Unberechtigte Mietminderung zurückweisen und Nachzahlung verlangen
Mit diesem Schreiben weisen Sie eine Mietminderung zurück, die Sie nach Prüfung des gemeldeten Zustands für unberechtigt (Variante A) oder für zu hoch (Variante B) halten, und fordern den offenen Betrag mit einer Aufstellung je Monat nach. Es begründet die Zurückweisung mit den gesetzlichen Voraussetzungen der Minderung (§§ 536, 536b, 536c BGB), bietet einen gemeinsamen Termin an und nennt die Folgen eines Zahlungsrückstands nur im Wortlaut von § 543 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 und § 569 Abs. 3 Nr. 1 Satz 1 BGB. Es ist keine Kündigung und keine Abrechnung über die Kaution. Die Minderung tritt kraft Gesetzes ein; das Schreiben ändert daran nichts, es hält aber fest, dass Sie den Mangel oder die Höhe bestreiten. Die Vorlage ist ein Muster und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
So verwenden Sie die Vorlage
Erst prüfen, dann schreiben.
Sehen Sie sich den gemeldeten Zustand an oder lassen Sie ihn prüfen, bevor Sie zurückweisen. Kündigen Sie den Termin mit dem konkreten Anlass an (BGH, Urteil vom 04.06.2014, VIII ZR 289/13). Dokumentieren Sie vor einer Reparatur mit Fotos und Bericht; Mängel lassen sich auch nach der Beseitigung etwa durch Lichtbilder oder Zeugen beweisen (BGH, Urteil vom 10.04.2019, VIII ZR 12/18).
Wählen Sie die passende Variante.
Variante A nur, wenn Sie für einen der Gründe einen Nachweis haben (Prüfbericht, Protokoll, Datum der Beseitigung); streichen Sie die Gründe, die nicht zutreffen. Bei Lärm reicht ein fehlendes Protokoll des Mieters nicht als Grund: Eine Beschreibung von Art, Tageszeit, Dauer und ungefährer Häufigkeit genügt (BGH, Urteil vom 29.02.2012, VIII ZR 155/11). Bleibt die Ursache unklar, ist Variante B mit einem akzeptierten Betrag oder eine Klärung durch einen Sachverständigen oft der sicherere Weg. Den Grund „Beseitigung abgelehnt“ verwenden Sie nur, wenn der Mieter die Reparatur erkennbar ablehnt; ein abgesagter oder verschobener Termin reicht nicht (BGH, Urteil vom 10.04.2019, VIII ZR 12/18).
Nennen Sie in Variante B einen Betrag, keine Quote.
Eine allgemeingültige Minderungsquote gibt es nicht; sie hängt vom Einzelfall ab. Auch der Mieter muss keine Quote und keinen Minderungsbetrag nennen, nur einen konkreten Mangel (BGH, Urteil vom 29.02.2012, VIII ZR 155/11). Die Formulierung „ohne Anerkennung einer Rechtspflicht“ soll verhindern, dass der akzeptierte Betrag als Anerkenntnis eines Mangels oder einer Quote gelesen wird. Ein früheres Urteil über die Quote bindet für spätere Zeiträume nicht (BGH, Urteil vom 10.04.2019, VIII ZR 12/18). Wie Sie die Höhe prüfen, zeigt der Ratgeber „Mietminderung berechnen: Bruttomiete, Quote und warum Tabellen täuschen“.
Trennen Sie im Mietkonto Minderung und Einbehalt.
Weisen Sie in der Tabelle je Monat aus, was vereinbart, gezahlt, akzeptiert und offen ist: offen ist die vereinbarte Miete abzüglich der Zahlung und, nur bei Variante B, der akzeptierten Kürzung. Behält der Mieter über die Minderung hinaus Miete zurück, gelten dafür andere Regeln: wegen eines Ihnen unbekannten Mangels erst für Mieten, die nach der Anzeige fällig werden, und zeitlich und der Höhe nach begrenzt (BGH, Versäumnisurteil vom 03.11.2010, VIII ZR 330/09; Versäumnisurteil vom 17.06.2015, VIII ZR 19/14). Den Absatz zum Einbehalt streichen Sie, wenn der Mieter nur mindert.
Setzen Sie ein Zahlungsziel, auch wenn das Gesetz keines verlangt.
Die Miete ist ohnehin zu Beginn, spätestens bis zum dritten Werktag fällig (§ 556b Abs. 1 BGB). Ein Datum im Schreiben schafft Klarheit für beide Seiten. Wählen Sie es so, dass der Mieter das Schreiben prüfen kann.
Kündigen Sie nicht im selben Schreiben.
Das Schreiben weist zurück und fordert nach; den Wortlaut des Gesetzes zum Zahlungsverzug gibt es nur zur Einordnung wieder. Ob und wann eine Kündigung trägt, prüfen Sie getrennt und lassen sich vorher beraten. Ein Irrtum des Mieters über die Ursache des Mangels entschuldigt ihn nicht, wenn er bei verkehrsüblicher Sorgfalt hätte erkennen können, dass die Voraussetzungen der Minderung fehlen (BGH, Urteil vom 11.07.2012, VIII ZR 138/11); war die Minderung aber berechtigt, scheitert die Kündigung (BGH, Urteil vom 13.10.2021, VIII ZR 91/20). Was Sie dürfen und was Sie riskieren, zeigt der Ratgeber „Mieter mindert unberechtigt: Zurückweisen, nachfordern, kündigen“; Kündigung und Schonfrist allgemein erklärt „Mietrückstand: Ab wann Vermieter kündigen dürfen und was die Schonfrist bewirkt“.
Rechnen Sie nicht mit der Kaution auf.
Während des Mietverhältnisses dürfen Sie die Kaution wegen der bestrittenen Forderung nicht verwerten (BGH, Urteil vom 07.05.2014, VIII ZR 234/13).
Zahlt der Mieter unter Vorbehalt, ist das Geld noch nicht endgültig Ihres.
Dann entsteht kein Rückstand. Der Mieter kann den Betrag zurückfordern, wenn die Minderung berechtigt war (BGH, Urteil vom 11.07.2012, VIII ZR 138/11; § 812 BGB). Verbuchen Sie das Geld bis zur Klärung nicht als endgültig.
Ihre eigenen Pflichten bleiben.
Liegt ein Mangel vor, beseitigen Sie ihn; Ihre Erhaltungspflicht besteht auch im Streit über die Höhe der Minderung (§ 535 Abs. 1 Satz 2 BGB).
Wählen Sie einen Versandweg mit Nachweis.
Für das Zurückweisungsschreiben ist keine Form vorgeschrieben. Wählen Sie einen Weg, mit dem Sie den Zugang belegen können.
Selbst verwalten oder abgeben.
Wenn Sie selbst verwalten, kann Lotte, die KI-Assistentin des Ratgebers, beim Formulieren helfen; sie ersetzt keine Rechtsberatung. Wenn Sie die Mietverwaltung abgeben, übernimmt die Hausverwaltung Prüfung, Schreiben und Mietkonto.
Vorlage
Gelb markierte Felder ersetzen Sie durch Ihre Angaben. In der Word-Datei sind sie ebenfalls markiert.
[Name Vermieter] · [Straße Hausnummer] · [PLZ Ort]
[Name Mieter]
[Straße Hausnummer]
[PLZ Ort]
[Ort], den [Datum]
Ihre Mietminderung für die Wohnung [Anschrift, Geschoss, Lage oder Wohnungsnummer] seit [Monat Jahr]: Zurückweisung und Bitte um Nachzahlung
Sehr geehrte/r [Name Mieter],
mit Ihrem Schreiben vom [Datum der Mängelanzeige] haben Sie uns [Beschreibung des gemeldeten Mangels] gemeldet. Seit [Monat Jahr] zahlen Sie statt der vereinbarten Miete von [Betrag] € monatlich nur [Betrag] €. Wir haben den gemeldeten Zustand am [Datum der Prüfung] [selbst / durch Name Fachbetrieb oder Sachverständiger] geprüft.
[Optional:] Den Prüfbericht vom [Datum des Prüfberichts] fügen wir bei.
[Variante A: Minderung ganz unberechtigt. Zutreffende Begründung wählen, übrige streichen. Diesen Block streichen, wenn Sie Variante B verwenden.]
Eine Minderung der Miete ist nach unserer Prüfung [insgesamt / ab dem Datum] nicht berechtigt, weil
– [kein Mangel] der gemeldete Zustand keinen Mangel der Wohnung darstellt: [konkrete Begründung, z. B. Prüfergebnis].
– [unerheblich] die Tauglichkeit der Wohnung allenfalls unerheblich beeinträchtigt ist; eine unerhebliche Minderung der Tauglichkeit bleibt nach § 536 Abs. 1 Satz 3 BGB außer Betracht: [konkrete Begründung].
– [Ursache beim Mieter] die Ursache nach dem Prüfbericht vom [Datum des Prüfberichts] nicht in der Beschaffenheit der Wohnung liegt, sondern in [festgestellte Ursache, z. B. unzureichendes Heizen und Lüften]. Beruht der Zustand auf Ihrem eigenen Verhalten, steht Ihnen keine Minderung zu (vgl. BGH, Urteil vom 11.07.2012, VIII ZR 138/11).
– [bei Vertragsschluss bekannt] Ihnen der Zustand bereits bei Abschluss des Mietvertrags am [Datum des Mietvertrags] bekannt war ([Nachweis, z. B. Übergabeprotokoll mit Datum]); nach § 536b BGB stehen Ihnen insoweit keine Rechte aus § 536 BGB zu.
– [nicht angezeigt] Sie uns den Mangel erst am [Datum der Mängelanzeige] angezeigt haben und er uns vorher nicht bekannt war. Für die Zeit davor konnten wir nicht abhelfen; insoweit sind Sie nach § 536c Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 BGB nicht zur Minderung berechtigt.
– [beseitigt] der Mangel am [Datum der Beseitigung] durch [Name Fachbetrieb] beseitigt wurde. Ab dem [Datum der Beseitigung] ist die volle Miete geschuldet.
– [Beseitigung abgelehnt] Sie es am [Datum der Ablehnung] [schriftlich / gegenüber Name Fachbetrieb] abgelehnt haben, die Beseitigung des Mangels durch [uns / Name Fachbetrieb] zu dulden. Ab diesem Zeitpunkt sind Sie grundsätzlich nicht mehr zu einer weiteren Minderung berechtigt (BGH, Urteil vom 10.04.2019, VIII ZR 12/18).
[Variante B: Minderung zu hoch. Diesen Block streichen, wenn Sie Variante A verwenden.]
Die von Ihnen vorgenommene Kürzung um [Betrag] € monatlich halten wir für zu hoch, weil [Begründung, z. B. betroffene Räume, Dauer, Ausmaß der Beeinträchtigung]. Ohne Anerkennung einer Rechtspflicht und unter Vorbehalt unserer Rechte akzeptieren wir für die Zeit vom [Datum] bis [Datum / zur Beseitigung des Mangels] eine Kürzung um [Betrag] € monatlich; den darüber hinausgehenden Betrag fordern wir nach. Den gemeldeten Zustand lassen wir [prüfen / beheben]; [Stand, z. B. der Auftrag an den Fachbetrieb ist erteilt].
[Optional, beide Varianten: nur wenn Sie über die Minderung hinaus Miete zurückbehalten; sonst diesen Absatz streichen.]
Soweit Sie über die Minderung hinaus Miete zurückbehalten, weisen wir darauf hin, dass ein solches Zurückbehaltungsrecht wegen eines uns zuvor nicht bekannten Mangels erst für Mieten besteht, die nach Ihrer Anzeige fällig werden, und nach der Rechtsprechung zeitlich und der Höhe nach begrenzt ist (BGH, Versäumnisurteil vom 03.11.2010, VIII ZR 330/09; Versäumnisurteil vom 17.06.2015, VIII ZR 19/14).
[Nur wenn der Mangel beseitigt ist:] Mit der Beseitigung des Mangels am [Datum der Beseitigung] ist der zurückbehaltene Betrag grundsätzlich insgesamt sofort fällig (BGH, Versäumnisurteil vom 17.06.2015, VIII ZR 19/14).
Offener Betrag
| Monat | Miete laut Vertrag | gezahlt | Kürzung (nur Variante B) | offen |
|---|---|---|---|---|
| [Monat Jahr] | [Betrag] € | [Betrag] € | [Betrag] € | [Betrag] € |
| [Monat Jahr] | [Betrag] € | [Betrag] € | [Betrag] € | [Betrag] € |
| Summe | [Betrag] € |
[Rechenregel je Zeile: offen = Miete laut Vertrag − gezahlt − von uns akzeptierte Kürzung (nur Variante B); Summe = Summe der Spalte „offen“. Zeilen mit 0 € offen weglassen. Bei Variante A die Spalte „Kürzung“ streichen. Diesen Hinweis vor dem Versand streichen.]
Wir bitten Sie, den offenen Betrag von [Betrag] € bis zum [Zahlungsziel] auf das Konto [Kontoinhaber], IBAN [IBAN], Verwendungszweck [Verwendungszweck] zu überweisen und ab [Monat Jahr] wieder [die vereinbarte Miete / die vereinbarte Miete abzüglich der akzeptierten Kürzung], also [Betrag] € monatlich, zu zahlen.
Zur Einordnung, ohne dass wir damit eine Kündigung ankündigen: Das Gesetz knüpft an Zahlungsrückstände bestimmte Folgen. Nach § 543 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 BGB liegt ein wichtiger Grund zur fristlosen Kündigung insbesondere vor, wenn der Mieter
„a) für zwei aufeinander folgende Termine mit der Entrichtung der Miete oder eines nicht unerheblichen Teils der Miete in Verzug ist oder b) in einem Zeitraum, der sich über mehr als zwei Termine erstreckt, mit der Entrichtung der Miete in Höhe eines Betrages in Verzug ist, der die Miete für zwei Monate erreicht.“
Für Wohnraum ergänzt § 569 Abs. 3 Nr. 1 Satz 1 BGB:
„Im Falle des § 543 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 Buchstabe a ist der rückständige Teil der Miete nur dann als nicht unerheblich anzusehen, wenn er die Miete für einen Monat übersteigt.“
Wenn Sie unsere Einschätzung nicht teilen und die Frage klären lassen möchten, können Sie den streitigen Betrag auch unter dem Vorbehalt der Rückforderung zahlen.
Gern sehen wir uns den Zustand gemeinsam an. Wir schlagen als Termin den [Datum] um [Uhrzeit] vor; wenn er Ihnen nicht passt, nennen Sie uns bitte einen anderen Termin. Sie erreichen uns unter [Telefon] oder [E-Mail].
Mit freundlichen Grüßen
[Name Vermieter]
Anlagen: [Prüfbericht vom Datum] · [Fotos vom Datum] · [Übergabeprotokoll vom Datum] (nicht zutreffende streichen)
Diese Vorlage ist ein allgemeines Muster und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Prüfen Sie Ihren Mietvertrag auf abweichende Regeln.
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