosten gleich (Urteil vom 11.05.2022, VIII ZR 379/20). Die regelmäßige Prüfung der Betriebsbereitschaft dürfen Sie dagegen als sonstige Betriebskosten umlegen, wenn der Mietvertrag sie erfasst (im entschiedenen Fall als Kosten der Brandschutz- und Brandmeldeanlagen), auch in Berlin, wo die Landesbauordnung die Betriebsbereitschaft den Mietern zuweist (Urteil vom 05.10.2022, VIII ZR 117/21).
3. Hauswart aufteilen: Arbeiten für Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder Verwaltung sind nicht umlegbar (§ 2 Nr. 14 BetrKV); lassen Sie sie gesondert aufschreiben.
4. Marktgerecht einkaufen: Sie müssen wirtschaftlich handeln (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB). Vergleichsangebote sind nach dem Bundesgerichtshof keine Pflicht; entscheidend ist, ob die Preise objektiv überhöht und nicht marktgerecht sind (Urteil vom 20.05.2026, VIII ZR 6/24).
5. Eigenleistung ansetzen: Mähen Sie den Rasen selbst, dürfen Sie den Betrag ansetzen, den ein Unternehmen verlangen würde, ohne dessen Umsatzsteuer (§ 1 Abs. 1 Satz 2 BetrKV).

Wo der Bundesgerichtshof die Grenze zwischen Wartung und Reparatur zieht und wie Sie Verträge im Bestand prüfen, zeigt der Beitrag Wartungsverträge und umlegbare Betriebskosten.

Selbst verwalten oder Hausverwaltung beauftragen?

Wer ein Mehrfamilienhaus selbst verwaltet, erledigt alles, was diese Seite beschreibt: Nebenkostenabrechnung mit Frist, Mieterkontakt, Prüffristen, Versicherungen, Wartungsverträge und Mieterhöhungen. Gerade bei mehreren Wohnungen summieren sich Fristen, die Geld kosten, wenn sie verstreichen, etwa die Abrechnungsfrist von zwölf Monaten.

Eine Mietverwaltung kostete 2025 im Schnitt 30,19 € je Einheit und Monat (VDIV-Branchenbarometer 2026, veröffentlicht vom VDIV-Regionalverband Mitteldeutschland, ohne Angabe zu netto oder brutto). Bei neuen Verträgen nennt die CRES-Verwalterentgeltstudie 2026 für die Mietverwaltung durchschnittliche Basissätze von 29,75 € bis 41,65 €, ebenfalls ohne Angabe zur Umsatzsteuer. Eigene Werte nur für Berlin veröffentlichen die Verbände nicht.

Diese Kosten tragen Sie selbst: Verwaltungskosten sind keine Betriebskosten, und das gilt auch für den Wert der Verwaltungsarbeit, die Sie persönlich leisten (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV). Was die Grundvergütung abdecken sollte und welche Sonderhonorare üblich sind, zeigt der Beitrag Was kostet eine Hausverwaltung? Wie Sie die Miete im laufenden Vertrag anpassen, erklärt der Ratgeber zur Mieterhöhung bis zur Vergleichsmiete.

Steuern: was Eigentümer beim Mehrfamilienhaus absetzen

Mieteinnahmen aus Ihrem Haus sind Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung (§ 21 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 EStG). Die wichtigsten Regeln für ein Wohngebäude im Privatvermögen:

Punkt	Regel
Abschreibung (AfA)	jährlich 3 % bei Fertigstellung nach dem 31.12.2022, 2 % bei Fertigstellung von 1925 bis 2022, 2,5 % bei Fertigstellung vor 1925 (§ 7 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 EStG)
Bemessung	nur der Gebäudeanteil, nicht Grund und Boden
Sanierung kurz nach dem Kauf	über 15 % der Anschaffungs­kosten des Gebäudes in drei Jahren (ohne Umsatzsteuer): nur über die AfA (§ 6 Abs. 1 Nr. 1a, § 9 Abs. 5 Satz 2 EStG)
Größere Erhaltungs­aufwendungen	auf zwei bis fünf Jahre verteilbar (§ 82b EStDV)
Grundsteuer	auf die Mieter umlegbar, wenn vereinbart (§ 2 Nr. 1 BetrKV)

Die 15-%-Grenze für anschaffungsnahe Herstellungskosten betrifft vor allem Käufer, die gleich nach dem Kauf sanieren: Liegen die Kosten in den ersten drei Jahren über der Grenze, setzen Sie sie nicht sofort ab, sondern schreiben sie mit dem Gebäude ab. Jährlich übliche Erhaltungsarbeiten zählen dabei nicht mit.

Eine kürzere tatsächliche Nutzungsdauer des Gebäudes kann eine höhere AfA erlauben (§ 7 Abs. 4 Satz 2 EStG). Wie Sie den Kaufpreis auf Gebäude und Grundstück aufteilen und welche Regel in Ihrem Fall greift, klären Sie mit einer Steuerberatung.

Berlin und Leipzig: was zusätzlich gilt

Zu den Bundesregeln kommen in beiden Städten eigene Vorschriften. Sie treffen Eigentümer eines ganzen Hauses besonders, weil Sie allein entscheiden und allein die Genehmigungen einholen. Stand: 26.09.2026.

Regel	Berlin	Leipzig
Mietpreis­bremse	ganz Berlin, 01.01.2026 bis 31.12.2029	bis 30.06.2027
Kappungs­grenze	15 % in drei Jahren, bis 10.05.2028	15 % in drei Jahren, bis 30.06.2027
Milieu­schutz	82 Gebiete; Rückbau, Änderung, Nutzungs­änderung geneh­migungs­pflichtig	9 Gebiete; Rückbau, bauliche Änderung, Nutzungs­änderung geneh­migungs­pflichtig
Um­wandlung in Eigen­tums­wohnungen	Geneh­migung für Häuser mit mehr als fünf Wohnungen, im Milieu­schutz auch kleinere	keine erhal­tungs­recht­liche Geneh­migung
Grund­steuer	Mess­zahl Wohnen 0,31 ‰, Hebe­satz 470 %	Mess­zahl Wohnen 0,36 ‰, Hebe­satz 450 %
Rauch­warn­melder	Aufent­halts­räume außer Küchen und Flure mit Rettungs­weg	Schlaf­räume und Flure dorthin
Zweck­ent­fremdung	Ferien­wohnung nur mit Geneh­migung; Leer­stand über drei Monate (bei Sanierung zwölf) geneh­migungs­pflichtig	Ferien­vermietung über 12 Wochen im Jahr oder Leer­stand über 12 Monate geneh­migungs­pflichtig

Einzelheiten stehen in den Ratgebern zur Mietpreisbremse in Berlin, zu Mietpreisbremse und Kappungsgrenze in Leipzig, zum Milieuschutz in Berlin, zur sozialen Erhaltungssatzung in Leipzig, zur Umwandlung in Eigentumswohnungen in Berlin, zur Grundsteuer in Berlin, zur Grundsteuer in Leipzig, zur Mieterhöhung in Leipzig und zum Zweckentfremdungsverbot in Leipzig. Den Überblick über alle Sonderregeln geben die Leitfäden für Immobilieneigentümer in Berlin und Immobilieneigentümer in Leipzig.

Checkliste für neue Eigentümer

Ob gekauft oder geerbt: Diese acht Schritte geben Ihnen in den ersten Wochen den Überblick.

1. Versicherung prüfen: Übernommene Policen auf Versicherungssumme (§ 75 VVG) und Elementarschutz durchsehen.
2. Schornsteinfeger informieren: Melden Sie sich nach dem Eigentumsübergang unverzüglich schriftlich oder elektronisch mit Name und Anschrift beim bevollmächtigten Bezirksschornsteinfeger (§ 1 Abs. 2 Satz 2 SchfHwG).
3. Prüffristen erfassen: Heizungsprüfung (§ 60b GModG), Legionellenuntersuchung, Aufzugsprüfung und Rauchwarnmelder mit Datum der letzten Prüfung notieren.
4. Mietverträge lesen: Ist die Umlage der Betriebskosten vereinbart (§ 556 Abs. 1 BGB)? Welcher Umlageschlüssel gilt?
5. Wartungsverträge sichten: Sind Wartung und Reparatur getrennt ausgewiesen, sind gemietete Rauchwarnmelder dabei?
6. Energieausweis suchen: Liegt ein gültiger Ausweis für die nächste Neuvermietung vor (§ 80 GModG)?
7. Grundsteuerbescheid prüfen: Stimmen Grundstück und Werte? Die Grundsteuer legen Sie als Betriebskosten um, wenn der Mietvertrag es vorsieht (§ 2 Nr. 1 BetrKV).
8. Sanierung planen: Vor größeren Arbeiten in den ersten drei Jahren die 15-%-Grenze mit einer Steuerberatung klären, dann über Selbstverwaltung oder Hausverwaltung entscheiden.

Bei jedem späteren Auszug sichern Sie die Zählerstände beim Mieterwechsel, damit die nächste Abrechnung stimmt.