Mieter meldet einen Mangel: Vorlage für Ihre Antwort mit Terminvorschlag
Mit diesem Schreiben antworten Sie als Vermieter auf die Mängelanzeige Ihres Mieters (§ 536c Abs. 1 BGB). Es bestätigt den Eingang mit Datum, schlägt einen Termin und einen Ersatztermin vor, um den gemeldeten Zustand zu prüfen, bittet um Fotos und eine kurze Beschreibung, kündigt an, dass eine nötige Reparatur rechtzeitig abgestimmt wird, und zitiert dazu die Duldungspflicht des § 555a Abs. 1 BGB im Wortlaut. Es nennt einen Kontakt für Notfälle und enthält keine Aussage dazu, ob ein Mangel vorliegt, wer ihn verursacht hat oder ob und in welcher Höhe die Miete gemindert ist. Eine Variante deckt die vermietete Eigentumswohnung ab, wenn der Mangel am Gemeinschaftseigentum liegt. Die Vorlage ist ein Muster und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
So verwenden Sie die Vorlage
Halten Sie zuerst fest, wann die Anzeige bei Ihnen eingegangen ist.
Der Mieter muss einen Mangel unverzüglich anzeigen (§ 536c Abs. 1 BGB); eine Form schreibt das Gesetz dafür nicht vor. Das Eingangsdatum ist wichtig: Wegen eines Mangels, den Sie nicht kannten, darf der Mieter Miete erst zurückbehalten, wenn sie nach der Anzeige fällig wird (BGH, Versäumnisurteil vom 03.11.2010, VIII ZR 330/09). Auch für Ihre Antwort gibt es keine Formvorschrift; ein Brief oder eine E-Mail mit Kopie in Ihrer Akte genügt, damit Sie den Inhalt später belegen können.
Antworten Sie, ohne etwas anzuerkennen.
Die Minderung tritt nach dem Gesetz ein, wenn ein erheblicher Mangel besteht; Ihre Zustimmung setzt § 536 Abs. 1 BGB nicht voraus, und bei Wohnraum lässt sie sich nicht vertraglich ausschließen (§ 536 Abs. 4 BGB). Ob und in welcher Höhe gemindert ist, hängt vom Einzelfall ab. Die Vorlage bestätigt deshalb nur den Eingang und stimmt Termine ab: „Wir prüfen die Ursache; über eine Minderung sprechen wir nach der Prüfung.“ Ergänzen Sie keine Quote, kein „wir erkennen an“ und keine Wertung, ob ein Mangel vorliegt oder wer ihn verursacht hat.
Versprechen Sie keine Erledigungsfrist.
Eine feste gesetzliche Frist für Ihre Reaktion gibt es nicht. Sie müssen die Wohnung während der Mietzeit im vertragsgemäßen Zustand erhalten (§ 535 Abs. 1 Satz 2 BGB). Kommen Sie mit der Beseitigung in Verzug, kann der Mieter Schadensersatz verlangen oder den Mangel selbst beseitigen und Ersatz der erforderlichen Aufwendungen verlangen (§ 536a Abs. 1 und 2 Nr. 1 BGB); ist die umgehende Beseitigung zur Erhaltung oder Wiederherstellung des Bestands der Wohnung notwendig, darf er das auch ohne Verzug (§ 536a Abs. 2 Nr. 2 BGB). Handeln Sie deshalb zügig, aber legen Sie sich im Schreiben auf keine Zahl von Tagen fest.
Trennen Sie Besichtigung und Reparatur.
Für die Besichtigung zur Prüfung muss der Mieter Ihnen nach Vorankündigung Zutritt gewähren, wenn es dafür einen konkreten sachlichen Grund gibt; ein Besichtigungsrecht ohne Anlass besteht nicht (BGH, Urteil vom 04.06.2014, VIII ZR 289/13). Dass die Prüfung eines gemeldeten Mangels ein solcher Grund ist, nennt der BGH dort nicht ausdrücklich; es ist ein Schluss, den ein späteres Urteil stützt, das die „mit der Prüfung und Beseitigung der Mängel beauftragten Personen“ erwähnt (BGH, Urteil vom 10.04.2019, VIII ZR 12/18). Die Vorlage nennt deshalb die Prüfung des gemeldeten Mangels als Anlass und keinen Paragrafen. Betreten Sie die Wohnung nie eigenmächtig. Für die Reparatur gilt § 555a BGB: Der Mieter muss Erhaltungsmaßnahmen dulden, sie sind ihm rechtzeitig anzukündigen (Abs. 1 und 2), und seine Aufwendungen infolge der Maßnahme ersetzen Sie in angemessenem Umfang, auf Verlangen mit Vorschuss (Abs. 3). Eine Mindestfrist in Tagen nennt das Gesetz nicht; schlagen Sie einen Termin und einen Ersatztermin vor.
Bitten Sie um Fotos, verlangen Sie sie nicht.
Die Vorlage formuliert eine Bitte und behauptet keine Pflicht des Mieters, Fotos zu schicken. Dokumentieren Sie den Zustand beim Termin selbst mit Fotos und notieren Sie, wer anwesend war. Fotos vor der Reparatur und Handwerker als Zeugen sichern den Beweis auch nach der Beseitigung (BGH, Urteil vom 10.04.2019, VIII ZR 12/18).
Tragen Sie einen Notfallkontakt ein, den Sie tatsächlich erreichen.
Die Vorlage nennt Beispiele wie austretendes Wasser, Gasgeruch, einen Heizungsausfall in der kalten Jahreszeit oder Gefahren durch Strom. Sagen Sie dort keine Reaktionszeit zu. Ist ein versicherter Schaden betroffen, müssen Sie ihn Ihrem Versicherer nach Kenntnis unverzüglich anzeigen (§ 30 Abs. 1 Satz 1 VVG); welche Police greift, hängt vom Vertrag ab.
Nutzen Sie die Variante Eigentumswohnung, wenn der Mangel am Gemeinschaftseigentum liegt.
Gegenüber Ihrem Mieter bleiben Sie verpflichtet (§ 535 Abs. 1 Satz 2 BGB), auch wenn die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer für die Reparatur zuständig ist. Melden Sie den Schaden der Verwaltung, etwa mit unserer E-Mail-Vorlage zur Schadensmeldung, und tragen Sie das Datum der Meldung ein. Arbeiten der Gemeinschaft muss Ihr Mieter dulden, wenn sie ihm rechtzeitig angekündigt wurden (§ 15 Nr. 1 WEG). Ob die Gemeinschaft Ihnen etwas ersetzt, gehört nicht in den Brief an den Mieter.
Lehnt der Mieter die Termine ab, fassen Sie schriftlich nach.
Ein Nachfass-Satz kann lauten: „Leider konnten wir trotz unserer Terminvorschläge vom [Datum] und [Datum] keinen Termin mit Ihnen vereinbaren. Wir bieten Ihnen erneut [Termin] oder [Ersatztermin] an, um den gemeldeten Mangel zu prüfen und zu beseitigen. Bitte geben Sie uns bis [Datum] Bescheid.“ Weigert sich der Mieter eindeutig, die Beseitigung zu dulden, ist er ab dann grundsätzlich nicht mehr zu weiterer Minderung berechtigt, und einbehaltene Beträge sind sofort nachzuzahlen (BGH, Urteil vom 10.04.2019, VIII ZR 12/18; zur Zutrittsverweigerung BGH, Urteil vom 12.05.2010, VIII ZR 96/09). Diese Folge gehört bewusst nicht in das erste Schreiben; halten Sie Ihre Terminangebote und die Ablehnung schriftlich fest.
Vorlage
Gelb markierte Felder ersetzen Sie durch Ihre Angaben. In der Word-Datei sind sie ebenfalls markiert.
[Ihr Name] · [Ihre Anschrift]
[Name des Mieters]
[Anschrift der Wohnung]
[Ort], [Datum]
Ihre Mängelanzeige vom [Datum der Anzeige] – Wohnung [Lage der Wohnung, z. B. 2. OG links]
Guten Tag [Anrede und Name des Mieters],
vielen Dank für Ihre Nachricht vom [Datum der Anzeige], die uns am [Datum des Eingangs] erreicht hat. Sie melden: [Beschreibung des gemeldeten Mangels mit Ort in der Wohnung, in Ihren Worten oder als Zitat].
[Variante Eigentumswohnung: nur wenn der Mangel das Gemeinschaftseigentum betrifft; sonst diesen Absatz streichen.]
Der gemeldete Zustand betrifft nach unserer ersten Einschätzung [Bauteil, z. B. das Dach, die Fassade oder die Steigleitung], das zum gemeinschaftlichen Eigentum der Wohnungseigentümergemeinschaft gehört. Wir haben den Schaden am [Datum der Meldung] der Verwaltung der Gemeinschaft, [Name der WEG-Verwaltung], gemeldet. Ihr Ansprechpartner bleiben wir als Ihr Vermieter. Es kann sein, dass die Verwaltung oder eine von ihr beauftragte Firma einen Termin in Ihrer Wohnung benötigt; wir geben Ihnen solche Termine rechtzeitig weiter.
Wir nehmen Ihre Meldung ernst und möchten die Ursache klären. Dafür möchten wir uns den gemeldeten Zustand in der Wohnung ansehen, gegebenenfalls gemeinsam mit [Name des Handwerksbetriebs oder Sachverständigen, sonst: einer Fachfirma]. Wir schlagen vor:
[Wochentag], [Datum], zwischen [Uhrzeit] und [Uhrzeit], oder ersatzweise
[Wochentag], [Datum], zwischen [Uhrzeit] und [Uhrzeit].
Bitte bestätigen Sie uns einen der Termine bis [Datum für die Rückmeldung] oder nennen Sie uns einen anderen Termin in den nächsten Tagen, an dem Sie oder eine von Ihnen beauftragte Person uns den Zutritt ermöglichen können. Die Besichtigung dient nur der Prüfung des gemeldeten Mangels.
Damit wir uns gut vorbereiten können, schicken Sie uns bitte, wenn möglich, Fotos des Zustands und eine kurze Beschreibung: seit wann Sie den Mangel bemerken, wo genau er auftritt und ob er sich verändert hat. Gern dokumentieren auch wir den Zustand beim Termin mit Fotos; Sie können ebenfalls eigene Fotos anfertigen.
Ist für die Beseitigung eine Reparatur nötig, stimmen wir den Termin dafür mit Ihnen ab und kündigen ihn rechtzeitig an. Für solche Arbeiten gilt § 555a Absatz 1 BGB: „Der Mieter hat Maßnahmen zu dulden, die zur Instandhaltung oder Instandsetzung der Mietsache erforderlich sind (Erhaltungsmaßnahmen).“ Aufwendungen, die Sie infolge der Arbeiten machen müssen, ersetzen wir in angemessenem Umfang (§ 555a Absatz 3 BGB).
Wir prüfen die Ursache; über eine Minderung sprechen wir nach der Prüfung. Dieses Schreiben ist eine Eingangsbestätigung und Terminabstimmung; es enthält keine Aussage dazu, ob ein Mangel vorliegt, wer ihn verursacht hat oder ob und in welcher Höhe die Miete gemindert ist.
Im Notfall – zum Beispiel wenn Wasser austritt, Gas zu riechen ist, die Heizung in der kalten Jahreszeit ganz ausfällt oder Strom und Sicherheit betroffen sind – erreichen Sie [uns / den Notdienst] unter [Notfall-Telefonnummer]. Bitte begrenzen Sie in einem solchen Fall, soweit gefahrlos möglich, den Schaden (zum Beispiel Wasser abstellen) und informieren Sie uns sofort.
Bei Rückfragen erreichen Sie [Name des Ansprechpartners] unter [Telefonnummer] oder [E-Mail-Adresse].
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name / Name der Verwaltung, die für Sie handelt]
Diese Vorlage ist ein allgemeines Muster und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Prüfen Sie Ihren Mietvertrag auf abweichende Regeln.
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